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15
Nov, 2019
Retranscrire les comptes-rendus sont pourtant très chronophages. Heureusement, vous pouvez les externaliser avec Télésecrétariat.fr

L’Externalisation Des Comptes Rendus Avec Nos Télésecrétaires

Pour les dirigeants d’entreprise pris par les différents projets ainsi que les réunions avec leurs différentes équipes, l’externalisation des comptes rendus leur est une solution salutaire.

Nos prestations sont connues pour la rapidité de leur mise en place ainsi que leur simplicité d’utilisation. En recourant à notre équipe de télésecrétaires, vous n’aurez qu’à nous faire parvenir les tâches administratives à effectuer.

Non seulement vous aurez plus de temps à consacrer à vos projets mais en plus, vous obtiendrez vos comptes rendus à temps. Cela vous intéresse de savoir comment procéder? Vous êtes sur le site idéal pour recourir au télésecrétariat.

L’importance des comptes-rendus

En collaborant avec différents donneurs d’ordre de multiples secteurs d’activité, nous constatons qu’ils passent en moyenne 27 jours par an en réunion. Ce qui implique la transmission d’informations de la plus haute importance ainsi que des prises de décision.

C’est pourquoi nous recommandons de planifier au préalable chaque réunion en envoyant des convocations à chaque participant. Dans l’éventualité d’absences, il faut aussi prévoir des comptes-rendus pour informer les absents des décisions ainsi que des nouvelles informations. En déléguant cette préparation à nos professionnelles, vous pourrez gérer votre réunion sans avoir à vous soucier des détails.

Éclaircir les doutes pour rassurer vos collaborateurs

Lors des réunions, il peut survenir que des informations importantes demandent un certain temps d’assimilation pour aboutir à l’accord de tout un chacun. Sinon, cela pourrait mener à de la confusion ainsi que de la frustration.

Justement, nos télésecrétaires disposent des compétences pour retranscrire les idées et points abordés en documents que vous pourrez envoyer à vos délégués. Ce qui signifie plus de clarté pour ces derniers, favorisant ainsi leur soutien pour l’aboutissement des projets.

Conservez des traces écrites de vos réunions

Bien évidemment, l’archivage des bonnes informations est importante pour mieux retracer les prises de décision ainsi que l’amélioration de performance qui en résulte.

Mais encore, le suivi des réunions pour l’avancement des projets se fait plus fluidement. Vous n’aurez donc plus à vous soucier pour la transmission d’informations à travers d’autres supports (documents en format PDF, mails à titre récapitulatif,…) puisque nos télésecrétaires se chargent de les retranscrire et de les envoyer à vos équipes respectives.

Comment nos télésecrétaires peuvent vous soulager?

Nos télésecrétaires travaillent depuis nos centres d’appels et effectuent à distance la retranscription audio de vos comptes rendus de réunions et conférences. Nous prenons en charge la rédaction de vos comptes-rendus à partir de vos enregistrements de réunion. Comme mentionné plus haut, nous effectuons également l’archivage d’informations d’importance capitales pour votre entreprise.

Afin de garder votre département de secrétariat à jour, nous mettrons à votre disposition notre équipe de secrétaires pour pallier l’absence de votre secrétaire interne. Cela, ponctuellement si son emploi du temps est trop chargé ou régulièrement pour effectuer des tâches chronophages.

Il vous suffira simplement de nous faire parvenir les enregistrements audio de vos réunions et conférences. Vous obtiendrez un exemplaire du compte-rendu retranscrit dans les délais que vous déciderez. Selon votre accord, nous procéderons à l’envoi du compte-rendu à vos collaborateurs.

Faites appel à Télésecrétariat.fr, le spécialiste du secrétariat à distance

Afin de faciliter la rédaction de vos comptes-rendus, nous utilisons les meilleurs logiciels de retranscription audio. Grâce à ces technologies, nos télésecrétaires utilisent la saisie vocale pour retranscrire les fichiers audio en textes.

Vous aurez ainsi un document de qualité, sans fautes d’ortographes, faciles à comprendre pour vos collaborateurs. De plus, nous privilégions la structuration stratégique des textes en paragraphes pour faciliter la lisibilité de vos comptes-rendus.

Si vous enchaînez les réunions et la rédaction de comptes-rendus vous parait trop chronophage, nous sommes l’aide administrative qu’il vous faut. Nous vous fournirons les comptes-rendus au format requis sans manquer des détails importants.

Pour nous contacter

Si vous cherchez comment optimiser ces procédés, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire via notre formulaire de contact.

16
Sep, 2019
L’agenda partagé transforme et améliore le télésecrétariat. Il permet de gagner en réactivité grâce à des performances qui n’étaient pas possibles jusqu’ici.

L’Agenda Partagé : Le Puissant Outil Du Télésecrétariat Médical

Comme beaucoup de profession et secteur d’activités, le domaine médical a beaucoup évolué avec les nouvelles technologies. Le domaine médical est un secteur où le mouvement, la réactivité et les informations sont capitaux. Dans certains cas, il s’agit de question de vie ou de mort. Heureusement, l’agenda partagé peut améliorer la réactivité dans le domaine médical, surtout s’il est associé au télésecrétariat.

Il est naturel que les avancées technologiques notamment en matière de communication aient de quoi aider la tâche des médecins. C’est le cas de l’agenda partagé, qui apporte des avantages considérables avec le télésecrétariat médical. Cet outil permet ainsi la mise à jour en temps réel de l’agenda. Cela le rend parfait pour les changements de rendez-vous, ou encore l’échange d’information sur les patients.

L’application incontournable pour le télésecrétariat médical

Une des tâches fondamentales d’une secrétaire est de gérer et d’organiser un agenda. Les télésecrétaires ne sont pas une exception. De plus, il est aujourd’hui encore plus facile de faire appel aux télésecrétaires puisque les nouvelles technologies ont permis l’essor d’outils de plus en plus performants. C’est d’ailleurs le cas de l’agenda qui a aussi eu droit à sa propre évolution avec l’agenda partagé.

Qu’est-ce que l’agenda partagé ? 

Comme son nom l’indique, l’agenda partagé est un agenda auquel plusieurs personnes ont accès. Cet accès multiple permet l’ajout d’une entrée par une personne, dans ce cas, une télésecrétaire par exemple. Une fois l’entrée effectuée, elle pourra être consultée par le médecin ayant lui aussi accès à cet agenda. Cela permet de gagner en réactivité, mais aussi de faciliter la communication entre le praticien et le service de télésecrétariat.

Comment est-ce que l’agenda partagé facilite et améliore le télésecrétariat médical ?

Concrètement, les avantages de cet outil sont dus principalement à cette synchronisation automatique et quasi-instantanée. Le médecin est assuré de toujours consulter la version à jour de son agenda. S’il a des questions, le praticien peut à n’importe quel moment contacter la télésecrétaire dédiée.

L’agenda partagé permet d’intégrer plusieurs tâches effectuées par nos télésecrétaires comme :

    • Les tâches administratives

    • La retranscription des messages, des conférences ou encore des entretiens

    • La rédaction des courriers du médecin

    • La prise de rendez-vous et les messages urgents

    • Les informations à transmettre lors du transfert de la permanence téléphonique

    • Les rappels de rendez-vous

L’avantage de l’agenda partagé pour le télésecrétariat médical

L’agenda partagé aide grandement le télésecrétariat médical. Il permet en outre de réduire considérablement la barrière géographique entre une secrétaire de bureau et l’externalisation.

Avec l’agenda partagé, nous arrivons chez Telesecretariat.fr à proposer une prestation de qualité. En fonction du contrat de prestation choisi par le médecin, il est possible de déterminer le nombre d’appels que la télésecrétaire prendra en charge. Nous arrivons ainsi à proposer un service performant qui garde une qualité appréciée par vos patients. De plus, cela nous permet d’éviter une surcharge d’appels.

Un outil toujours accessible

Il faut aussi savoir que cet outil est très accessible. Il est accessible à tout moment, et ce, depuis n’importe quel terminal. En effet, le médecin peut y avoir accès à partir d’un smartphone ou une tablette, mais aussi n’importe quel ordinateur pour peu que l’appareil ait un accès internet.

L’agenda partagé permet aussi la communication et le transfert d’information importante. Il est pratique notamment lorsque le médecin est en consultation ou tout simplement indisponible. La télésecrétaire peut ainsi l’utiliser pour véhiculer certaines informations importantes en plus des outils de communications existantes. L’accès à l’information étant une nécessité de nos jours.

Le télésecrétariat et l’agenda partagé : des atouts à ne pas négliger

L’agenda partagé mis au service du télésecrétariat médical est un outil puissant qui peut aider beaucoup de médecins, et par extension, leurs patients. Il s’agit d’un mode de communication bilatéral qui permet d’améliorer l’efficience et la réactivité du médecin.

Besoin de nous contacter ?

Vous souhaitez externaliser votre secrétariat ? Faites appel à Telesecretariat.fr. Si vous avez des questions sur la mise en place d’un service de télésecrétariat, ou sur nos prestations, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00, et pouvons être contactés directement sur notre site internet.

17
Juil, 2019
Le devis est le premier contact d’une entreprise avec son client. Mais en établir un personnalisé rapidement est compliqué. Voici alors nos astuces pour vous aider.

Établir un devis rapide et personnalisé, problème déjà résolu

Établir un devis fait partie des tâches administratives importantes pour l’entreprise. En effet, c’est votre premier contact avec votre client. Le devis doit renforcer votre image en tant que professionnel. En sus de cela, un devis bien établi incitera davantage le client à vous contacter.

Cependant, établir un devis rapide et personnalisé peut être fastidieux et compliqué. C’est pourquoi nous allons vous aider à réaliser votre devis dans les paragraphes qui suivent.

Quelles sont les mentions qui doivent figurer dans un devis ?

Afin d’établir un devis dans les règles, voici l’ensemble des mentions à y insérer :

  • Les coordonnées de votre entreprise : tous vos devis doivent contenir le nom de votre société, votre adresse, contact rapide, adresse e-mail et numéro Siret. Ainsi, le client pourra vous contacter facilement en cas de questions.
  • Les coordonnées du client : stipuler avec exactitude le nom de la personne à qui s’adresse le devis. Bien adresser vos documents vous évitera la perte ou la confusion.
  • La description de chaque prestation à réaliser : il faut que cela soit le plus précis possible. Le devis doit être clair et précis afin d’éviter toute confusion entre le client et le prestataire.
  • La date du début de la prestation et sa durée estimée.
  • Le prix de la prestation et de la main d’œuvre. Mais aussi tout éventuel frais additionnel ayant trait aux charges telles que les déplacements, les matériaux etc. Les conditions de règlement 
  • Les conditions de garantie liées aux prestations.
  • Dans certains cas vous avez l’obligation de souscrire à une assurance professionnelle. Vous pouvez le faire au titre de vos activités. Ainsi, il est important de specifier les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique de la garantie.

Cernez les besoins de vos clients afin de personnaliser votre devis

Rédiger un devis parfait est la quête de toute entreprise qui se respecte.  En effet, il s’agit de convaincre vos clients en un minimum de temps. Mais aussi, de transmettre de manière claire l’essence de votre offre. Et, de booster le taux de conversation avec vos clients.

Mais primordialement, il est nécessaire de cerner les besoins de vos clients et de vos cibles commerciales. Vous devez vous souvenir que le monde de l’entreprise est toujours plus compétitif. Alors, écouter vos clients doit être au cœur de vos préoccupations. Grâce à cela, vous saurez parfaitement sur quels éléments commerciaux débuter pour accrocher.

Notre centre d’appel a choisi de se spécialiser en relation client, et propose de converser avec vos clients. Cela afin de vous aider à connaitre leurs attentes. Et ainsi, vous aurez l’image d’une entreprise qui ait le sens du relationnel et minimiserez la perte de clientèle. Mais en plus, vous pourrez améliorer la qualité de vos produits et de votre service clientèle.  

Pour un devis personnalisé, pensez à la lisibilité

En dehors de la connaissance des attentes de vos clients, un devis personnalisé contribue grandement à sa lisibilité.  Certes, avec une communication écrite comme le devis, le fond est essentiel. La forme peut valoriser votre devis et le rendre accessible. Ainsi, il sera séduisant pour un client potentiel.

Afin d’y arriver, voici quelques consignes. Tâchez de choisir le format adapté à l’appétence technologique de votre cible. Prouvez que vous avez compris la proposition de vos clients. Cela en proposant en quelque ligne un rappel du contexte du projet. Insérez un plan pour une vue d’ensemble de ce que vous allez dérouler. Utiliser une charte graphique comme le logo de votre client pour faire du lien avec vos différents supports. Soignez la mise en page et illustrez vos propos afin de pouvoir faciliter la compréhension.  Et bien sûr, éviter les fautes d’orthographe.

Besoin d’un devis personnalisé rapidement ? Contactez-nous.

Le devis est le premier qui représente votre entreprise. Donc il doit être à votre image, personnalisé, aérée, et agréable à regarder. Vous devez alors confier sa réalisation à des experts. Nos télésecrétaires sauront assurer les travaux nécessaires à la préparation et à l’envoi de vos devis jusqu’à leur retour signé. Contactez-nous au 09 70 71 83 00 ou laissez un message sur le formulaire de contact de notre site web. Spécialiste en gestion de carrières, nous nous ferons un plaisir de vous aider dans la vôtre.

18
Juin, 2019
La bureautique est très utile dans le domaine du télésecrétariat. Surtout à réduire le taux de travail d’une télésecrétaire.

La Bureautique, Un Must Dans Le Domaine Du Télésecrétariat 

Nous n’y pensons pas souvent, pourtant la bureautique a encore une place considérable dans les activités journalières des entreprises. En tant que dirigeant d’entreprise ou professionnel libéral, vous avez pleine conscience du temps que prennent les tâches administratives et la comptabilité. Or, il est bien de savoir que certaines personnes ont choisi de se vouer entièrement à ses activités.

Ainsi, les télésecrétaires se positionnent comme une aide de valeur particulièrement pour les petites structures et les professionnels libéraux. Par conséquent, nous nous sommes concentrés sur ces services qui attirent de plus en plus, et ce pour nombre d’avantages. Nous vous proposons, afin d’alléger vos tâches quotidiennes, d’avoir recours à des centres spécialisés en télésecrétariat.

La bureautique, aucun secret pour nos télésecrétaires

Afin d’assurer à son poste, nos secrétaires à distance détiennent une parfaite maîtrise de la bureautique de base. Il s’agit notamment de la manipulation de l’agenda partagé, de l’outil de communication, ou encore la dactylographie.

Dans le principe du service de secrétariat à distance, votre secrétaire n’appartient pas à vos locaux. Ainsi, toutes les missions sont assurées via nos appareils connectés (ordinateur, Smartphone). La maîtrise de l’informatique de base est impérative. D’ailleurs, nos télésecrétaires possèdent les connaissances indispensables en bureautique. Ce qui leur permet de remplir les principales missions, notamment la gestion de vos courriers.

Pour exceller dans la gestion de vos courriers, notre équipe dispose d’une compétence prouvée en dactylographie sur Word et Excel. Sa vitesse de frappe lui fait gagner beaucoup de temps dans l’exécution de sa fonction.

Ainsi, notre télésecrétaire s’occupe de lire vos courriers électroniques, et d’y répondre selon vos consignes sur le mailing. En outre, il se peut qu’elle doive gérer en même temps un appel téléphonique et prendre note d’un rendez-vous. Dans ce cas, elle va insérer le message ou le courrier, en temps réel, dans l’agenda partagé.

L’utilisation de l’outil de communication à distance est indispensable en télé secrétariat. Notre agent possède déjà les connaissances nécessaires pour manipuler ce genre de logiciel. Dans nos centres d’appels, nous opérons habituellement sur VICIdial. Il permet de prendre en charge l’accueil téléphonique et l’émission d’appels. Il dispose même d’un répondeur lorsque la ligne est occupée. Tel un combiné physique, ce logiciel de CRM permet de composer les numéros. Il met également à disposition un historique d’appels que vous et le superviseur de notre centre d’appels pouvez consulter.

La bureautique, un ensemble d’organisation et de méthodes

Le travail d’une assistante en télétravail n’est pas de tout repos ! Elle prend en charge de toutes les tâches que vous jugez chronophages dans votre entreprise. Ces missions ont une importance cruciale, si l’on ne cite que la gestion de vos correspondances (factures, abonnements, bons de commandes …).

Aussi, même les débutants au poste de télésecrétaire doivent posséder certaines connaissances du métier. En ce qui concerne nos télé-agents, ils savent déjà comment gérer l’accueil au téléphone et faire face à la pression.

Concrètement, leur maitrise des outils bureautiques se reflète par leur manière de travailler. Ils gardent à porter de mains les dossiers les plus importants à traiter durant la journée. Ainsi, à défaut de notification automatique de rendez-vous, nos agents sont en mesure de vous rappeler vos rendez-vous.

Nos télésecrétaires savent faire preuve d’initiative. Elles anticipent les risques et dressent des prévisions. Pour elles, la sauvegarde des données est devient un réflexe. Cela afin de pallier la perte des éléments de valeur au cas les vôtres venaient à disparaitre.

Nous pouvons donc mettre à votre disposition une télésecrétaire indépendante, méthodique et minutieuse. Elle est en mesure d’organiser toutes ses missions dans un ordre précis et se retrouver facilement, même en pleine pression. Elle vous rendra un travail impeccable à tous les niveaux.

Pour plus d’informations

Embaucher une télésecrétaire est un atout pour votre entreprise, ne serait-ce que pour la gestion des appels, la permanence téléphonique ou la gestion de vos tâches administratives. Toutes les tâches que vous estimez chronophages peuvent être externalisées. Si vous recherchez ce type de prestation, contactez-nous et nous vous mettrons en relation avec un de nos collaborateurs. Vous pouvez nous écrire directement sur notre site Internet ou nous appeler au 09 70 71 83 00.

11
Juin, 2019
Le métier de télésecrétaire exige un certain nombre de qualités pour assurer une efficacité optimale au poste. Un regard sur les points clés du métier.

Les Meilleurs Conseils Pour Devenir Une Télésecrétaire Hors Pair

La télésecrétaire gère à distance le secrétariat d’une personne indépendante ou de votre entreprise. Devenir télésecrétaires demande donc une certaine polyvalence ainsi qu’une parfaite autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes. Pour elles, c’est avant tout une histoire de savoir-faire entre gérer les rendez-vous et appels téléphonique.

Des astuces pour être une télésecrétaire au top

Être télésecrétaire n’est pas un métier de tout repos ! Sa première mission est d’accueillir comme il se doit une personne qui téléphone à la société. Souvent laissé pour compte, ce critère est pourtant primordial et difficile.

Comme la secrétaire à distance équivaut à une hôtesse d’accueil au regard chaleureux et un sourire amical, elle doit savoir jouer avec sa voix. Discours, intonations, débit, tout doit être impeccable.

Les premières secondes de l’appel sont primordiales

Dès que la télésecrétaire décroche le téléphone, le premier mot qu’elle doit prononcer, c’est : « Bonjour ! ». Ce seul mot est amplement suffisant pour un bon accueil téléphonique. Or, on observe de plus en plus de secrétaires indépendantes qui ne mentionnent plus que leur nom ou celui de la société, en omettant la salutation, qui constitue la première marque de politesse entre l’appelant et la standardiste.

Les agents en télésecrétariat en centre d’appels peuvent moduler leur salutation selon le moment de la journée, surtout s’ils répondent en d’autres langues.

Après la salutation, il est nécessaire de se présenter. Cette démarche permet d’instaurer une certaine proximité avec l’interlocuteur. Pour la présentation, il est possible de :

  • Dire son prénom, suivi du nom de l’entreprise ou du service (ou inversement)
  • Présenter le nom de l’entreprise uniquement
  • Évoquer le service s’il s’agit d’une grande entreprise

Pour chaque appel, il faut veiller à ce que l’appelant puisse entendre une voix chaleureuse, à défaut d’un accueil physique. En soignant la manière de converser, l’interlocuteur peut « sentir » une personne souriante.

La difficulté est de garder cette même attitude en parallèle avec les autres tâches administratives, comme la relecture et correction ou la gestion d’agenda. Pourtant, chaque appel est unique. Et l’erreur est de tomber dans l’automatisme, avec des messages d’accueil avec une voix robotique. L’astuce c’est de rester naturelle et sincère, d’ailleurs l’interlocuteur ne pourra qu’apprécier.

Télésecrétaire, toujours à l’écoute de son interlocuteur

Une télésecrétaire doit pouvoir déterminer la raison de l’appel de chaque client. S’agit-il d’une demande de renseignements, d’une prise de rdv ou pour joindre une personne de l’entreprise en particulier. Pour identifier ce motif, la meilleure question à poser est « Que puis-je faire pour vous ? » ou « Comment puis-je vous aider ? ».

Pour qu’un appel soit bien traité, la secrétaire à domicile doit apporter une réponse concluante à son appelant. Plusieurs situations peuvent se présenter :

  • Soit la standardiste possède les éléments de réponse à sa demande,
  • Soit la secrétaire polyvalente transfère l’appel à une personne plus concernée
  • Si la personne demandée n’est pas disponible, c’est à l’assistante de prendre un message et de proposer un rappel

L’essentiel c’est que chaque appelant puisse raccrocher le téléphone en étant satisfait. Tout compte fait, une télésecrétaire demeure le cœur du relationnel. C’est cette dernière qui vous aide à gérer vos relations clients.

Vous voulez recruter une télésecrétaire.

Notre agence dispose de télésecrétaires qualifiées pour la prise en charge de la vente de vos services clients. Vous souhaitez connaître beaucoup plus sur ce métier. Consulter nous à travers notre site en ligne. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous écrire via notre devis ou nous appeler sur le
09 70 71 83 00 nos prestataires  répondront à vos questions.

27
Mai, 2019
Voici un éclaircissement sur les missions de la télésecrétaire. Surtout une précision sur comment elles gèrent les courriers.

La Gestion De Courrier, Une Des Principales Missions Du Télésecrétaire

Les missions d’une télésecrétaire s’apparentent à celles d’une secrétaire classique, y compris la gestion du courrier. Elles doivent être versatiles et très minutieuses dans la gestion de chaque tâche. De plus elles doivent être dotée d’un grand sens d’organisation. Voici un survol des différents ouvrages que font les télésecrétaires.

La gestion du courrier, première tâche d’une télésecrétaire

Le télésecrétaire offre ses services à toutes les structures qui ont besoin de personnes ayant les compétences dans la gestion administrative, fiscale et autres.

Il peut s’agir d’une Tpe pme, d’une startup, d’une grande entreprise ou d’une auto entreprise, tant que l’enseigne estime que les tâches administratives risquent d’alourdir le processus de production.

La gestion du courrier nécessite de l’organisation

Dans une entreprise, la gestion du courrier est souvent classée parmi les tâches administratives secondaires et fastidieuses. En effet, l’organisation et le traitement des courriers deviennent rapidement chronophages pour un responsable.

Or, la rédaction et l’envoi d’un courrier sont plus que nécessaires au niveau professionnel. L’entreprise risque de crouler sous une pile de messages, au risque de manquer l’échéance de règlement d’une facture.

Une télésecrétaire effectue plusieurs actions liées à la gestion administrative de l’entreprise client. Le nombre de ces tâches dépend du contrat entre les deux parties.

En effet, il est nécessaire de dresser la fiche de poste du secrétaire, avec des consignes précises. Cette précaution est nécessaire pour éviter qu’elle ne demande l’aval de l’entreprise à chaque courrier.

Les principales tâches d’un télésecrétaire

Voici, les missions les plus courantes :

  1. Dépouillement et tri du courrier : cela consiste à éliminer les prospectus et les autres supports publicitaires, en suivant les consignes énoncées par l’entreprise client. Ensuite, il faudra regrouper le courrier par destinataire et par genre ;
  2. Analyse et traitement de chaque courrier entrant : qui consiste à étudier le contenu de chaque enveloppe pour déterminer la nature du courrier. Le télésecrétaire détermine également l’importance du courrier, comme les rendez-vous à prendre, les délais de règlement, les décomptes à envoyer ou encore les réponses à donner ;
  3. Rédaction des courriers administratifs et des réponses avec maitrise de la dactylographie : le secrétaire à domicile s’occupe de remplir les formulaires, de rédiger les lettres de réclamations, les clôtures de comptes, les diverses déclarations ou encore les lettres de changement d’adresse ;
  4. Mise à la signature du courrier sortant
  5. Remplissage des procédures d’envoi : mise sous pli, adressage, affranchissement et envoi
  6. Gestion des courriers électroniques, qui représente une tâche à part entière, indépendamment de la gestion du courrier postal. L’assistant à distance trie les messages entrants et élimine les spams, met de l’ordre dans la boite mail, dresse des envois groupés. Le traitement des mails urgents figure également dans la liste de ses tâches. Il est chargé de répondre aux urgences administratives ou encore confirmer un rendez-vous important.

Les services en télésecrétariat s’adressent aussi aux expatriés qui souhaitent que leurs courriers soient pris en charge. Ainsi, externaliser ce service est plus intéressant pour la gestion d’entreprise. En effet, la secrétaire indépendante est à la fois une secrétaire comptable, une secrétaire de direction, une assistante administrative ou encore une secrétaire commerciale.

Pour plus d’informations

Comme vous l’avez vu, une télésecrétaire est un atout pour votre entreprise, en gérant vos courriels, vos rendez-vous entre autres. Ces dernières vous aident à vous décharger des tâches chronophages. Si vous êtes gérant d’une société et vous souhaitez bénéficier des services d’une télésecrétaire, n’hésitez pas à nous contacter sur le 09 70 71 83 00 ou écrivez directement sur notre site internet.

22
Mai, 2019
Une télésecrétaire à distance est un atout pour plus d'une entreprise en ce qui concerne la réduction des coûts. Découvrez les nombreux avantages de ce métier.

Les Avantages Du Télésecrétariat A Distance

Vous êtes actuellement en pleine expansion ou en développement ? Il serait bon de savoir quelles sont les pratiques communes en entreprises. Celles-ci vous aident à optimiser vos ressources et à rester compétitif. Nous avons remarqué que parmi les pratiques fréquentes en entreprise, l’externalisation des tâches administratives est de plus en plus prisée. C’est pourquoi, nous vous proposons des services de télésecrétariat à distance.

Voici donc quelques avantages de ce fameux télésecrétariat externalisé.

Le télésecrétariat à distance pour réduire ses charges

Le télésecrétariat à distance permet à diverses entreprises comme la vôtre de baisser les charges, notamment les coûts de fonctionnement. Le fait de s’adresser à un prestataire de service permet de moduler les charges selon le travail réel effectué. Les tarifs d’un de nos télésecrétaires se fait soit à la tâche soit au forfait mensuel. Néanmoins dans les deux cas, le budget de l’entreprise reste parfaitement maitrisé. Le plus intéressant pour une société serait que l’activité de secrétariat ne représente une plage horaire restreinte par semaine.

D’ailleurs, il est tout à fait impossible de recruter une personne pour ne réaliser que 5 ou 10 heures par semaine. Mais en secrétariat à distance, cela est faisable !

L’économie pour une entreprise ne s’arrête pas là ! Elle réalise également une économie d’espace dans ses locaux. Comme elle n’a pas besoin de recruter une personne supplémentaire, inutile d’installer un bureau physique. Dans cette optique, les charges sur l’équipement sont également réduites.

Limiter les responsabilités de l’entreprise

Le secrétariat à distance permet de réduire les tâches administratives d’une entreprise. Comme l’entité ne recrute pas, elle écarte les contraintes liées au contrat. Il s’agit notamment des charges sociales, la gestion du temps (congé, absences, retard). Ce point est idéal les start-ups et les TPE en phase de lancement. En effet, recruter une personne pour un CDI peut représenter une responsabilité lourde pour une entité au futur encore incertain.

En optant pour une externalisation du secrétariat, il est plus facile d’harmoniser travail et saisonnalité. En effet, lorsqu’une entreprise estime que les charges de travail du télésecrétaire sont en baisse, elle peut revoir son forfait. En outre, elle n’a pas à gérer les absences notamment dans la recherche de personnes intérimaires. C’est le prestataire qui se charge de trouver un remplaçant ayant une formation en secrétariat.

Contrôler le télésecrétariat à distance avec les bons outils

En optant pour un télésecrétariat à distance, une entreprise ne fait plus que contrôler l’avancement des opérations, sans entrer dans la production. Pour cela, l’entreprise et le prestataire s’entendent sur l’utilisation d’un même logiciel en ligne. Cet outil informatique aura pour mission de contrôler l’ensemble des opérations administratives.

De cette manière, les deux parties pourront vérifier ensemble les tâches administratives effectuées comme le nombre de courrier traité ou encore les fichiers en retranscription, mais aussi les appels enregistrés passés avec les clients, grâce à un agenda partagé.  

Les outils utilisés doivent garder une trace des paiements et des dépôts effectués par les clients pour l’entreprise-client. Il y aura également la liste des devis factures ainsi que la saisie informatique des données établies sous dactylographie.

Le logiciel servira également de canal de communication entre les deux parties. L’entreprise pourra par exemple y indiquer ses ordres de missions, le paiement d’une facture ou encore sa demande pour la traduction d’un document important.  

Confiez-nous votre secrétariat à distance

Afin de constater les bénéfices du télésecrétariat, nous vous proposons de vous faire un devis détaillé selon vos besoins. Pour plus d’ informations, appelez-nous au 09 70 71 83 00.

15
Mai, 2019
le métier de télésecrétaire est très prisé par de nombreuses entreprises. Découvrez en quoi consiste le métier d’une télésecrétaire.

Comment Travailler Dans Le Télésecrétariat Médical ?

Le télésecrétariat médical est un métier qui recrute actuellement. Vous êtes médecin et souhaitez vous aussi bénéficier de tels services ? Il vous faut préalablement comprendre les fonctions d’une télésecrétaire médicale, ses qualités et ses atouts. Nous vous proposons donc de plus ample renseignement sur ce métier. Ainsi, vous pourrez juger de vous si vous souhaitez aller de l’avant. Nous vous accompagnons tout au long de ce processus.

Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?

Le métier de télésecrétariat médical a été créé pour le bon fonctionnement d’un service médical ou paramédical. Nos télésecrétaires affiliées prennent en charge la prise de rendez-vous, les messages importants, les urgences adressés aux cabinets médicaux.

Comme tous les métiers externalisés, le secrétariat à distance permet un gain de temps et une économie non négligeable pour un cabinet de santé. Pour ce qui est des ressources, vous n’aurez plus besoin de vous engager dans le processus chronophage du recrutement. Nous identifions pour vous les profils de qualité et adaptés à vos besoins.

Pour devenir secrétaire médical ou télésecrétaire médical, une formation dans le domaine médical est alors nécessaire. En outre, nous exigeons que les candidats aient des connaissances en secrétariat, notamment en gestion des rendez-vous, en gestion d’agenda, en retranscription audio, en outils informatiques ou encore en tâches administratives. Actuellement, ce métier est en pleine expansion et recrute beaucoup d’agents.

Quelles sont les principales fonctions ?

Les tâches à accomplir en télésecrétariat médical sont très variées et responsabilisantes. Par ailleurs, ce métier, bien qu’il soit exercé à distance, est riche en contact humains. Voici la liste des fonctions principales en télé secrétariat médical :

  • Accueil et appel téléphonique, notamment en appels entrants incluant la permanence téléphonique. Ce professionnel assure même une permanence téléphonique personnalisée.
  • Orientation et conseils des patients dans leurs démarches
  • Constitution et suivi des dossiers administratifs des patients
  • Gestion du courrier
  • Gestion du planning des médecins et leurs rendez-vous, même les rendez-vous sur internet
  • Dactylographie des publications médicales
  • Suivi, archivage des dossiers médicaux

Quelles sont les qualités recherchées ?

Pour travailler dans le domaine du télésecrétariat médical, il faut déjà aimer son univers. Il faut également aimer rendre service aux patients, et apprécier le contact humain en général. La connaissance des termes médicaux est également de rigueur.

Outre les connaissances du domaine médical, nos télésecrétaires sont organisées et discrètes. En effet, un secrétaire à distance est également tenu par le secret médical. Enfin, la maîtrise des outils bureautiques est nécessaire.

La formation de télésecrétariat médical

Le télésecrétariat médical œuvre dans plusieurs types d’établissements médicaux :

  • Cabinets médicaux
  • Hôpitaux
  • Laboratoires d’analyses
  • Cliniques
  • Maison de retraite
  • Crèche

Une formation préalable est nécessaire pour assurer à ce poste. L’avantage c’est que cette formation secrétaire est accessible dès l’âge de 16 ans. Elle est ouverte à tous, et offre la possibilité d’apprendre à distance, en e-learning ou sur l’application téléphonique. Par ailleurs, un test de niveau est requis afin d’évaluer l’aptitude de la personne à suivre la formation. Ce type de formation est également ouvert au grand public.

Trouvez votre télésecrétaire dès aujourd’hui

Nous sommes conscients de l’offre croissante dans le domaine. Trouver les bons prestataires devient un vrai casse-tête pour les professionnels. De ce fait, nous vous proposons de comparer et d’évaluer plusieurs profils à votre place. Nous vous redirigerons la télésecrétaire qu’il vous faut. Pour plus de renseignements, appelez-nous sans plus attendre au 09 71 70 83 00.