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Août, 2019
Avec l’évolution de votre entreprise, vos tâches administratives augmentent aussi. Pour vous aider à faire à cette charge de travail, nous vous proposons nos services de télésecrétariat.

Externalisez La Gestion De Vos Tâches Administratives Avec Télésecrétariat.fr

Votre entreprise est encore à ses débuts et évolue plus vite que prévu? Vous avez besoin de recourir à une assistante pour faire face aux multiples tâches administratives? Vous envisagez de recourir aux compétences d’une télésecrétaire spécialisée afin de vous épauler? Nous sommes d’avis que recruter une secrétaire en interne est bien plus onéreux qu’en externe. De plus, si vous êtes une startup, l’idéal pour vous est de recourir à une agence comme Télésecrétariat.fr afin de minimiser vos coûts.

Désormais, de nombreuses entreprises de toutes tailles ont recours à nos prestations de télésecrétariat. Nos solutions ont permis de soulager des responsables de sociétés et leurs secrétaires de bureau. De plus, le secrétariat téléphonique est ce qu’il vous faut si vous souhaitez remplacer un salarié en congé.

Quelles tâches administratives confier à votre télésecrétaire de Télésecrétariat.fr?

Petit survol des multiples tâches administratives que vous pouvez confier à nos télésecrétaires.

La permanence téléphonique

Au sein de notre agence, nous formons nos télésecrétaires à assurer le service de  permanence téléphonique pour les entreprises. Elles se relaient entre elles pour réceptionner les appels entrants.

Le classement des documents

Dans toute entreprise, il est primordial de rester organisé pour être plus productif et effectuer vos tâches facilement. Pour cela, nos télésecrétaires peuvent vous offrir la structure qu’il vous faut en organisant vos documents ainsi que vos dossiers concernant vos clients et vos fournisseurs.

Pour cela, nous mettons à votre disposition notre CRM, le VICIdial, pour stocker et organiser vos données en ligne. De cette façon, vous pourrez retrouver et mettre à jour vos dossiers en quelques clics seulement. Vous pourrez ainsi stocker toutes vos données de façon ergonomique.

La saisie des données

Pour rejoindre le point précédent, nos télésecrétaires peuvent effectuer la mise à jour de votre base de données à votre place. Cette tâche chronophage vous sera enlevée et vous pourrez enfin vous concentrer sur votre business core.

La gestion du courrier

Un autre aspect de l’organisation en entreprise est de gérer efficacement vos courriers. A savoir que certains courriers concernent des départements spécifiques comme la comptabilité ou encore les opérations. De plus, vous aurez donc à formuler des nouvelles directives pour ces départements.

Pour vous faciliter la vie, engager une ou plusieurs télésecrétaires pour le traitement de votre courrier vous sera d’une grande aide. Elles se chargeront de lire un à un chaque document et de vous faire un récapitulatif de leurs contenus. Elles peuvent également transmettre vos directives aux départements concernés.

Les démarches administratives

Nos services de télésecrétariat sont également destinés à vous aider de rester aux normes requises par rapport à vos démarches administratives. Notre équipe de secrétaires dispose de compétences dans le domaine juridique, de la comptabilité, du médical, entre autres.

De plus, nous les formons également à la préparation des factures pour les clients (B2C) et pour les entreprises (B2B). Elles sont également préparées à fournir des devis personnalisés adaptés aux besoins de vos prospects.

La gestion d’agenda / plannification des RDV, prise de RDV

En tant qu’entrepreneur, vous recevez sûrement des propositions de rendez-vous d’affaires de la part d’autres responsables d’entreprise. Pour vous permettre de gérer efficacement vos relations B2B avec vos partenaires potentiels, nos télésecrétaires peuvent gérer votre agenda à votre place. Elles se chargeront d’organiser les rencontres aux moments où vous êtes disponible.

La retranscription audio

Retranscrire les enregistrements de vos réunions ou de vos appels en conférence téléphonique peut vous sembler une tâche chronophage. Surtout si vous avez plusieurs réunions et appels à retranscrire. Pour cette raison, recourir au secrétariat à distance vous soulagera. Vous pourrez ainsi vous focaliser sur les prochaines réunions sans vous soucier de leurs retranscription.

Gestion du standard téléphonique : prise des msg, rediriger les appels, filtrage des appels

Et bien évidemment, le télésecrétariat aussi appelé secrétariat téléphonique est la solution idéale pour gérer les appels entrants et sortants d’une entreprise. Nos télésecrétaires sont spécialement formées pour prendre des messages en votre absence. De plus, elles se chargeront également de renseigner les appelants et de rediriger les appels vers les départements concernés. De plus, vous pourrez enfin avoir l’esprit tranquille car elles se chargeront de filtrer les appels pour vous. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur vos appels importants tout en évitant les appels indésirables.

Trouvez les télésecrétaires qu’il vous faut avec Télésecrétariat.fr

Comme vous pouvez le constater, nos télésecrétaires jouent un rôle majeur dans le fonctionnement d’une entreprise. Si vous cherchez comment optimiser ces activités, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire via notre formulaire de contact.

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Août, 2019
Un cabinet médical a besoin de rentbiliser ses activités tout en prospectant auprès d’une plus large audience. Télésecrétariat.fr est LA solution à envisager.

Externalisez La Gestion De Votre Clientèle Pour L’Evolution De Votre Cabinet Médical

Pour les entreprises TPE, PME ou encore les solo-entrepreneurs, l’évolution de leur clientèle est une question de survie. C’est pourquoi elles sont nombreuses à rechercher des solutions pour rentabiliser leurs activités tout en acquérant de nouveaux clients.

Dans cet article, nous vous parlons des cabinets médicaux et des moyens disponibles pour optimiser leurs opérations. Ces sociétés opèrent à petite échelle et ont besoin de bâtir leur réputation sur la satisfaction client. Il est donc impératif pour eux d’employer leurs ressources de façon optimale. En d’autres mots, nous recommandons de minimiser les coûts tout en prospectant auprès d’une plus large audience.

Pourquoi optimiser les activités d’un cabinet médical?

En général, les médecins qui exercent en mode libéral confient la gestion administrative de leur cabinet à une secrétaire. De préférence, cette dernière dispose déjà une certaine expérience dans le domaine médical et comprend donc le jargon et les meilleures pratiques du milieu. Il est préférable de procéder ainsi car elle est appelée à accueillir et renseigner les patients.

Pour un cabinet médical qui est encore à ses débuts, la clientèle n’est pas toujours établie et donc les demandes de consultations arrivent de façon irrégulière. Toutefois, la secrétaire de bureau devra quand même être disponible pour gérer le standard téléphonique et les documents du cabinet.

Puisqu’elle est employée à plein temps, le médecin devra débourser un salaire de base en plus des charges administratives à chaque fin de mois. Cela, même si les affaires ont été fructueuses ou pas. En effet, nous pouvons déjà constater que ce type de situation risque de peser lourd pour le fonctionnement du cabinet médical.

Comment Télésecrétariat.fr s’adapte aux besoins du cabinet médical?

En tant qu’agence de prestation, nous fournissons aux entreprises qui nous font confiance, des secrétaires à distance. Cela quel que soit leur secteur d’activité ou encore leur degré d’évolution. Vous l’aurez compris, nos solutions conviennent aussi bien aux entreprises débutantes qu’aux multinationales.

Nous sommes conscients que les cabinets médicaux ont besoin d’être à l’écoute de leur clientèle. Pour cette raison, notre équipe de secrétaires à distance est disponible en permanence. Selon un emploi du temps que nous établissons, elles se relaient entre elles pour assurer la gestion du standard téléphonique et ainsi prendre les rendez-vous, comme le ferait une secrétaire de bureau. Vous êtes donc assuré de ne plus manquer aucun appel même en dehors des heures d’ouverture de votre cabinet.

Nous privilégions la qualité à moindres coûts

Dans nos centres de contact, nous recrutons des secrétaires avec de l’expérience dans le domaine médical, juridique ou encore commercial. Nos effectifs effectuent à distance les mêmes tâches qu’une secrétaire de bureau et sont disponibles uniquement selon les pics d’activité de votre entreprise. C’est pourquoi nous suggérons cette solution pour optimiser vos coûts d’opération tout en offrant une disponibilité permanente auprès de votre clientèle.

En sus de cela, nous fournissons également notre logiciel CRM, le VICIdial, utile pour la gestion des dossiers clients. Au sein de nos call centers, nous faisons des études de marché pour aider les entreprises à établir, dès le début, une bonne connaissance de leur clientèle et des prospects. Par la suite, nous établissons une base de données virtuelle sur laquelle travailleront les télésecrétaires. Ainsi, ces données clients seront regroupées sous la forme de dossiers des patients, auxquelles vous aurez accès de n’importe où.

Nous vous offrons la chance de numériser votre approche!

Afin de vous aider à augmenter vos demandes de consultations, nous vous proposons de développer votre présence en ligne. Nous constatons que les consommateurs se renseignent aussi en ligne lors de leur prise de décision. Ainsi, vous pouvez faire la promotion de votre cabinet médical et fournir les renseignements sur ces plateformes.

De plus, vous pouvez compter sur nos télésecrétaires pour la prise de rendez-vous en ligne car nous les avons formées à la prise en charge de multiples canaux d’interaction. Par conséquent, vos patients et prospects pourront vous contacter par messagerie instantanée (le Chat), SMS, et même sur les réseaux sociaux.

Télésecrétariat.fr n’est qu’à trois clics de vous!

Notre article vous a-t-il convaincu? N’hésitez plus et contactez-nous. Pour cela, appelez-nous au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement sur notre site internet.