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24
Sep, 2019
Pour éviter les appels de peu d’importance, les entreprises peuvent opter pour le filtrage des appels et ainsi se concentrer sur leurs tâches prioritaires.

Le Filtrage Des Appels : Comment Est-ce Utile Aux Entreprises ?

Le filtrage des appels est un processus de plus en plus important dans une entreprise. En effet, si elle souhaite mettre l’accent sur la relation client, elle doit se concentrer sur l’essentiel de ses activités. Or, c’est quasiment impossible si le directeur et ses effectifs chargés des stratégies sont dérangés à tout bout de champ. Ainsi, ils peuvent réceptionner des appels qui leur parviennent par erreur. À d’autres moments, on peut les contacter pour vendre des produits, par exemple.

C’est pour cette raison que le fait de filtrer les appels est d’une importance capitale pour la firme. C’est là que nous intervenons ! Spécialisés dans le tri parmi ces appels, nos centres de contacts peuvent aider les donneurs d’ordres. D’abord, découvrons un peu plus sur cette activité.

C’est quoi le filtrage des appels téléphoniques ?

Le filtrage des appels est une pratique que l’on retrouve grandement dans les centres d’appels. Il s’agit d’une fonctionnalité propre au standard téléphonique en interne et simple à mettre en place.

Pour commencer, une entreprise qui souhaite nous confier cette tâche, par exemple, va établir une liste de numéros. Dépendant des instructions reçues du directeur, nos call centers vont les rejeter ou accepter. Certains seront catégorisés comme étant importants et devront donc être traités en priorité. D’autres qui le sont moins pourront être relayés à divers départements.   

Ce processus simplifiera aussi le travail de la standardiste. Par exemple, elle sera beaucoup plus organisée et ne recevra que les appels importants. Ainsi, le processus du filtrage des appels est avantageux pour la firme. Cela lui évitera d’être dérangé par des appels intempestifs et indésirables. Conséquemment, elle pourra se concentrer sur ses activités principales sans devoir décrocher le téléphone à tout bout de champ.

Les situations où le filtrage des appels est utile


Comme susmentionnés, les appels entrants peuvent être intempestifs ou désagréables. Or, on note que cela peut se produire s’il y a un pic d’activité. Dans ces moments-là, la standardiste est débordée et recevoir ce genre d’appels peut la retarder dans ses activités. De ce fait, le filtrage des appels pourra optimiser la gestion du standard téléphonique.

Donc, nos téléagents vont faire le tri pour voir quels sont les appels indésirables à classer sur une liste noire. Par conséquent, cela va l’aider à se concentrer sur l’organisation de son emploi du temps.  

Filtrer les appels aidera aussi les directeurs ou chargés de stratégies si ces derniers sont indisponibles. Il y en a aussi qui n’ont simplement pas envie de parler à un appelant pour le moment. À travers le filtrage des appels téléphoniques, ils seront automatiquement redirigés vers d’autres départements qui pourront se charger de les guider.

Nos data centers vont donc faire une liste blanche et une autre noire. Cela leur permettra de gérer les appels entrants et les distribuer vers les sections de l’entreprise concernées. Notre équipe est donc efficace pour aider les firmes à se décharger des appels encombrants.

La relation client dépend aussi d’un bon filtrage des appels

Les appelants classés dans la liste prioritaire n’auront pas à faire face à des délais d’attente. Cela contribuera à la satisfaction client, puisqu’ils seront traités avec la plus haute importance.

Ainsi, notre équipe gèrera les appels non prioritaires, par exemple en prenant les messages. Par la suite, les personnes concernées pourront les consulter. En outre, dès que nous aurons ciblé le motif des appels, nous pourrons les acheminer vers le bon service. Non seulement les chefs d’entreprise n’auront plus à se soucier des appels parasites, mais les appelants seront bien assistés.

Le filtrage des appels optimise la productivité

Afin de ne garder que les sollicitations productives, le filtrage des appels est très important. En effet, les commandes, les requêtes clients ou encore les demandes de devis peuvent être priorisées. C’est ainsi que notre équipe pourra aider la firme à gagner en productivité. Le filtrage permettra, entre autres, de libérer les communications lourdes qui ont tendance à surcharger les lignes. Les directeurs d’entreprise qui font appel à notre centre d’appels sont assurés de recevoir des appels qui comptent vraiment.

C’est ainsi que notre permanence téléphonique sera efficace contre les appels intempestifs, voire  indésirables.

Nos téléopérateurs peuvent vous aider 

Ainsi, si vous avez de nombreuses sollicitations et que cela vous fait perdre du temps, faites appel à nous. Nous saurons nous charger de cette tâche efficacement, pour que vous puissiez vous centrer sur l’essentiel de votre business.

Nous saurons traiter tous vos appels de manière qualitative, quelles que soient les situations. Nos téléconseillers qualifiés répondront également en votre nom et selon vos demandes.

En catégorisant et priorisant les appels en fonction de leur importance, nous saurons optimiser votre l’expérience client. En parallèle, votre relation client sera optimisée. En somme, notre service collaborateur représentera l’image de marque de votre société et apportera une réponse adaptée à tous les appels. 


N’hésitez pas à nous contacter


Afin de bénéficier de notre expertise, vous pouvez contacter Telesecretariat.fr. Spécialisés dans les solutions d’externalisation de standard téléphonique, nous saurons gérer votre opération de filtrage. Appelez-nous au 09 70 71 83 00 pour plus d’informations ou écrivez-nous directement à partir de notre site web.

18
Sep, 2019
Savoir gérer les réclamations des clients est un atout à exploiter. On vous explique comment gérer les reclamations pour en faire une force.

Réclamations Des Clients : Comment Procéder De Façon Efficace ?

Toute entreprise a affaire à des clients. Cette relation implique de devoir faire face à des réclamations et des clients parfois mécontents. Il arrive aussi que la source de cette frustration ne provienne pas de votre entreprise. Toutefois, gérer cette situation est primordial pour assurer la pérennité de votre entreprise. Nous vous expliquons comment et surtout pourquoi il est important de savoir gérer ces situations.

Les réclamations clients : un avantage pour votre entreprise

Les réclamations clients ont une très mauvaise réputation auprès de toute entreprise. Si cela peut être compréhensible, il s’agit toutefois d’une idée fausse sur leur nature. En effet, il faut considérer les réclamations comme étant des occasions à saisir. Les réclamations sont des opportunités à transformer des situations négatives, en expériences agréables pour les clients. Vous transformerez ainsi un client en ambassadeur.

De plus, les réclamations permettent aussi de détecter les failles. Il peut s’agir d’erreurs de processus, de mauvaises manipulations ou simplement d’une mauvaise communication. Il n’empêche que ce contact avec votre clientèle est un excellent moyen d’avoir un retour à vif et de remédier à la situation.

Une fois cet état d’esprit mis en place, la transformation aura lieu. Vous aurez ainsi une gestion plus efficace des réclamations. Cette opération apportera par la même occasion des résultats  positifs pour vous.

Prendre connaissance des réclamations de vos clients

Il est important d’accueillir les réclamations de ses clients. Pour y arriver, il faut être joignable à travers les canaux utilisés par la clientèle. De nos jours, avec tous les canaux de communication existante, le nombre de plateformes a augmenté. Ainsi, on peut recueillir les réclamations à travers les réseaux sociaux et même le courrier. Cependant certaines méthodes ont toujours la cote. C’est le cas du téléphone ou des e-mails.

Une fois les modes de communication établis, il faut établir la disponibilité de ces canaux. Certaines entreprises préfèrent se limiter aux heures ouvrées. D’autres optent pour une permanence téléphonique afin d’être toujours disponibles pour leur clientèle.  Le but est d’avoir des méthodes de communications accessibles à sa clientèle.

Les points importants pour gérer les réclamations de ses clients :

Vous avez déterminé les canaux de communication et la fréquence. Maintenant, il faut prendre connaissance des points qui régissent les échanges avec les clients lors d’une réclamation. Pour chacun de ces points, il est important que les réclamations de vos clients soient prises en charge par des personnes compétentes.

Réactivité :

Lorsque vous utilisez des modes de communications en différé, comme les courriels, il est important de répondre dans les plus brefs délais. Il ne faut pas oublier que la gestion des réclamations passe impérativement par la réduction de la frustration de ses clients. Plus le temps de la résolution du problème est long, plus la frustration et le mécontentement augmentent.

Contrôle :

Il faut impérativement savoir garder son calme. Un client qui appelle pour une réclamation n’est pas un client heureux. Il n’est donc pas à exclure qu’il s’emporte. Notre chargé clientèle doit alors savoir gérer cette situation pour arriver à la désamorcer. Une fois la situation désamorcée, le client pourra être réception à votre message.

Priorité :

De plus, le client doit sentir qu’il est une priorité pour votre téléconseiller, et par conséquent, votre entreprise. Tenir le client informé du statut de sa demande est un excellent moyen pour lui communiquer ce sentiment. Ainsi, il faut l’informer des mesures prises pour régler les problèmes qu’il a rencontrés. De même, s’il s’agit d’une situation qui demandera du temps, il ne faut pas le lui cacher et l’avertir.

Communication :

Vous n’aurez pas toujours des réponses favorables pour vos clients. C’est le cas lorsque la garantie n’est plus valide par exemple. Dans ce cas, il faut savoir communiquer ces raisons au client.

Comment mettre fin à une conversation avec un client ?

Les échanges avec votre client sont importants du début à la fin. Tout ce qui est dit durant cet échange a pour but d’arriver à une conclusion positive pour vous. Cela passe évidemment par une résolution favorable pour votre client.

Pour clore la conversation avec un client, il est bon de prendre la température de sa satisfaction.

“Est-ce que cette solution vous convient” par exemple.

Il est tout aussi important de savoir s’il existe toujours des zones d’ombres sur les raisons du problème. Vous éviterez ainsi des échanges additionnels qui ne feront qu’ajouter à la frustration du client.

Toutefois, il est impératif que les réclamations de vos clients soient gérées par des agents avec des compétences relationnelles. Ceci, afin de savoir jauger les clients et leurs attentes. Nous formons nos agents dans le but de délivrer un meilleur contact avec vos clients. Certains clients sont plus directs que d’autres et veulent simplement une résolution. D’autres vont utiliser votre service de réclamation pour relâcher leur frustration. Savoir reconnaître et gérer les différents types de clients vous aidera grandement à atteindre votre objectif.

La satisfaction du client l’objectif inaliénable

L’objectif est donc que votre client reparte avec un sourire et qu’il soit satisfait. Si vous avez atteint cet objectif après sa réclamation, vous en sortez plus riche. Même dans le cas d’une réclamation agressive de la part d’un client, s’il repart satisfait, vous aurez un allié de votre côté. En plus de fidéliser le client, il recommandera de lui-même votre marque ou vos services à ses proches. Il fera aussi l’éloge de votre service client pour vous. Vous aurez ainsi acquis un atout puissant : un ambassadeur pour votre entreprise.

N’hésitez pas à nous contacter

Vous avez besoin d’un centre de contact pour gérer les réclamations de vos clients ? Ou peut-être que vous avez besoin d’un service ponctuel qui prendra la relève après vos agents à des horaires différents ? N’hésitez pas à nous contacter. Telesecretariat.fr peut être la solution à votre situation. Contactez-nous au 09 70 71 83 00 pour plus d’informations sur les services que nous proposons. Vous pouvez prendre contact avec nous directement à partir de notre site web.

16
Sep, 2019
L’agenda partagé transforme et améliore le télésecrétariat. Il permet de gagner en réactivité grâce à des performances qui n’étaient pas possibles jusqu’ici.

L’Agenda Partagé : Le Puissant Outil Du Télésecrétariat Médical

Comme beaucoup de profession et secteur d’activités, le domaine médical a beaucoup évolué avec les nouvelles technologies. Le domaine médical est un secteur où le mouvement, la réactivité et les informations sont capitaux. Dans certains cas, il s’agit de question de vie ou de mort. Heureusement, l’agenda partagé peut améliorer la réactivité dans le domaine médical, surtout s’il est associé au télésecrétariat.

Il est naturel que les avancées technologiques notamment en matière de communication aient de quoi aider la tâche des médecins. C’est le cas de l’agenda partagé, qui apporte des avantages considérables avec le télésecrétariat médical. Cet outil permet ainsi la mise à jour en temps réel de l’agenda. Cela le rend parfait pour les changements de rendez-vous, ou encore l’échange d’information sur les patients.

L’application incontournable pour le télésecrétariat médical

Une des tâches fondamentales d’une secrétaire est de gérer et d’organiser un agenda. Les télésecrétaires ne sont pas une exception. De plus, il est aujourd’hui encore plus facile de faire appel aux télésecrétaires puisque les nouvelles technologies ont permis l’essor d’outils de plus en plus performants. C’est d’ailleurs le cas de l’agenda qui a aussi eu droit à sa propre évolution avec l’agenda partagé.

Qu’est-ce que l’agenda partagé ? 

Comme son nom l’indique, l’agenda partagé est un agenda auquel plusieurs personnes ont accès. Cet accès multiple permet l’ajout d’une entrée par une personne, dans ce cas, une télésecrétaire par exemple. Une fois l’entrée effectuée, elle pourra être consultée par le médecin ayant lui aussi accès à cet agenda. Cela permet de gagner en réactivité, mais aussi de faciliter la communication entre le praticien et le service de télésecrétariat.

Comment est-ce que l’agenda partagé facilite et améliore le télésecrétariat médical ?

Concrètement, les avantages de cet outil sont dus principalement à cette synchronisation automatique et quasi-instantanée. Le médecin est assuré de toujours consulter la version à jour de son agenda. S’il a des questions, le praticien peut à n’importe quel moment contacter la télésecrétaire dédiée.

L’agenda partagé permet d’intégrer plusieurs tâches effectuées par nos télésecrétaires comme :

    • Les tâches administratives

    • La retranscription des messages, des conférences ou encore des entretiens

    • La rédaction des courriers du médecin

    • La prise de rendez-vous et les messages urgents

    • Les informations à transmettre lors du transfert de la permanence téléphonique

    • Les rappels de rendez-vous

L’avantage de l’agenda partagé pour le télésecrétariat médical

L’agenda partagé aide grandement le télésecrétariat médical. Il permet en outre de réduire considérablement la barrière géographique entre une secrétaire de bureau et l’externalisation.

Avec l’agenda partagé, nous arrivons chez Telesecretariat.fr à proposer une prestation de qualité. En fonction du contrat de prestation choisi par le médecin, il est possible de déterminer le nombre d’appels que la télésecrétaire prendra en charge. Nous arrivons ainsi à proposer un service performant qui garde une qualité appréciée par vos patients. De plus, cela nous permet d’éviter une surcharge d’appels.

Un outil toujours accessible

Il faut aussi savoir que cet outil est très accessible. Il est accessible à tout moment, et ce, depuis n’importe quel terminal. En effet, le médecin peut y avoir accès à partir d’un smartphone ou une tablette, mais aussi n’importe quel ordinateur pour peu que l’appareil ait un accès internet.

L’agenda partagé permet aussi la communication et le transfert d’information importante. Il est pratique notamment lorsque le médecin est en consultation ou tout simplement indisponible. La télésecrétaire peut ainsi l’utiliser pour véhiculer certaines informations importantes en plus des outils de communications existantes. L’accès à l’information étant une nécessité de nos jours.

Le télésecrétariat et l’agenda partagé : des atouts à ne pas négliger

L’agenda partagé mis au service du télésecrétariat médical est un outil puissant qui peut aider beaucoup de médecins, et par extension, leurs patients. Il s’agit d’un mode de communication bilatéral qui permet d’améliorer l’efficience et la réactivité du médecin.

Besoin de nous contacter ?

Vous souhaitez externaliser votre secrétariat ? Faites appel à Telesecretariat.fr. Si vous avez des questions sur la mise en place d’un service de télésecrétariat, ou sur nos prestations, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00, et pouvons être contactés directement sur notre site internet.

23
Mai, 2019
Suite à la mondialisation, les entreprises ont la possibilité d’exploiter les marchés internationaux. C’est pourquoi ils ont recours à la sous-traitance pour augmenter leur production de façon rentable.

La Sous-Traitance Pour L’Évolution Rentable Des Entreprises

Avec la numérisation des opérations en entreprises, il y a désormais un besoin croissant de disponibilité permanente. De plus, les entreprises ont une ouverture sur le marché international grâce aux sites de vente en ligne. Pour répondre à cette augmentation de la demande, les sociétés doivent doubler leur production tout en faisant preuve de rentabilité.

C’est pourquoi elles ont recours à la sous-traitance pour leur permettre d’évoluer au même rythme que les attentes des consommateurs. A travers cet article, découvrez ce qu’est la sous–traitance et comment elle peut vous être bénéfique.

Qu’est-ce que la sous-traitance ?

La sous-traitance est un accord de collaboration entre un donneur d’ordres et un sous-traitant. Durant cette collaboration, l’entreprise-donneur d’ordres demande à l’entreprise-sous-traitante d’entreprendre certains processus de production à sa place.

Dans la pratique, de nombreuses entreprises ont recours à la sous-traitance pour bénéficier des avantages comme l’optimisation au niveau des coûts d’opération. Cependant, la qualité et l’efficacité sont des enjeux à maintenir lors de travaux de sous-traitance. C’est pourquoi nous recommandons aux entreprises de se tourner vers des prestataires disposant d’une équipe qualifiée et d’équipements adéquats.

Pourquoi recourir à la sous-traitance ?

Effectivement, la sous-traitance comporte des avantages considérables et c’est pour cela que de nombreuses entreprises optent pour cette solution.

Entreprendre un projet outsourcing avec un budget limité

Même les entreprises disposant d’un budget moyen pourront déléguer certains départements à un sous-traitant offshore. En interne, certaines tâches comme le secrétariat, le service de conseil client ou encore la téléprospection. En offshore, le coût de la main d’œuvre est bien plus avantageux.

Par exemple, le salaire moyen en France est deux à trois fois celui d’un salarié dans un pays sous-traitant. Malgré la diminution des coûts, la qualité et la productivité sont aussi des atouts attrayants aux entreprises.

Flexibilité d’horaire selon le besoin

Lorsque les entreprises cherchent à externaliser leurs départements de service client, ils cherchent à les rendre disponibles en permanence ou au minimum la fléxibilité d’horaires Or, cela dépend du fuseau horaire des pays de délocalisation.

Suivi des opérations à distance grâce à Internet

Grâce aux nouvelles technologies, il est désormais possible de suivre en temps réel la progression des projets d’externalisation. Ainsi, les donneurs d’ordres pourront s’informer des moindres détails des opérations du prestataire. Par conséquent, cela élimine au sous-traitant le besoin de faire de résumé d’opérations auprès du donneur d’ordre.

L’évolution de la sous-traitance grâce au télésecrétariat

Avec les développements au niveau du secteur tertiaire, les entreprises cherchent à recourir aux solutions susceptibles de les faire évoluer. En tant que sous-traitant, nous répondons à ces attentes en proposant l’externalisation des départements tels que le secrétariat et le service client. Nous permettons ainsi aux entreprises de bénéficier des avantages mentionnés plus haut.

Pour la sous-traitance du secrétariat, nos collaborateurs opèrent sous des structures telles que les call centers aussi appelés centres de contact. D’autre part, nous proposons d’ajuster nos prestations selon vos besoins et votre domaine d’activité. Les secrétaires à distance s’occupent des tâches chronophages telles que la prise de rendez-vous et la gestion administrative. Mais encore, nos télésecrétaires peuvent se relayer pour assurer la permanence téléphonique.

Ce que vous propose télésecrétariat.fr

Télésecrétariat.fr est une agence disposant d’une équipe de télésecrétaires qualifiées et expérimentées. En ayant recours à nos télésecrétaires, nous vous garantissons la prise en charge de la gestion de votre administration ainsi que de votre standard téléphonique. Nous nous assurons que nos télésecrétaires s’adaptent à votre société, quelque soit sa taille ou de votre secteur d’activité.

Pour nous contacter

Si vous n’êtes pas à l’aise en matière de sous-traitance mais que vous souhaitez recourir à une télésecrétaire, nous pouvons vous aider. Nous collaborons avec tous types d’entreprises, y compris les TPE, PME et même les solo-entrepreneurs.

Nous nous engageons à offrir les solutions les plus adaptées en nous basant sur notre expertise. Pour cela, nous disposons des télésecrétaires dont les compétences correspondent à tous les domaines d’activité, y compris le secteur médical et judiciaire.

Pour plus de détails, faites simplement une demande de devis ou appelez-nous directement au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire directement sur notre site Web. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions.

21
Mai, 2019
Le métier de télésecrétariat n’est pas une mince affaire. Ce métier requiert beaucoup de la concentration et de la motivation. Une télésecrétaire peut s’averer être un très bon atout pour votre entreprise.

Tout Savoir Sur Le Télésecrétariat

Le télésecrétariat est un métier en plein essor. Pour cause, les entreprises réalisent l’avantage de se décharger de certaines tâches chronophages telles que la gestion administrative. Soyons honnêtes, vous êtes entrepreneur, spécialiste dans votre secteur. Mais vous n’avez pas forcément les connaissances ou le temps de vous occuper des tâches de secrétariat.

En freelance ou en centre d’appels, le poste de télésecrétaire demande des connaissances spécifiques.

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

L’accueil téléphonique d’un cabinet peut faire l’objet d’une externalisation. Il s’agit du télésecrétariat, également appelé secrétariat à distance. Avec la domiciliation téléphonique, les entreprises et les professions libérales peuvent confier la gestion de leurs appels téléphoniques à un prestataire de service.

En somme, le secrétaire à distance possède les mêmes attributions qu’un secrétaire en local. Il effectue les tâches administratives et la permanence téléphonique, mais à distance. Ainsi, un télésecrétaire travaille pour le compte d’un prestataire de service, ayant conclu une collaboration avec un cabinet.

Grâce aux outils informatiques et de communications à la pointe de la technologie, l’échange d’informations entre le cabinet-client et le télésecrétaire se fait en temps réel. Ainsi, le cabinet peut demander au télésecrétaire d’assurer :

  • Les comptes-rendus, la retranscription, traitement de textes et l’établissement des devis factures
  • La gestion des agendas et prise de RDV
  • La relève du standard

Le métier de télésecrétariat peut être réalisé par une personne indépendante ou travaillant pour le compte d’un prestataire. Tant que la personne est apte d’organiser son temps de manière ponctuelle et régulière, elle peut réussir à ce poste.

Quels sont les avantages du télésecrétariat ?

Les avantages découlant du télésecrétariat au cabinet-client sont nombreux. On cite notamment :

  • Un service rapide, modulable et sécurisé
  • Un tarif sur mesure
  • Une collaboration pérenne
  • Le télésecrétaire assure une bonne image du cabinet
  • La fidélisation des clients
  • Inutile d’engager une autre personne dans le cas où le premier télésecrétaire est absent. Le prestataire assure un remplaçant
  • Aucunes charges sociales à payer
  • Aucun matériel à acheter
  • Une qualité de service à bas cout
  • Possibilité de recevoir un numéro spécifique
  • Réduction des formalités administratives

La spécialisation dans le télésecrétariat

Dans le cadre de certaines professions libérales, il est nécessaire d’avoir à disposition un accueil téléphonique spécialisé plutôt que d’un secrétaire. Cela permet d’élargir les plages horaires du standard téléphonique. Ces domaines spécifiques en télésecrétariat sont le domaine de la santé et les cabinets d’avocats. On parle alors de secrétariat juridique et secrétariat médical.

Bien qu’il œuvre dans ces domaines spécifiques, un télésecrétaire juridique ou médical possède les mêmes tâches qu’un secrétaire à distance :

  • Gestion d’agenda
  • Réception des appels entrants
  • Prise de message ou transfert d’appels lorsque les professionnels sont en audience ou en rendez-vous importants
  • Saisie informatique 

Quels sont les tarifs du télésecrétariat ?

Les services en télésecrétariat sont calculés à l’abonnement. Cela variera alors selon les plages horaires désirées et les services recherchés par le client.

Ce dernier aura le choix entre plusieurs catalogues. Il peut s’agir d’un forfait :

  • À la demi-journée
  • À la semaine
  • Au mois
  • Au nombre d’appels envisagés

Débutez dans le télésecrétariat

Ceci dit, les enjeux du télésecrétariat sont désormais plus clairs. Ainsi, si vous souhaitez vous lancer, nous vous proposons notre accompagnement. Nous vous guidons vers le prestataire adapté. Appelez-nous pour plus d’information au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous directement.