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Avr, 2022
Numériser votre back office comporte une panoplie d'avantages, En voici quelques unes.

Rendre le back-office numérique

La transformation numérique est un processus incontournable dans une entreprise. Elle sert notamment à automatiser des tâches répétitives, vous permettant ainsi de gagner en efficacité. Numériser votre back-office vous offre plusieurs avantages. Découvrez lesquels.

Qu’est-ce que le back-office ?

Saviez-vous que le terme Back-office provenait de la disposition traditionnelle des bureaux ? Les travailleurs ayant un contact direct avec les clients se positionnaient à l’avant, tandis que ceux qui n’avaient pas d’interaction directe se plaçaient à l’arrière, d’où l’expression « Back-Office ».

Quel que soit son domaine d’activité, une entreprise dispose de services back-office et front-office. La composition du back-office diffère selon les secteurs. Toutefois, il comprend généralement du personnel administratif et de soutien.

Généralement, un agent Back-office effectue la saisie et l’analyse des données, le traitement des demandes, la comptabilité ou encore la rédaction. Le back-office est un donc un service essentiel pour assurer le succès des organisations.

Qu’est-ce que la transformation numérique ?

Face à l’essor du numérique, il est aujourd’hui essentiel, voire indispensable, d’entamer une transformation numérique au sein de son entreprise. La transformation numérique, ou transformation digitale vise à remplacer partiellement ou totalement les processus métier manuels par les dernières solutions numériques.

Grâce à la technologie numérique, les tâches humaines répétitives pourront être automatisées. Cela permet de rationaliser non seulement les processus, mais également la communication.

Quels sont les avantages de la numérisation ?

Devenue un incontournable dans l’organisation actuelle, la numérisation du back-office apporte plusieurs avantages.

Assurer la conformité des tâches

Bien qu’assez fastidieuses, les tâches en back-office sont essentielles dans l’organisation d’une entreprise. Une erreur peut coûter cher. Numériser votre back-office vous permet de limiter les erreurs, en réduisant, voire en supprimant, la saisie de données manuelle.

Améliorer le stockage et la sécurité des données

Une fois numérisées, les données sont plus faciles à stocker et à sécuriser. Vous pouvez ainsi regrouper les documents importants pour les retrouver plus rapidement quand vous en aurez besoin.

Accroître l’efficacité opérationnelle

Grâce à la numérisation, vous pouvez réduire vos coûts d’exploitation. Vous pourrez consolider vos processus et gagner du temps dans leur traitement. Votre équipe pourra alors se concentrer sur votre cœur de métier. En optant sur la numérisation du back-office, vous contribuez à rendre votre entreprise plus productive.

De plus, vous pouvez identifier et éliminer les goulets d’étranglement dans votre flux de travail grâce à ce système.

Quelles tâches numériser ?

Si la transformation numérique est un processus incontournable, il est cependant nécessaire de bien choisir les tâches à numériser. Pour ne pas se tromper dans son choix, il est important de connaître les meilleures conditions pour l’automatisation des tâches.

Il faut sélectionner des tâches :

· Répétitives

· À forte intensité de main d’œuvre

· Dont le processus est prévisible

· Qui apportent des retours sur investissement élevé.

Par exemple, la saisie de données répond parfaitement à ces conditions. En plus d’être une tâche très fréquente, la saisie de données appelle à une grande concentration pour réduire le risque de faire des erreurs.

Telesecretariat.fr vous propose de numériser votre back office

Nous sommes une société regroupant exclusivement des télésecrétaires. Donc pour réduire votre workflow, nous vous suggérons de digitaliser vos opérations de facturation, ce qui conduira à une valeur ajoutée. En effet, vous serez plus rapides. L’automatisation permettra ainsi d’accroître l’expérience client. De ce fait, si vous souhaitez opter pour la numérisation, nous vous aiderons dans l’installation. Contacter nous sur le 07 70 71 83 00 ou écrivez nous via notre formulaire en ligne.

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Juin, 2019
Une relance traite les clients qui ont du retard dans leurs paiements. Cela s'avère être une tâche chronophage. Donc des sociétés préfèrent transférer ce travail à un expert comptable.

La Relance Clients, une étape cruciale dans le domaine du Recouvrement

La relance des clients en retard de paiement entre dans le cadre du recouvrement des créances. Cette opération peut s’avérer inintéressante en interne à cause du temps qu’elle prend. Cependant, il existe des centres d’appels et de services d’assistanat qui se spécialisent dans ce métier.

Cette activité est cruciale pour la gestion de la trésorerie de votre entreprise. Nous disposons d’un bon système de relance vous permettant d’atténuer vos difficultés financières, surtout dans les périodes délicates. Ainsi, vous évitez les problèmes causés par un manque de suivi des retards de paiement de vos clients.

Quels sont les objectifs de la relance des clients ?

La relance des clients a pour objectif premier d’avertir vos clients de leur situation de retard. En procédant ainsi, les paiements en souffrance sont réduits, et les délais moyens de règlement de vos clients améliorés.

L’opération vous permet également d’éviter les impayés qui peuvent survenir avec les clients à risque.

Le troisième objectif est le plus évident, étant donné que le recouvrement sert à améliorer la trésorerie de votre entreprise. En effet, un retard de paiement entraine, sans équivoque, des indemnités forfaitaires de recouvrement.

Pour l’éviter, nous vous proposons les compétences d’un expert comptable. Ce dernier vous aide à mettre en place un bon système de gestion des relances client dans les meilleurs délais.

En effet, étant une opération très délicate, la relance clients ne doit pas être prise en charge par n’importe quel agent. En confiant cette responsabilité à notre entreprise, vous évitez les préjudices que pourraient engendrer des employés inexpérimentés.

Nous disposons  d’une équipe commerciale avec de fortes expériences professionnelles, des connaissances en comptabilité et en techniques de recouvrement. Nos collaborateurs possèdent le tempérament idéal leur permettant d’assurer pleinement cette fonction.

Comment gérer une relance des clients ?

La relance des clients est une tâche qui demande beaucoup de temps  et d’attention. Nos agents spécialisés dans le domaine disposent d’une forte qualité relationnelle et d’une grande capacité d’analyse pour assurer cette mission.

Par ailleurs, la gestion des relances exige un travail en amont, même en externalisation. Ainsi, avant d’appeler vos clients, la secrétaire indépendante que nous mettons à votre disposition procède à un tri. Cela lui permet de déterminer ceux qui sont en situation de retard. Car relancer un client à jour sur son paiement risque de détériorer la relation entre vos deux entreprises.

Pour éviter toute erreur, l’idéal est de vous équiper d’un outil informatique de gestion commerciale et de comptabilité. Ce type de logiciel enregistre les mises à jour de la comptabilité par rapport aux règlements des clients.

L’idéal est de relier votre logiciel de gestion à notre base de données. De cette manière, votre secrétaire standardiste peut lire l’historique du client à relancer avant de passer son appel. Cette opération favorise un gain de temps indéniable et une grande efficacité de traitement.

Combien de relances faut-il effectuer par client ?

Dans le domaine de la gestion d’appels, il n’est pas recommandé de relancer plusieurs fois un client en retard de paiement. Cela risque de l’inciter à prendre l’habitude de faire trainer son paiement.

Ainsi, un maximum de 2 relances par client est conseillé. Passées ces deux notifications, vous pouvez directement passer à l’étape supérieure. Cela peut être la mise en demeure ou le recours à l’huissier. Dans la plupart des cas, lorsqu’il s’agit d’une petite somme, une seule relance suffit.  

Pour plus d’informations

Externaliser son service de relances clients équivaut à faire confiance à son prestataire de service. Au lieu de recruter en interne, il est préférable de s’adresser à un call center pour  gagner du temps. Ce genre de professionnel apporte également une valeur ajoutée à votre structure. N’hésitez plus, prenez contact avec nous sur le 09 70 71 83 00 ou sur notre site Internet. Nous vous orienterons vers un de nos collaborateurs.