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15
Nov, 2019
Retranscrire les comptes-rendus sont pourtant très chronophages. Heureusement, vous pouvez les externaliser avec Télésecrétariat.fr

L’Externalisation Des Comptes Rendus Avec Nos Télésecrétaires

Pour les dirigeants d’entreprise pris par les différents projets ainsi que les réunions avec leurs différentes équipes, l’externalisation des comptes rendus leur est une solution salutaire.

Nos prestations sont connues pour la rapidité de leur mise en place ainsi que leur simplicité d’utilisation. En recourant à notre équipe de télésecrétaires, vous n’aurez qu’à nous faire parvenir les tâches administratives à effectuer.

Non seulement vous aurez plus de temps à consacrer à vos projets mais en plus, vous obtiendrez vos comptes rendus à temps. Cela vous intéresse de savoir comment procéder? Vous êtes sur le site idéal pour recourir au télésecrétariat.

L’importance des comptes-rendus

En collaborant avec différents donneurs d’ordre de multiples secteurs d’activité, nous constatons qu’ils passent en moyenne 27 jours par an en réunion. Ce qui implique la transmission d’informations de la plus haute importance ainsi que des prises de décision.

C’est pourquoi nous recommandons de planifier au préalable chaque réunion en envoyant des convocations à chaque participant. Dans l’éventualité d’absences, il faut aussi prévoir des comptes-rendus pour informer les absents des décisions ainsi que des nouvelles informations. En déléguant cette préparation à nos professionnelles, vous pourrez gérer votre réunion sans avoir à vous soucier des détails.

Éclaircir les doutes pour rassurer vos collaborateurs

Lors des réunions, il peut survenir que des informations importantes demandent un certain temps d’assimilation pour aboutir à l’accord de tout un chacun. Sinon, cela pourrait mener à de la confusion ainsi que de la frustration.

Justement, nos télésecrétaires disposent des compétences pour retranscrire les idées et points abordés en documents que vous pourrez envoyer à vos délégués. Ce qui signifie plus de clarté pour ces derniers, favorisant ainsi leur soutien pour l’aboutissement des projets.

Conservez des traces écrites de vos réunions

Bien évidemment, l’archivage des bonnes informations est importante pour mieux retracer les prises de décision ainsi que l’amélioration de performance qui en résulte.

Mais encore, le suivi des réunions pour l’avancement des projets se fait plus fluidement. Vous n’aurez donc plus à vous soucier pour la transmission d’informations à travers d’autres supports (documents en format PDF, mails à titre récapitulatif,…) puisque nos télésecrétaires se chargent de les retranscrire et de les envoyer à vos équipes respectives.

Comment nos télésecrétaires peuvent vous soulager?

Nos télésecrétaires travaillent depuis nos centres d’appels et effectuent à distance la retranscription audio de vos comptes rendus de réunions et conférences. Nous prenons en charge la rédaction de vos comptes-rendus à partir de vos enregistrements de réunion. Comme mentionné plus haut, nous effectuons également l’archivage d’informations d’importance capitales pour votre entreprise.

Afin de garder votre département de secrétariat à jour, nous mettrons à votre disposition notre équipe de secrétaires pour pallier l’absence de votre secrétaire interne. Cela, ponctuellement si son emploi du temps est trop chargé ou régulièrement pour effectuer des tâches chronophages.

Il vous suffira simplement de nous faire parvenir les enregistrements audio de vos réunions et conférences. Vous obtiendrez un exemplaire du compte-rendu retranscrit dans les délais que vous déciderez. Selon votre accord, nous procéderons à l’envoi du compte-rendu à vos collaborateurs.

Faites appel à Télésecrétariat.fr, le spécialiste du secrétariat à distance

Afin de faciliter la rédaction de vos comptes-rendus, nous utilisons les meilleurs logiciels de retranscription audio. Grâce à ces technologies, nos télésecrétaires utilisent la saisie vocale pour retranscrire les fichiers audio en textes.

Vous aurez ainsi un document de qualité, sans fautes d’ortographes, faciles à comprendre pour vos collaborateurs. De plus, nous privilégions la structuration stratégique des textes en paragraphes pour faciliter la lisibilité de vos comptes-rendus.

Si vous enchaînez les réunions et la rédaction de comptes-rendus vous parait trop chronophage, nous sommes l’aide administrative qu’il vous faut. Nous vous fournirons les comptes-rendus au format requis sans manquer des détails importants.

Pour nous contacter

Si vous cherchez comment optimiser ces procédés, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire via notre formulaire de contact.

24
Sep, 2019
Pour éviter les appels de peu d’importance, les entreprises peuvent opter pour le filtrage des appels et ainsi se concentrer sur leurs tâches prioritaires.

Le Filtrage Des Appels : Comment Est-ce Utile Aux Entreprises ?

Le filtrage des appels est un processus de plus en plus important dans une entreprise. En effet, si elle souhaite mettre l’accent sur la relation client, elle doit se concentrer sur l’essentiel de ses activités. Or, c’est quasiment impossible si le directeur et ses effectifs chargés des stratégies sont dérangés à tout bout de champ. Ainsi, ils peuvent réceptionner des appels qui leur parviennent par erreur. À d’autres moments, on peut les contacter pour vendre des produits, par exemple.

C’est pour cette raison que le fait de filtrer les appels est d’une importance capitale pour la firme. C’est là que nous intervenons ! Spécialisés dans le tri parmi ces appels, nos centres de contacts peuvent aider les donneurs d’ordres. D’abord, découvrons un peu plus sur cette activité.

C’est quoi le filtrage des appels téléphoniques ?

Le filtrage des appels est une pratique que l’on retrouve grandement dans les centres d’appels. Il s’agit d’une fonctionnalité propre au standard téléphonique en interne et simple à mettre en place.

Pour commencer, une entreprise qui souhaite nous confier cette tâche, par exemple, va établir une liste de numéros. Dépendant des instructions reçues du directeur, nos call centers vont les rejeter ou accepter. Certains seront catégorisés comme étant importants et devront donc être traités en priorité. D’autres qui le sont moins pourront être relayés à divers départements.   

Ce processus simplifiera aussi le travail de la standardiste. Par exemple, elle sera beaucoup plus organisée et ne recevra que les appels importants. Ainsi, le processus du filtrage des appels est avantageux pour la firme. Cela lui évitera d’être dérangé par des appels intempestifs et indésirables. Conséquemment, elle pourra se concentrer sur ses activités principales sans devoir décrocher le téléphone à tout bout de champ.

Les situations où le filtrage des appels est utile


Comme susmentionnés, les appels entrants peuvent être intempestifs ou désagréables. Or, on note que cela peut se produire s’il y a un pic d’activité. Dans ces moments-là, la standardiste est débordée et recevoir ce genre d’appels peut la retarder dans ses activités. De ce fait, le filtrage des appels pourra optimiser la gestion du standard téléphonique.

Donc, nos téléagents vont faire le tri pour voir quels sont les appels indésirables à classer sur une liste noire. Par conséquent, cela va l’aider à se concentrer sur l’organisation de son emploi du temps.  

Filtrer les appels aidera aussi les directeurs ou chargés de stratégies si ces derniers sont indisponibles. Il y en a aussi qui n’ont simplement pas envie de parler à un appelant pour le moment. À travers le filtrage des appels téléphoniques, ils seront automatiquement redirigés vers d’autres départements qui pourront se charger de les guider.

Nos data centers vont donc faire une liste blanche et une autre noire. Cela leur permettra de gérer les appels entrants et les distribuer vers les sections de l’entreprise concernées. Notre équipe est donc efficace pour aider les firmes à se décharger des appels encombrants.

La relation client dépend aussi d’un bon filtrage des appels

Les appelants classés dans la liste prioritaire n’auront pas à faire face à des délais d’attente. Cela contribuera à la satisfaction client, puisqu’ils seront traités avec la plus haute importance.

Ainsi, notre équipe gèrera les appels non prioritaires, par exemple en prenant les messages. Par la suite, les personnes concernées pourront les consulter. En outre, dès que nous aurons ciblé le motif des appels, nous pourrons les acheminer vers le bon service. Non seulement les chefs d’entreprise n’auront plus à se soucier des appels parasites, mais les appelants seront bien assistés.

Le filtrage des appels optimise la productivité

Afin de ne garder que les sollicitations productives, le filtrage des appels est très important. En effet, les commandes, les requêtes clients ou encore les demandes de devis peuvent être priorisées. C’est ainsi que notre équipe pourra aider la firme à gagner en productivité. Le filtrage permettra, entre autres, de libérer les communications lourdes qui ont tendance à surcharger les lignes. Les directeurs d’entreprise qui font appel à notre centre d’appels sont assurés de recevoir des appels qui comptent vraiment.

C’est ainsi que notre permanence téléphonique sera efficace contre les appels intempestifs, voire  indésirables.

Nos téléopérateurs peuvent vous aider 

Ainsi, si vous avez de nombreuses sollicitations et que cela vous fait perdre du temps, faites appel à nous. Nous saurons nous charger de cette tâche efficacement, pour que vous puissiez vous centrer sur l’essentiel de votre business.

Nous saurons traiter tous vos appels de manière qualitative, quelles que soient les situations. Nos téléconseillers qualifiés répondront également en votre nom et selon vos demandes.

En catégorisant et priorisant les appels en fonction de leur importance, nous saurons optimiser votre l’expérience client. En parallèle, votre relation client sera optimisée. En somme, notre service collaborateur représentera l’image de marque de votre société et apportera une réponse adaptée à tous les appels. 


N’hésitez pas à nous contacter


Afin de bénéficier de notre expertise, vous pouvez contacter Telesecretariat.fr. Spécialisés dans les solutions d’externalisation de standard téléphonique, nous saurons gérer votre opération de filtrage. Appelez-nous au 09 70 71 83 00 pour plus d’informations ou écrivez-nous directement à partir de notre site web.

10
Sep, 2019
Standardistes : voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour travailler en tant que télésecrétaire, ou en embaucher une. N’hésitez pas à nous contacter !

Quand Les Standardistes Se Mêlent Aux Centres D’appels

Bien que chaque entreprise soit unique, la satisfaction client reste le facteur le plus important à considérer dans chacune d’elle. En effet, le client est toujours roi et chaque société se doit de se surpasser afin de toujours rester dans la compétition. Pour ce faire, il est indispensable de toujours mettre en place de nouvelles stratégies afin de fidéliser les clients. Ces derniers s’attendent à ce que vous les mettiez en valeur et souhaitent un accueil chaleureux et professionnel.

Cette tâche incombe souvent à nos standardistes. Celles-ci se doivent de répondre à chaque appel et de gérer les différentes requêtes du mieux possible. Ce n’est pas tout ! Ces réceptionnistes doivent être au meilleur de leurs capacités et concentrés à tout moment. C’est pourquoi, aujourd’hui, les standardistes ont pris beaucoup d’importance dans le domaine de la relation client. Voyons tout cela avec plus de détails !

Standardistes : à quoi servent-t-ils ?

Bien que le standardiste ait plusieurs tâches à accomplir, la plus importante reste bien évidemment la gestion du standard téléphonique. Ce dernier comporte plusieurs lignes téléphoniques qui, d’ailleurs, sont essentielles lorsqu’il s’agit de rediriger les appels. Aussi, le réceptionniste se doit de prendre les différents messages et les transmettre lorsque la personne demandée n’est pas en position de répondre lui-même.

Aussi, le standardiste se doit d’être à même d’aider ou renseigner les clients dans un premier temps. En effet, leur tâche consiste à canaliser les appels et accéder aux requêtes des abonnés en les redirigeant correctement. Ils donnent donc les renseignements les plus basiques à l’appelant et les dirigent vers les agents spécialisés pour les requêtes les plus complexes.

Désormais, nos centres d’appels mettent en avant leur impeccable accueil téléphonique et proposent aux entreprises d’en profiter. Tout cela est possible grâce à nos télésecrétaires qui prennent leur travail très au sérieux. Avec leur talent, ils donnent l’opportunité aux téléconseillers d’avoir plus de temps à consacrer au service client plutôt qu’à l’accueil téléphonique. Par ailleurs, nos centres d’appels ont mis en place un service de télésecrétariat en dehors des heures d’ouvertures des entreprises. Ainsi, les clients peuvent accéder aux standardistes à l’heure qui leur convient.

Le standardiste : que lui faut-il ?

Bien évidemment, en tant que représentant de l’entreprise auprès du client, le standardiste se doit d’avoir une parfaite maitrise au niveau relationnel. Il lui faut un savoir-faire inébranlable face à toutes épreuves. Il est essentielle pour lui de pouvoir s’adapter à toute situations et interlocuteurs. Ces derniers peuvent avoir des personnalités complexes ou être d’une humeur massacrante. Il faut au réceptionniste de pouvoir garder son sang-froid à tout moment.

Quant au savoir-faire technique, le télésecrétaire devra être formé et s’habituer aux différents outils téléphoniques et informatiques des différents centres d’appels. Bien sûr, nos collaborateurs ne manquent pas de dispenser ces dites formations à chacun de nos téléagent. Rajouté à cela, nos centres d’appels s’assurent que chaque réceptionniste ait une certaine maitrise des logiciels tels qu’Excel et Word.

Tout ce que vous souhaitez savoir en un clic !

D’autres qualités sont nécessaires afin de s’assurer qu’un employé est capable d’assurer le rôle de standardiste. En effet, il se doit d’être réactif, organisé, multitâches et bien d’autres choses. Afin d’en savoir plus, n’hésitez pas à vous renseigner sur le 09 70 71 83 00 ou via notre page internet de Télésecrétariat. Vous y trouverez toutes les réponses à vos questions mais aussi peut-être une télésecrétaire qui pourrait vous convenir. Nous formons nos agents afin qu’ils puissent travailler dans le domaine du télésecrétariat médical aussi bien que la permanence téléphonique.

19
Juin, 2019
Une relance traite les clients qui ont du retard dans leurs paiements. Cela s'avère être une tâche chronophage. Donc des sociétés préfèrent transférer ce travail à un expert comptable.

La Relance Clients, une étape cruciale dans le domaine du Recouvrement

La relance des clients en retard de paiement entre dans le cadre du recouvrement des créances. Cette opération peut s’avérer inintéressante en interne à cause du temps qu’elle prend. Cependant, il existe des centres d’appels et de services d’assistanat qui se spécialisent dans ce métier.

Cette activité est cruciale pour la gestion de la trésorerie de votre entreprise. Nous disposons d’un bon système de relance vous permettant d’atténuer vos difficultés financières, surtout dans les périodes délicates. Ainsi, vous évitez les problèmes causés par un manque de suivi des retards de paiement de vos clients.

Quels sont les objectifs de la relance des clients ?

La relance des clients a pour objectif premier d’avertir vos clients de leur situation de retard. En procédant ainsi, les paiements en souffrance sont réduits, et les délais moyens de règlement de vos clients améliorés.

L’opération vous permet également d’éviter les impayés qui peuvent survenir avec les clients à risque.

Le troisième objectif est le plus évident, étant donné que le recouvrement sert à améliorer la trésorerie de votre entreprise. En effet, un retard de paiement entraine, sans équivoque, des indemnités forfaitaires de recouvrement.

Pour l’éviter, nous vous proposons les compétences d’un expert comptable. Ce dernier vous aide à mettre en place un bon système de gestion des relances client dans les meilleurs délais.

En effet, étant une opération très délicate, la relance clients ne doit pas être prise en charge par n’importe quel agent. En confiant cette responsabilité à notre entreprise, vous évitez les préjudices que pourraient engendrer des employés inexpérimentés.

Nous disposons  d’une équipe commerciale avec de fortes expériences professionnelles, des connaissances en comptabilité et en techniques de recouvrement. Nos collaborateurs possèdent le tempérament idéal leur permettant d’assurer pleinement cette fonction.

Comment gérer une relance des clients ?

La relance des clients est une tâche qui demande beaucoup de temps  et d’attention. Nos agents spécialisés dans le domaine disposent d’une forte qualité relationnelle et d’une grande capacité d’analyse pour assurer cette mission.

Par ailleurs, la gestion des relances exige un travail en amont, même en externalisation. Ainsi, avant d’appeler vos clients, la secrétaire indépendante que nous mettons à votre disposition procède à un tri. Cela lui permet de déterminer ceux qui sont en situation de retard. Car relancer un client à jour sur son paiement risque de détériorer la relation entre vos deux entreprises.

Pour éviter toute erreur, l’idéal est de vous équiper d’un outil informatique de gestion commerciale et de comptabilité. Ce type de logiciel enregistre les mises à jour de la comptabilité par rapport aux règlements des clients.

L’idéal est de relier votre logiciel de gestion à notre base de données. De cette manière, votre secrétaire standardiste peut lire l’historique du client à relancer avant de passer son appel. Cette opération favorise un gain de temps indéniable et une grande efficacité de traitement.

Combien de relances faut-il effectuer par client ?

Dans le domaine de la gestion d’appels, il n’est pas recommandé de relancer plusieurs fois un client en retard de paiement. Cela risque de l’inciter à prendre l’habitude de faire trainer son paiement.

Ainsi, un maximum de 2 relances par client est conseillé. Passées ces deux notifications, vous pouvez directement passer à l’étape supérieure. Cela peut être la mise en demeure ou le recours à l’huissier. Dans la plupart des cas, lorsqu’il s’agit d’une petite somme, une seule relance suffit.  

Pour plus d’informations

Externaliser son service de relances clients équivaut à faire confiance à son prestataire de service. Au lieu de recruter en interne, il est préférable de s’adresser à un call center pour  gagner du temps. Ce genre de professionnel apporte également une valeur ajoutée à votre structure. N’hésitez plus, prenez contact avec nous sur le 09 70 71 83 00 ou sur notre site Internet. Nous vous orienterons vers un de nos collaborateurs.