Un ou une secrétaire est une personne qui travaille pour le compte de un voire plusieurs chefs de services dans une entreprise. Sa polyvalence en font une individualité capable de traiter la réception d’appels téléphoniques, du courrier de la société, mais aussi en mesure de gérer les agendas et la mise en forme de documents. Dans certains cas, le ou la secrétaire devient indépendant(e),  généralement après avoir été secrétaire de direction.

1. Définition du métier
2. Compétences et savoir-être
3. Qualités recherchées
4. Outils du métier
5. Les formations
6. Liste de formations diplômantes
7. Salaire

Définition et explication du métier de secrétaire

Le ou la secrétaire évolue dans un milieu de travail qui lui permet d’être en contact permanent avec les collaborateurs d’une entreprise ou d’une entité quelconque. C’est avant tout un métier de service dont la fonction principale nécessite une communication très régulière avec les autres salariés. Le ou la secrétaire met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques en présence et durant l’absence des autres collaborateurs, prend des rendez-vous à l’aide d’un agenda le plus généralement collaboratif.

Le compétences et savoir-être d’un(e) secrétaire

Comme c’est un métier assistant les équipes ou la direction, des qualités sont particulièrement recherchées :

Les qualités les plus recherchées en recrutement

Avec les moyens de communication modernes, la diversité des tâches traitées mais aussi la nécessité de devoir s’adapter à différents interlocuteurs (dirigeants, collaborateurs, personnel de service, fournisseurs, clients administrations), impliquent une capacité d’observation et d’adaptation apparaissent de plus en plus comme un critère de sélection dans un recrutement. De même, la curiosité et la capacité à rechercher l’information là où elle se trouve, de la diffuser dans les meilleures conditions, de prendre des notes exploitables dans un esprit de synthèse permettent de rendre indispensable et pivot le poste de secrétaire. Ce sont de plus en plus les éléments retrouvés dans les offres d’emploi. La connaissance ou la maîtrise de langues étrangères se révèlent un plus certain.

Des souhaits d’employeurs qui influent ensuite sur la rémunération.

Les outils du métier

Maîtriser l’usage d’un ordinateur apparaît comme évident. A quoi cela correspond-t-il ? Voici une liste d’outils que le ou la secrétaire peut connaître :

• Maîtriser l’usage d’un navigateur Web et de la recherche sur Internet liée,
• Maîtriser les outils de bureautique comme Excel, Word, Powerpoint,Outlook,
• les solutions open source de bureautique,
• Les Google Aps

Quelles études et formations pour une secrétaire ?

Dans la grande majorité des cas, les offres d’emplois stipulent qu’il faut être titulaire d’un BTS (secrétariat, assistant(e) de direction). Parfois, il est demandé d’avoir une licence professionnelle. Dans certains cas même, les masters Administration Économique et Sociale (AES) viennent compléter un BTS ou un DUT, les masters langues également.

Une liste des formations indiquées :

• Le bac pro gestion-administration (30 % des secrétaires ont un bac pro qui permet une insertion rapide grâce aux stages en entreprises),
• Le bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)  qui permet avant tout de poursuivre des études en classe de BTS,
• Le BTS assistant de gestion PME/PMI,
• Le BTS assistant de manager,
• Le BTS assistance technique d’ingénieur,
• Le DUT GEA, notamment pour les cabinets d’expertise comptable.,
• Le GACO (Gestion Administrative et commerciale).

Des formations de deux ans donc principalement qui peuvent être complétées d’études supplémentaires comme vu plus haut.

Quelles évolutions pour le métier ?

Il est souvent décrié comme le métier n’amenant pas de débouchés. Il est toutefois possible d’évoluer dans une entreprise en passant les échelons. Les formations complémentaires, que ce soit en commercial, juridique, langues et techniques permettent d’espérer via des licences professionnelles et un certain bagout de trouver un métier plus polyvalent au sein d’une entreprise en expansion (start-up, SS2I, métiers du numérique, grands groupes parfois).

Pour quel salaire ?

Dans la pratique, le premier salaire mensuel à temps plein est aux environ de 1600 euros bruts par mois soit 19200 € annuel hors participations supplémentaires de l’employeur. Il existe également des conventions collectives plus indiquées pour l’évolution. Le SIST par exemple est applicable dans les métiers du télésecrétariat et de la permanence téléphonique. En voici la grille de classification. L’expérience joue un rôle également prépondérant jusqu’au débauchage parfois, ce qui implique donc d’être dynamique et prêt(e) aux changements.

Une secrétaire indépendante est une personne professionnelle diplômée en secrétariat/assistance administrative, le plus généralement avec de nombreuses années d’expérience dans divers secteurs d’activités comme salariée. Sa position stratégique en fait un véritable bras droit pour le chef d’entreprise qui se repose sur ses compétences pour gérer de nombreuses situations quotidiennes. Le plus souvent, un entrepreneur, artisan, chef d’entreprise de petite entreprise ou médecin généraliste aura besoin de cet appui pour quelques missions journalières et au final quelques heures par semaine ou mois. Ce besoin varie fortement en fonction de l’activité du dirigeant, il se transforme parfois en spécialité comme pour le télésecrétariat médical.

1. 1.  Une personne qualifiée

1. 1. Secrétaires spécialisées

1. 1. Types d’entreprises clientes

1. 1. Limites du métier

1. 1. Exercice illégal de la comptabilité

1. 1. Exercice illégal de la médecine

1. Les qualités recherchées
   

Une personne qualifiée dotée de solides bases en rédactionnel

La secrétaire indépendante est garante  le plus souvent à distance de la transmission de pièces administratives, de rédaction et/ou de correction de courriers et mails. C’est dans le meilleur des cas quelqu’un maîtrisant parfaitement la langue française et au fait de la sémantique propre aux activités dont elle a la charge. Les technologies actuelles d’information comme les clouds, les partages de documents, les réseaux sociaux d’entreprise lui permettent d’être disponible à out moment de son service sans pour autant la distraire.

Les spécialisations de la secrétaire indépendante

Comme le métier est riche de domaines d’intervention, une secrétaire peut :

• Gérer l’administratif :  par la saisie de documents, tableaux, diaporamas sur PowerPoint ou Prezi, rapports, notes de service,
• Traiter la gestion commerciale :  par la saisie de devis ou la reformulation de ceux-ci, la création de factures à l’aide de logiciels CRM appropriés, rechercher des éléments sur une clientèle, aider à la prospection par la relance téléphonique par exemple.
• Faire de la téléprospection : à partir d’un fichier, le qualifier et l’affiner pour contacter les prospects selon un script préparé par ses soins ou en équipe.
• Faire de la transcription : prendre des notes en présence ou à distance lors de visioconférences, interviewer un partenaire, traiter le courrier, classer l’ordre des priorité pour le dirigeant,
• Être une permanence téléphonique : Parfois, ses missions se limitent à la gestion d’appels pour les entreprises et services médicaux. La prise de rendez-vous, de messages et la gestion d’agendas partagés se fait alors entièrement à distance.
• La forme de secrétariat médical : Plus spécialisée, la secrétaire indépendante gère les rendez-vous et agendas de professions médicales comme les médecins généralistes, les médecins spécialistes, ou les professions paramédicales (podologies, diététiciennes, nutritionnistes du sport).

Dans tous les cas, cette spécialisation est un critère de choix pour déterminer avec quel professionnel vous souhaitez travailler.

Quels types d’entreprises font appel à une secrétaire indépendante ?

Dans le tableau qui suit, on distingue de nombreux cas où son champ d’intervention est légitime :

Les limites du métier de secrétaire indépendante

Il existe plusieurs limites à la profession.

L’exercice illégal de la comptabilité

En aucun cas le ou la professionnel(le) ne doit dépasser le cadre de ses fonctions. Ainsi, il est tout à fait interdit d’effectuer des travaux de comptabilité, tout juste peut-elle participer de manière tolérée aux travaux préparatoires comme l’archivage. L’exercice illégal de la profession d’expert-comptable est en effet puni par la loi, il consiste à se substituer au client dans cette gestion comptable ou à son expert-comptable. Dans le cadre légal, seul le client est en mesure de tenir sa propre comptabilité de même que son expert-comptable. Les risques encourus sont importants : un an d’emprisonnement et 15000 € d’amende selon les articles 433-17 et 4433-25 du code pénal (source : Légifrance).

De même, elle n’est pas en mesure de réaliser des contrats de travail (droit social) ou le juridique de l’entreprise.

Le conseil médical, l’exercice illégal de la médecine

Dans le cadre de la gestion d’appels et de prises de rendez-vous médicaux, il est parfaitement illégal pour une secrétaire indépendante d’émettre un avis ou un conseil. Il s’agit dès lors de l’exercice illégal de la médecine.

Quelles sont les qualités recherchées d’une secrétaire indépendante ?

Avant tout, beaucoup de flexibilité. Il s’agit d’un métier de service et donc souvent d’astreinte. C’est le cas notamment sur les plages horaires des télé secrétaires médicales (avec un afflux d’appels important le matin de bonne heure, parfois même de nuit). C’est une personnes polyvalente en mesure d’être force de propositions quand à la gestion des tâches. Autonome, rigoureux, son savoir-faire et son expérience en font un pivot sur lequel s’appuyer pour le dirigeant. Sa démarche est simple pour être constructive. C’est enfin une personne ayant une remarquable qualité d’expression orale et qui maîtrise la rédaction.

Comme précisé un peu plus haut, sa fonction n’est pas de remplacer définitivement une embauche. Toutefois, les avantages sont nombreux à la sous-traitance car la société, l’entreprise ou le médecin n’a pas à se soucier des :

• frais de visite médicale liés à l’embauche,
• des charges sociales et de la mutuelle,
• Des frais de formation des salariés,
• De la réalisation des fiches de paie,
• des horaires imposées par la loi.

Vous avez peut-être entendu parler des nouvelles manières de travailler comme le télétravail ou la sous-traitance de tâches à distance ? Le télésecrétariat et les permanences téléphoniques en particulier ont connu de nombreuses évolutions depuis les années 80 environ. A cette époque, la téléphonie embarquée par exemple était quasi-inexistante sur le territoire  français. Pourtant, avec l’émergence du 2 watts et la possibilité de gérer ses appels en déplacement, est apparu un nomadisme qui a considérablement influencer la façon dont on traite les tâches. Avant Internet et déjà une profonde révolution de la façon de travailler ! Découvrez également ce qu’est une secrétaire indépendante !

Pourquoi un tel site sur le télésecrétariat ?

Parce que le métier de télésecrétaire nécessite de s’adapter aux changements technologiques et surtout au mœurs des entreprises, nous avons choisi de mettre ici en place une tribune qui relate la réalité d’un métier très changeant. Vous avez dit Internet ? Nous en parlerons dans de nombreux articles parce que le web favorise la transmission des informations et procure des avantages pour toutes celles et ceux qui souhaitent gérer mieux leurs tâches à tord souvent considérées comme subalternes.

Le télésecrétariat, c’est une solution ancienne et pourtant d’avenir pour vous faciliter la vie au quotidien, pour vous permettre à vous, dirigeants, de vous consacrer sur ce qui vous paraît primordial : la production, la communication, la vente.

Ce qui fait l’originalité de ce site Web

Il apparaît comme un blog avec une succession d’articles traitant de notre sujet principal. Cela dit, vous trouverez des informations liées aux nouvelles technologies appliquées à la gestion administrative. Nous parlerons donc volontiers de start-up, de méthode d’organisation, de management. Nous parlerons avant tout METIER : réglementation, informations sur les évolutions de la loi, changements notables impactant le secrétariat décentralisé au quotidien.

Par ailleurs, vous êtes invité(e) à commenter et à articuler des informations sur ce blog, il est ouvert sur demande. Contactez-nous !

Nos prétentions avec ce blog

Plutôt que nos prétentions, nos souhaits 🙂 : Vous apporter humour et réconfort quand cela est possible, vous informer de solutions pratiques si vous êtes professionnel ou freelance. Nous savons que ce métier d’astreinte et de service est parfois compliqué, livrons ici les retours d’expérience !