Se lancer dans le télésecrétariat est une chose qui peut s’envisager dès lors que l’on dispose d’une certaine expérience. En réalité, l’expérience et les compétences sont parfaitement nécessaires pour pouvoir assurer un minimum de réussite à son projet de secrétaire indépendante. Dans tous les cas, faites un check-up des besoins de votre future entreprise et sollicitez des conseils avisés pour développer votre activité sereinement, quitte à faire des tests en incubateur ou couveuse d’entreprise par exemple.

• Les compétences requises en télé-secrétariat
• Savoir gérer efficacement
• Faire preuve d’organisation
• Maîtrise de la bureautique
• Compétences en français et en langue
• Autonomie du dirigeant
• Avantage du tele-secretaire freelance
• La liberté dans l’indépendance
• L’avantage de l’indépendance
• Travailler à domicile
• Pouvoir embaucher
• Inconvénients de l’auto-entrepreneuriat
• Compétences requises pour être à son compte

Quelles sont les compétences requises en télé-secrétariat

Les compétences sont multi-tâches mais peuvent s’assembler de cette manière :

Être en mesure d’avoir une gestion efficace pour commencer

La gestion est le cœur de la réussite dans tout projet de création d’entreprise. Inutile de dire que si vous ne pouvez budgéter vos dépenses, étudier vos entrées et sorties d’argent, vous aurez très vite de gros problèmes de trésorerie et d’organisation. Nous vous invitons par exemple à lire ou relire notre article sur le besoin en fonds de roulement.

La gestion efficace part d’une bonne organisation, du reporting de votre comptabilité au fait de s’alerter des tâches que l’on a à faire.

Avoir une organisation à toute épreuve

Pas besoin de donner des conseils en organisation à d’autres entrepreneurs si vous-même n’êtes pas en mesure de vous organiser. Votre temps facturable est compté autant que votre temps d’organisation : les journées ne font que 24 heures. L’organisation commence par la prise d’un agenda de préférence électronique qui vous permettra d’organiser vos journées. Si vous avez des tâches à réaliser en équipe, songez également à travailler des diagrammes de Gantt à l’instar de ceux que vous pourrez réaliser pour vos clients.

Maîtriser les outils bureautiques

C’est une des compétences essentielles au métier qui se traduit par une adaptabilité sur de multi-supports : Suites Microsoft, G-suites, Clouds divers, agendas divers. Pensez au besoin à vous former sur ces différents outils pour vous permettre de gagner en compétence et assurer non seulement votre réussite mais aussi celle de vos futurs clients.

Tableurs, outils de traitement de texte, agendas, informatique de manière générale et logiciels en tous genres sont un apprentissage à faire. Certains d’entre eux ne sont exploités que dans de très faibles mesures (Nous pensons notamment ici à Access ou Excel).

Bon usage du français et potentiellement d’autres langues

Le français, sa grammaire, son expression orale et écrite sont votre fort. Parce que vous êtes sur un marché où l’expression écrite est parfaitement maîtrisée, vous devrez nécessairement faire des rapports de synthèse, du reporting et communiquer (notamment si vous tenez une permanence téléphonique et faites de l’accueil téléphonique). Vous serez particulièrement jugé(e) sur ce point par les professionnels qui vous entourent.

En matière de langue étrangère, être polyglotte est très certainement une qualité recherchée, d’ailleurs particulièrement motivante lorsque vous êtes sur une plateforme téléphonique : Une télé-secrétaire bilingue est ainsi en droit d’avoir un statut plus élevé dans une pool de télésecrétariat. De même, certaines entreprises ont de forts besoins en la matière pour travailler à l’export ou communiquer avec des clients étrangers, des anglais ou des américains par exemple.

L’autonomie du dirigeant d’entreprise

En devenant indépendant, vous avez besoin d’être autonome. La hiérarchie, c’est vous et il apparaît fondamental de pouvoir prendre les décisions soi-même parfois de manière difficile. Il en résulte parfois une solitude et un isolement qu’il est bon de rompre en réseautant et en participant par exemple à des clubs d’entreprise, en faisant du sport et des activités extra-professionnelles aussi.

les avantages à devenir télé-secrétaire indépendant/auto-entrepreneur

Parfois considéré culturellement comme un risque démesuré, parfois ressenti par l’environnement social comme une erreur ou une lubie, le fait de s’installer à son propre compte présente à la fois des avantages et des inconvénients. Commençons par les avantages :

La notion d’indépendance du travail sous plusieurs angles du point de vue du freelance

La liberté dans le travail permet d’oxygéner parfois son temps de sorties en dehors du cadre professionnel à n’importe quelle heure du jour et de la nuit. En d’autres termes, un travailleur indépendant bénéficie de la possibilité de s’extraire de son cadre de travail, de son bureau comme il (elle) le veut et comme il (elle) l’entend. C’est aussi un avantage intéressant dans la manière d’organiser son travail, seul(e), sans une hiérarchie autre que les impératifs des clients. Une liberté qui a donc forcément aussi besoin de plus de responsabilités.

La possibilité de travailler à domicile

Organiser son activité à partir de chez soi, en télé-travail, c’est bien plus sympathique parfois que de devoir prendre la route pour aller à son bureau. C’est un avantage qui peut également avoir des inconvénients car le cadre personnel est susceptible d’interférer avec le professionnel. Que pensera par exemple votre conjoint(e) du fait que vous n’avez pas fait la vaisselle alors que vous êtes resté chez vous toute la journée 😉

Avantage tout de même puisque de ce fait vous réduisez les frais de structure liés à votre activité d’indépendant (Pas de loyer supplémentaire à prendre en charge).

Embaucher dans le cadre d’un télésecrétariat indépendant

Même auto-entrepreneur, il est théoriquement possible d’embaucher. Ce n’est pas conseillé du tout mais il faut savoir qu’il n’y pas de contrainte statutaire à l’embauche. Embaucher, c’est parfois perçu comme une marque de succès, c’est souvent bien entendu une contrainte liée à une croissance d’activité. Non pas que l’embauche soit en soi un problème, ce sera plutôt un statut d’entrepreneur qui posera problème. En d’autres termes, l‘auto-entrepreneur doit changer de statut pour ses hausses d’activités, nous y revenons plus loin. Il doit de même disposer de plusieurs contrats pour éviter d’avoir un travail assimilé salarié.

les inconvénients à devenir télé-secrétaire indépendant/auto-entrepreneur

La solitude évoquée plus haut fait partie des risques. L’entraînement au travail lié au groupe est une réalité que les freelances envient parfois. De même, travailler chez soi seul(e) impose une discipline qu’il faut retrouver dans les habitudes horaires et les rythmes de la journée de travail en bureau. Il est fortement conseillé de s’imposer une discipline coûte que coûte.

Notre conseil : Chaque jour doit être l’occasion de faire au moins 1 chose importante !

Les revenus versés sont aussi une réalité parfois bien amère. Si vous ne décrochez pas de contrat, vous ne travaillez pas. Il s’agit donc de bien travailler votre réseau professionnel et de réengager, de fidéliser vos clients déjà acquis.

Autre point à noter pour le cas de l’auto-entrepreneur : La franchise de TVA peut parfois apparaître comme salutaire au départ (à vérifier toutefois dans le cadre d’investissements comme l’autocommutateur ou le matériel informatique) mais peut être problématique si les charges à déclarer sont supérieures au forfait et si vous vous adressez à des professionnels eux-mêmes assujettis à la TVA.Ces derniers pourront peut-être envisager de faire appel à vos services pour de petites missions mais auront toujours en tête l’envie de défalquer plus que des charges, de la TVA déductible aussi. En pratique, la franchise de TVA contraint certains auto-entrepreneurs à baisser leurs prix en conséquence.

Les compétences requises pour devenir auto-entrepreneur en télé-secrétariat

Elles sont assez similaires à toutes les autres activités en réalité. Il faut bien avoir conscience que l’auto-entrepreneur est une entreprise à part entière relevant de devoirs et droits liés. D’un strict point de vue administratif, fiscal, social, assurantiel vous vous engagez. D’un point de vue commercial également ; Vous êtes chef d’entreprise.

Sur le plan commercial, la difficulté est récurrente pour toutes les entreprises qui se lancent. Se faire connaître nécessite parfois des formations adaptées pour comprendre l’ensemble des processus commerciaux, du marketing également. Nous vous invitons sur ce point à lire notre article sur la manière de trouver des clients. Un site Internet vous sera indispensable ainsi qu’un travail équilibré et « timé » sur les réseaux sociaux.

Nul autre indicateur n’est sujet à autant de discussions exceptée la rentabilité d’une entreprise. Cette dernière découle notamment en grande partie de la réalisation des ventes ; Le chiffre d’affaires est donc particulièrement important pour toute entreprise en croisière ou qui se lance. Mais qu’est-ce donc et comment cela se calcule surtout dans l’optique de la réalisation d’un prévisionnel ou d’un plan de financement ?

• Le chiffre d’affaires (CA), c’est quoi ?
• Comment le calculer ?
• Cas d’utilisation du chiffre d’affaires prévisionnel
• Relations CA & charges
• Relations avec le BFR
• Que dit la compta ?
• Confusions

Définition du chiffre d’affaires

Le chiffre d’affaires communément appelé « CA » peut être exprimé hors taxe (HT) ou TTC. C’est la somme des ventes de biens et/ou de services d’une entreprise sur une période donnée, généralement 1 an, 6 mois ou trois mois. Il est préférablement évoqué en montant hors taxe du fait que c’est ce montant qui apparaît dans le compte de résultat annuel des entreprises. Ensemble des transactions réalisées par l’entreprise avec des tiers dans le cadre de son activité normale et courante, la formule consacrée est : chiffre d’affaires = prix de vente * quantité vendues. Considéré comme l’un des premiers indicateurs de performance pour les entreprises, il est également le fruit des discussions sur la fixation des prix de vente ou de cession de celles-ci.

Comment calculer le chiffre d’affaires prévisionnel ?

Pour commencer, il est nécessaire de disposer de suffisamment d’informations sur le secteur d’activité, notamment en réalisant une étude de marché, voire en testant l’activité en couveuse ou par tout autre moyen dans le cas des spécialités comme le télésecrétariat. Cette base est très importante pour effectuer des projections tant en termes de saisonnalité (certains services ou produits sont très dépendants de périodes dans l’année), mais également pour déterminer un prix de la prestation ou du bien. Ainsi, une prestation intellectuelle pourra être envisagée en temps horaire facturable ; un prix trop bas contraignant l’entreprise à devoir tenter de multiplier les heures pour assurer in fine une rentabilité, un prix trop élevé par rapport au marché limitant potentiellement le nombre d’heures facturables de facto.

Pour effectuer la projection il suffit donc de faire :

CA prévisionnel = prix de vente unitaire fixé x nombre de ventes prévues

Pour affiner l’étude en vue de créer un plan de trésorerie prévisionnel , il est bon d’établir un coefficient mensuel de saisonnalité. Il suffit dans ce cas de diviser par 12 le CA TTC prévisionnel et d’appliquer un coefficient par mois ; le tout étant de rester dans les clous du montant global TTC pour votre business plan.

Dans quel cadre est utilisé le chiffre d’affaires prévisionnel ?

Pour commencer, vous aurez besoin de le déterminer pour la banque, les organismes de crédits, organismes participatifs et les associés (vous-même!). Cet indicateur est en effet la base pour présenter vos dossiers, faire vos estimations de gains et in fine déterminer la rentabilité de votre entreprise sur les prochains mois. En clair, le chiffre d’affaires prévisionnel est à tenir sur vos plans de trésorerie a minima. Ceux-ci sont à réaliser tout au long de l’exploitation de votre activité, pas simplement au démarrage et lancement de celle-ci.

Mais ce n’est pas tout, le chiffre d’affaires est un indicateur non pas de la bonne santé mais du marché occupé par une entreprise dans un secteur donné. En d’autres termes, parmi les méthodes d’évaluation d’une entreprise à reprendre, il existe des méthodes de fixation des prix liées au chiffre d’affaires.

La relation entre le chiffre d’affaires HT et les charges HT

Si les charges peuvent avoir une taxe différente du produit fini TTC par exemple, la relation est pourtant claire : Plus vous vendez de produits, plus vous devez acheter et potentiellement stocker des matières ou des marchandises. Dans le cycle de production, y compris pour une activité de télésecrétariat ou de tâches administratives, les frais augmentent avec le chiffre d’affaires ou baissent avec celui-ci. Plus de déplacements pour vos clients, plus de papier, plus d’encre, plus de frais téléphoniques, plus de sous-traitance peut-être sont inhérents à une hausse du volume des prestations.

Chiffre d’affaires et BFR, la relation directe

Dans un précédent article, nous exprimions la définition et le calcul du Besoin en fonds de roulement. Celui-ci est tributaire des cycles d’exploitation de l’entreprise et s’il est déterminable par le bilan, on préfère dans le cadre de la création d’entreprise utiliser les formules à partir des ventes et achats prévisionnels sur l’année, le semestre, voire le trimestre. De manière automatique, vous vous rendez compte que plus le chiffre d’affaires augmente, plus vos besoins en fonds de Roulement (BFR) augmentent également. Il apparaît donc très utile lors du plan de financement initial de solliciter suffisamment de capitaux propres et de ressources permanentes de manière générale pour financer les activités prévisionnelles à fort potentiel de CA.

Comment est comptabilisé le chiffre d’affaires HT ?

Vous demanderez à votre expert-comptable ! Mais si celui-ci intègrera les charges dans la classe 6, il mettra les produits dans la classe 7. Et là, les éléments d’affectation changent avec le type de produit réalisé. L’ensemble des chiffres se retrouvent ensuite détaillés dans votre compte de résultat. Il est également de bon ton de préparer un compte de résultat prévisionnel détaillant la répartition du chiffre d’affaires pour votre banquier et vos financeurs (pour vous-même aussi une nouvelle fois!).

Confusions communes sur le chiffre d’affaires

On parle de chiffre d’affaires pour le montant des biens et services facturés. En d’autres termes, le chiffre d’affaires n’est pas forcément le montant des encaissements de l’entreprise. Il n’est pas directement lié à la question de la trésorerie au même titre que les charges. Ces dernières, liées au CA lorsqu’elles sont variables sont également à différencier des dépenses réelles des entreprises. Pour faire simple, une entreprise peut facturer mais ne pas encaisser les montants facturés ou fractionner/échelonner les paiements de la facture.

Vous êtes sur le point de préparer un plan de financement pour votre future entreprise à présenter aux banquiers, aux plateformes d’aides et d’accompagnement, ou tout simplement vous souhaitez étudier un peu plus en détail vos besoins de trésorerie . Le BFR ou besoin en fonds de roulement est l’une des notions les plus essentielles à appréhender pour un chef d’entreprise.

• Qu’est-ce que le BFR ?
• 3 types de besoins en fonds de roulement
• Comment le calculer ?
• Exemple de calcul
• Lecture par le bilan
• Financement du BFR

Définition du BFR (Besoin en Fonds de Roulement)

Par définition, le BFR représente le montant qu’une entreprise doit financer pour couvrir un besoin naturel résultant d’un décalage des flux de trésorerie inhérent aux décaissements et encaissements réalisés lors de son activité. Ces encaissements et décaissements sont appelées le plus généralement recettes et dépenses à court terme. Le BFR est en effet une notion relative aux cycles courts de l’entreprise qui s’intégrera nécessairement dans un plan de financement.

Parmi les recettes, on pense bien sûr aux encaissements du fait de ventes auprès de clients qui par défaut deviennent des créances. Mais pour les activités de types industrielles, les stocks de matières et les produits finis et encours sont également une forme de besoin : Les stocks de matières sont réglés mais pas encore produits, les produits finis ne sont pas encore vendus.

En ce qui concerne les dépenses, considérées ici comme des dépenses à venir (une dette fournisseur est une ressource puisque ce n’est pas encore réglé), toutes les activités sont concernées. Le fait de payer ses fournisseurs à 30 ou 60 jours fin de mois impacte donc largement la réduction du Besoin en fonds de roulement.

3 types de BFR possibles

En fonction de l’activité de l’entreprise, il est possible de repérer 3 types de Besoins en fonds de Roulements :

• Le BFR Positif est probablement le cas le plus fréquent. Les besoins (par exemple les créances clients pour un télésecrétariat payées fin de mois pour la prestation) sont supérieurs aux ressources. Le montant dégagé est donc supérieur à 0. En comptabilité, on parle d’emplois d’exploitation supérieurs aux ressources de même nature. L’entreprise, pour répondre à ce besoin doit utiliser des ressources complémentaires qui peuvent provenir cette fois-ci de son Fonds de Roulement, voire de dettes financières à court terme (des découverts bancaires ou des facilités de caisse par exemple).
• Le BFR Négatif est un cas beaucoup plus rare mais tout à fait connu dans le domaine de la grande distribution. Les emplois sont inférieurs aux ressources. Ce type de cycle court permet donc de financer entièrement les besoins et d’améliorer la situation nette de la trésorerie de l’entreprise. Celle-ci, structurellement excédentaire permet notamment de proposer d’autres services et de financer des activités complémentaires. Les organismes de crédits proposés par certaines grandes entreprise de la distribution sont en partie existants du fait de cet excédent.
• Le BFR nul ou neutre est une situation d’équilibre entre les emplois et les ressources. Aucun excédent financier donc mais pas de nécessité non plus d’utiliser des découverts.

Comment calculer le BFR ?

On peut légitimement se poser la question du moment où il requiert la nécessité de calculer celui-ci. Dans le cadre de la création d’une activité (un télésecrétariat médical par exemple), il convient de mettre en place un prévisionnel et donc d’estimer cet investissement dans le cycle d’exploitation au niveau maximum. En théorie, votre chiffre d’affaires est censé augmenter ; Exploitez donc les données de fin d’année ou éventuellement lors des pointes d’activités saisonnières. Pour cela, vous avez besoin dans tous les cas :

• Des stocks de matières dont l’entreprise aura besoin de disposer à tout moment, en tenant compte des délais d’approvisionnement et des contraintes éventuelles de fabrication, du niveau d’activité ;
• Des stocks d’encours qui pourront être déterminés en fonction de la durée du cycle de fabrication mais aussi des coûts de production déjà imputables comme la main d’œuvre, l’énergie et quelques coûts externes ;
• Les stocks de produits finis nécessaires pour faire face à la demande ;
• Le montant des créances clients en attente de règlement évaluées en TTC (Comprenez ici que le Chiffre d’affaires augmentant, celles-ci sont plus importantes) mais aussi du délai moyen de paiement (soyez large là aussi) ;
• Du montant des dettes fournisseurs évaluées TTC également et du délai de paiement imposé par ceux-ci.

La formule de calcul issue de ces données est donc :

Besoin en Fonds de Roulement = Stock moyen HT + Encours moyens des créances Clients TTC – encours moyens dettes fournisseurs TTC

Exemple de calcul du Besoin en fonds de roulement

Premier exemple : Mettons que votre permanence téléphonique réalise pour notre exemple ces différents chiffres alors que vous êtes assujetti(e) à la TVA (Ceci est un exemple simple où les stocks de matières sont écartés) :

• un chiffre d’affaires annuel de 100000 € HT et que les délais de règlement moyen de vos clients est de 45 jours (Peut-être contractuellement 30 jours mais il vaut mieux être prudent(e)) ;
• Dettes fournisseurs  : 70000 €HT avec un délai de paiement à 15 jours – Le taux de TVa est de 20%.

La formule sera : ((100000 x 1,2 x 45)/360) – ((70000 x 1,2 x 15)/360)

soit : 15000 – 3500 = 11500 €. D’où la nécessité de bien négocier les délais de paiements fournisseurs et clients ! Pensez également à intégrer la notion d’acompte à signature du devis pour réduire les délais de ces besoins. Notez également ici que vous devez sondez aux dettes fournisseurs mais également, un peu plus longues, aux dettes sociales (URSSAF…). Dans les activités de prestations de type intellectuelle comme le télésecrétariat, on intègre également la notion de travaux en cours que l’on essaye de budgéter comme un volume de charges courantes nécessaires en permanence pour réaliser les prestations.

Deuxième exemple : Avec une entreprise de type industrielle pour comprendre la théorie dans toute son étendue vue plus haut.

L’entreprise a un chiffre annuel de 450000 €HT (notez que vous pouvez faire la même chose sur des durées plus courtes si vous disposez d’un accès comptable aux flux). Le délai de paiement est de 90 jours (le maximum légal et 60 jours fin de mois ; parlons dans ce cas de 90 jours).

Les achats à l’année sont de 200000 €HT avec un délai de paiement à 60 jours – TVA découpée de cette manière :

• 50% du montant à 5,5%,
• 50% du montant à 20%.

Stocks nécessaires pour la production : les matières premières sont évaluées à 20 jours d’achat et les produits finis à 15 jours de vente.

Le calcul est alors le suivant pour les besoins :

Stocks de matières : ((200000 x 20)/360) = 11111 €

+ Stocks de produits finis : ((450000 x 15)/360) = 187500 €

+ Créances clients ((450000 x 1,2 x 90)/360) = 135000 €

Total des besoins : 333611 €

Pour les ressources, il nous faut prendre en compte la TVA à 5,5% et la TVA à 20% :

((((200000 x 50%) x 1,05%) x 60)/360) = 17500 €

+ ((((200000 x 50%) x 1,20%) x 60)/360) =20000 €

Total des ressources du cycle : 37500 €

Au final, le BFR de cette société est donc : 333611 – 37500 = 296111 €

La lecture du BFR par le bilan de l’entreprise

Si vous disposez de bilans, notamment dans le cas de la reprise d’une entreprise, vous pourrez avec intérêt vous intéresser à la notion de Fonds de roulement. Celui-ci a pour vocation de couvrir les besoins en fonds de roulement pour éviter de vous obliger à des facilités de caisse ou des découverts toujours corrélés de frais d’intérêts bancaires.

Le plan de financement regroupe l’ensemble des besoins et des ressources dites durables. En chiffrant les investissements nécessaires ou réels de l’entreprise, vous pourrez y associer des ressources financières stables (de type Capital, Emprunt Bancaire, réserves, compte courant d’associé) et voir dans quelle mesure ce Fonds de roulement couvre les parties de l’actif au bilan.

Le Fonds de Roulement net global correspond aux Capitaux permanents – les actifs immobilisés.

Comment financer son BFR au démarrage d’activité ?

Il vous faut impérativement prévoir un chiffre d’affaires. Ce chiffre d’affaires prévisionnel vous permettra d’estimer vos besoins à partir des délais de paiements fournisseurs et clients, de vos besoins de stocks si vous êtes dans ce cas.

Pour le financer, plusieurs solutions s’offrent donc à vous : Le financement bancaire étant délicat sur la question, bien que cela reste possible à expliquer à votre banquier concilient, vous vous tournerez volontiers vers la mise sur la table de fonds propres sous forme de capital et de compte courant et au besoin de découverts bancaires. Cette attitude très gestionnaire doit vous permettre de couvrir vos besoins en trésorerie (l’excédent apparaissant dans la partie gauche du bilan, à l’actif).

même Un check-up de la reprise d’une entreprise est nécessaire lors des tractations. L’objectif de celui-ci est de comprendre la situation de l’entreprise au cours d’entretiens multiples sur plusieurs jours parfois. Comprendre le contexte et les fonctions de l’entreprise se fera donc par le dialogue et la base documentaire sur plusieurs éléments exposés ici.

Présentation de l’entreprise dans le cadre d’un check-up

L’entreprise, que ce soit un télésecrétariat ou non doit être présentée de manière exhaustive : date de création, forme juridique, capital social, associés, activité, évolution du chiffre d’affaires, du personnel, du produit, du marché, de la technologie employée et de la sous-traitance existante. A ce propos, vérifiez bien que les sous-traitants sont conformes avec la RGPD. Intéressez-vous au positionnement de l’entreprise et à la manière dont elle trouve des clients.

Le point sur la réglementation du secteur et la manière dont elle est respectée

Le degré de risque de l’entreprise est multiple du  point de vue de l’entreprise : Ce peut-être environnemental, spéculatif, réglementaire ; Les facteurs écologiques, les facteurs technologiques sont également à prendre en compte. Sans vérifier la qualité du matériel et de par exemple la vétusté d’un autocommutateur pour une permanence téléphonique, vous risquez de :

• devoir investir dans un matériel plus récent, ce qui comprend non seulement l’achat de celui-ci que vous affecterez à l’actif de votre entreprise, mais aussi les frais d’installations et la formation du personnel à son usage,
• Limiter vos champs prospectifs en matière d’acquisition de nouveaux clients plus exigeants sur la qualité du parcours client de leurs prospects ou suspects. En effet, les technologie de l’information réclament aujourd’hui une grande adéquation avec les modes de consommation (on pense ainsi au social selling, à la segmentation des leads par le tracking, etc.)

Mais ces usages parfaitement modernes pour assurer la paternité d’une entreprise moderne réclament beaucoup de précautions, notamment en matière de réglementation. En découle ainsi les lois sur la protection des données, les sauvegardes, etc.

Les salariés à reprendre sont-ils bien informés de leurs droits, existe-t-il un accord de branche et notamment une convention collective appliquée à l’instar d’un SYST par exemple ?

Ces vérifications d’usage que vous ferez aidé(e) par un juriste (un avocat) vous permettrons de déterminer l’ampleur des investissements tant en temps qu’en argent nécessaires à la mise en conformité.

En matière environnementale, qu’est-il fait ? Existe-t-il également une politique et une charte en particulier relative à la RSE (Responsabilité Sociétale des entreprises) qui est une marque de qualité que l’on peut considérer poche de celle d’une norme ISO ?

Le check-up de la situation financière de l’entreprise à reprendre

Nerd de la guerre, la trésorerie sera votre premier sujet d’étude. Une analyse des derniers bilans (pourquoi se limiter à 3 si l’on peut avoir les 5 derniers ?), des comptes de résultats mais aussi des annexes pourra vous aider à vérifier conformité et sincérité de l’offre de reprise qui vous est faite. Dans certains secteurs, ces données sont à prendre avec des pincettes bien sûr mais dans le cadre du rachat d’une permanence téléphonique, ils sont un formidable indicateur de fiabilité. Intéressez-vous beaucoup aux échéanciers des créances et dettes (celles de relatives à l’état, mais aussi bien sûr aux fournisseurs, clients et banque).

Vérification de la clientèle à reprendre

La répartition du CA par client est une donnée cruciale. A ce titre, et même si le client représente une assez faible part du chiffre d’affaires total, vous avez intérêt à vous intéresser à son niveau de motivation en plus du degré de dépendance de l’entreprise par rapport à lui. La fidélisation est aujourd’hui un enjeu de développement durable (on parle ici volontiers d’inbound marketing). Quelles sont les conditions de facturation et de règlement ? Existe-t-il des relations privilégiées entre le dirigeant actuel et le client en question ? Vous comprenez que ce n’est pas simplement dans le passé comptable que vous aurez les réponses à ces questions cruciales.

Check-up des fournisseurs, implantation, salariés

Un peu de la même manière, vous aurez parfois des surprises dans les relations entre client et fournisseur : Existe-t-il ici encore des rapports privilégiés entre l’ancien dirigeant et ses fournisseurs ? L’histoire d’une entreprise se bâtit aussi sur ce type de dépendances parfois.

Les salariés sont les personnes sur lesquelles vous devrez compter en intégrant vos nouvelles fonctions. Inutile de dire que si vous ne prenez pas le temps de les rencontrer, ce sera beaucoup plus difficile. Ancienneté, salaire, qualification, état de la motivation sont des éléments factuels et ressentis à prendre en compte.

L’implantation de l’entreprise enfin permettra de faire des projections sur la surface exploitée et exploitable en cas de développement, sur les facteurs environnementaux également, sur les aspects logistiques pour finir.

Il est particulièrement difficile aujourd’hui de se lancer dans une activité quelconque et de trouver de nouveaux clients. Dans bon nombre de cas, les télé-secrétaires freelances profitent de leur réseau proche pour amorcer un début d’activité qu’elles amélioreront à bon escient en intégrant des services d’accompagnement à la création d’entreprise comme les couveuses, les incubateurs ou encore les sociétés de portage salarial. Nous vous proposons dans cet article de passer en revue l’ensemble des outils de communication nécessaires pour avoir plus de clients.

Utiliser le networking pour trouver des clients

C’est un bon début de se tourner vers son réseau pour annoncer l’information selon laquelle on propose un nouveau service. Que ce soit dans le télésecrétariat médical, la permanence téléphonique ou même les services de relances téléphoniques et d’aides administratives, connaître des professionnels est un avantage indéniable. Bon nombre d’opérations de ventes en BtoB se font par le réseau professionnel. A lors comment faire dans ce cas ? L’une des premières étapes est de se doter de cartes de visites à l’image de votre entreprise. Ces cartes de visites sont encore utiles en 2018 pour pouvoir les échanger avec des professionnels de tous secteurs, y compris du vôtre.

Certains réseaux professionnels comme les clubs d’entreprise, les BNI ou les réseaux professionnels locaux imposent de mettre à disposition des cartes de visites pour échanger les coordonnées de chacun.

Comment marche un réseau ou le networking ?

Physique ou non, un réseau n’est pas un agglomérat d’individus seuls qui se retrouvent pour prendre du temps entre eux. Le temps des chefs d’entreprise est en effet particulièrement compté. Non, chaque réseau à un ou des objectifs qui peuvent aller de principes de charité à la recherche active de professionnels BtoB avec qui commercer. Il peut également s’agir de clubs d’entreprise à thème commun. C’est le cas notamment dans les clubs de sociétés et start-ups du digital ; C’est le cas aussi d’entreprises qui souhaitent se fédérer dans un club business sportif.

Le networking fonctionne dans la pratique parce que les acteurs qui composent un groupe se retrouvent autour d’idées communes. C’est ce que l’on appelle la communauté (que l’on retrouve par ailleurs dans le social media). Des acteurs donc avec au moins une motivation commune et une communauté qui les réunit sous une même bannière, un même leitmotiv. On parle aussi en la matière de force des liens faibles. En d’autres termes, le fait de réseauter et de sortir de son cercle de connaissances restreint accélère les opportunités de business.

Participer à des salons et foires avec un stand

Il existe de nombreux rassemblements BtoB en France pour pouvoir montrer son savoir-faire. Ce sont des occasions intéressantes de vous monter, quitte à utiliser un badge de visiteur pour commencer. Parcourez ces lieux dans les différentes villes proches de chez vous pour commencer, tâter le terrain et échangez les cartes de visite que vous avez préalablement achetées.

Si vous êtes un télésecrétariat médical, déplacez-vous chez les professionnels de santé, envoyez-leur un mailing, allez sur les salons traitant de la santé et jouez la carte des visiteurs médicaux : Présentez-vous aux heures auxquelles ils sont susceptibles de vous recevoir.

Miser sur le digital et la communication web pour trouver de nouveaux clients

Le sujet est particulièrement vaste mais impossible par exemple de se contenter d’une page Facebook alors que bon nombre de clients professionnels (vos futurs clients peut-être) recherchent un service via Google. Un site Internet, c’est tout cela :

• Une présentation claire de vos services avec des offres précises par exemple pour un message clair,
• L’assurance de profiter d’un contenu exportable sur tous supports (Google mais aussi les réseaux sociaux),
• L’assurance d’être propriétaire de son contenu et de pouvoir faire face à des changements de fonctionnement des supports médias comme Google ou Facebook,
• La possibilité d’améliorer son actif d’entreprise (c’est une immobilisation incorporelle par ailleurs cessible) ; un site Internet, ça s’achète et ça se revend,
• Récupérer du trafic pour pouvoir communiquer avec ce que l’on appelle les Ads sur les réseaux sociaux ou sur Google en ciblant d’autant mieux vos prospects (c’est ce que l’on appelle le remarketing).
• Assurer le crédit de votre entreprise qui a en quelque sorte pignon sur rue dans le Web.

Utiliser le data pour mieux communiquer et cibler vos prospects

En dehors de tout travail communautaire fait sur les réseaux sociaux, Linkedin particulièrement, Twitter pour la promotion de l’activité et Facebook pour l’image de marque, vous pouvez utiliser le trafic obtenu par le biais d’un très bon référencement naturel et payant pour retargetter les internautes sur les sections intéressantes de votre site, notamment ce que l’on appelle les landing pages ou pages d’atterrissage qui font l’objet des offres que vous avez mises en place. Vous disposez ainsi de deux leviers digitaux essentiels dans le parcours client : la réponse au search pour commencer (sur les moteurs de recherche notamment) et la suggestion de services ensuite sur Linkedin, Facebook ou encore Twitter. Il suffit pour cela de prévoir quelques scripts comme le Pixel à intégrer sur votre site et surtout un budget de communication récurrent pour faire cette publicité ciblée.

Faites des mailings !

Croyez le ou non, le mailing est un outil puissant sur la base de solides fichiers prospects. Des outils comme Mailchimp ou Mailjet pourront vous aider dans la démarche. L’envoi, la dérivabilité et surtout le taux d’ouverture sont des indicateurs de performance clé dans le domaine. Si vous êtes une permanence téléphonique, profitez également de votre force de frappe au téléphone pour faire du phoning. Si vous n’êtes pas trop habitué(e) au démarchage, l’envoi d’un mail est le meilleur moyen de se rassurer et de légitimer les appels : « Je vous ai envoyé un mail, l’avez-vous reçu ?… »

En matière de reprise d’entreprise, il est parfois difficile d’établir de bons contacts. D’abord, sélectionner les entreprises à reprendre n’est pas simple. Du point de vue de l’acquéreur, l’objectif principal est d’exploiter un outil économique, certes à titre onéreux, dans le but de le faire fonctionner durablement et de dégager des revenus réguliers. La reprise d’une permanence téléphonique ne déroge pas sur ce point à la règle. Il faut séparer deux aspects dans la reprise que sont : l’exploitation de tel ou tel actif comme le matériel de la permanence (autocomutateurs et standards notamment) mais aussi les éléments relatifs à l’affaire comme les clients en cours et les contrats actuels du cédant.

L’évaluation économique et la reprise de l’outil comme point de départ

La première question à se poser du point de vue de l’acheteur est : « A quel prix dois-je estimer la valeur de la reprise de l’outil ? ». C’est un critère important que le prix mais aussi par exemple la vétusté du matériel à acquérir et à intégrer dans le plan de financement. Différentes caractéristiques permettront ainsi de valoriser équitablement ce dernier dans le cadre de la transmission : âge, marque, amortissement, progrès technologiques actuels…

De même, ce qui relève de l’immatériel comme la valeur du fonds de commerce au travers du rachat de clientèle (la clientèle est l’élément indissociable du rachat d’un fonds de commerce) va se faire en fonction du nombre de mois d’engagements, de la qualité des contrats acquis. Tout cela relève d’une réalité tout à fait subjective que acheteur et vendeur discuteront.

Le point de vue de l’acheteur et celui du vendeur

L’acheteur est dans une perspective de projection par défaut. Son évaluation ne se limite ainsi pas à des critères quantitatifs et comptables ; il intègre une notion d’objectifs et c’est la raison pour laquelle il se fait une feuille de route au travers d’éléments prévisionnels souvent plus poussés que ceux existants dans le cas d’une création d’entreprise : Le compte de résultat prévisionnel et le plan de financement sont souvent vus à 5 voire 7 ans en fonction de l’amortissement des prêts envisagés.

Le vendeur, lui sera soumis à deux critères particuliers : la valeur comptable de son « bébé » mais aussi des critères d’évaluation beaucoup plus subjectifs comme une situation conjoncturelle actuelle favorable ou encore une certaine valeur affective. Il existe souvent chez lui encore une valeur de projection qui ne sera pas forcément interprétée de la même manière chez l’acquéreur.

Les tiers participent à la vente

Dans le commerce, comme toujours, et sur toutes les transactions notables, les tiers mettent leur grain de sel. Ce peut être un administrateur judiciaire, le fisc mais aussi et souvent l’époux ou l’épouse, les enfants des parties ou même des amis. Cette réalité est à prendre en compte dans le cas de la négociation proprement dite, dès lors que l’avancement est bien réel dans la transaction. Dans tous les cas, il faut partir du principe que les points de vues de l’acheteur, du vendeur et des tiers sont divergents à tel point que l’accord entre un vendeur et son acheteur peut même être altéré par les tiers. Seule la négociation permet de trouver l’équité de la future transaction.

Les règles de base en négociation

Quoi que vous fassiez, songez que la rigidité des points de vue conduit assurément au blocage. Pour réussir votre négociation, la confrontation des arguments sera nécessaire au point de constituer des dossiers transparents et éclairés. Rappelez-vous que l’objectif commun final est la vente. Vérifiez la crédibilité des personnes fait partie également des pré-requis. On ne reprend pas d’entreprise si l’on ne dispose pas de moyens financiers, on ne revend pas une affaire si l’on n’a pas fait sens le fait de ne plus en disposer.

Devant la rigidité évoquée plus haut, un vendeur décidé sera plus enclin à oublier le prix au profit d’une offre moins avantageuse mais plus supposée à des concessions. De même, un acheteur enclin à se plier aux mécanismes d’une société, à rentrer dans l’idée de prendre part au corps existant et humain de celle-ci aura plus de chances de voir gain de cause. Inutile de faire la révolution de palais alors que l’on est pas à l’intérieur !

Ces principes de négociation de base évolueront bien entendu avec les objectifs principaux de chacun mais aussi en fonction de la taille de l’entreprise à reprendre, de sa culture, de ses valeurs. Il existe à ce titre plusieurs solutions autres que l’acquisition de plein de droit de l’ensemble des parts et l’opération de transmission en elle-même peut parfois durer des années. Parlez-en à des professionnels comme votre expert-comptable ou votre avocat.

Vous souhaitez mettre en place votre projet de création d’entreprise de télésecrétariat, vous avez en quelque sorte validé l’idée de vous lancer dans un projet qui est toujours par nature ambitieux ? Pensez à établir un plan de financement valide. Celui-ci a des objectifs multiples et va vous permettre entre autres de :

• Valider la faisabilité de votre projet,
• Vous donner un début de feuille de route,
• Vous permettre de solliciter des prêts bancaires,
• Vous aider à avoir des aides à la création (types financements à taux O, sur l’honneur, garanties bancaires, etc.).

Décomposer le plan de financement initial en huit étapes distinctes

Si vous n’avez pas effectué de test d’activité en couveuse, incubateur ou encore par le biais d’un portage salarial, votre plan de financement initial est parfois compliqué à évaluer ; il est facile d’omettre certains points. Voici huit points à surveiller :

1. L’évaluation des frais d’établissement comprenant la rédaction des statuts si vous êtes en société, les frais d’inscriptions divers, etc. : les différents actes liés à la création en quelques sorte,
2. Le chiffrage de tous les investissements hors taxe. Les banques ne financent que difficilement les montants TTC vous savez ? De même, les investissements HT sont importants car c’est ceux-là même qui détermineront les dotations aux amortissements,
3. Le calcul du Besoin en fond de roulement (BFR). Oui faites-le dès le départ à partir de votre chiffre d’affaires au risque de vous trouver très vite à court de trésorerie,
4. Évaluez l’ensemble de ce que l’on appelle les besoins durables, par exemple le matériel a acheté au départ que vous aurez sur 3 ans,
5. Le recensement de tous les fonds propres,
6. La détermination du besoin d’emprunt à long terme, qui permettra entre autre de financer matériel et BFR, ce dernier étant particulièrement souvent sous-estimé dans le télésecrétariat (voir plus loin).
7. Vérifiez que le montant d’emprunt est compatible avec les pratiques bancaires actuelles : Une bonne proportion de fonds propres est souvent nécessaire en 2018 (parois 1/3 du montant à financer, parfois plus).
8. Associé au plan de financement, vous mettez en place un compte de résultat prévisionnel. Vérifiez dans ce cas que le montant de l’emprunt et sa charge de remboursement ne seront pas excessifs par rapport à la rentabilité de l’entreprise. En d’autres termes, c’est ce que l’on nomme le cash-flow outre-atlantique et la CAF (Capacité d’auto-financement).

Quels points oublie-t-on souvent dans le montage d’un plan de financement initial en secrétariat ?

En général, et c’est souvent le cas pour l’ensemble des métiers, on oublie rarement ce qui est afférent à la profession. Ok, vous êtes une permanence téléphonique, vous songerez probablement à l’ensemble des postes et autocoms, aux chaises, aux bureaux et locaux… Mais n’oubliez pas non plus tout ce qui est incorporel et qui apparaît au bilan : les logiciels notamment (ils sont nombreux et souvent assignés par poste), les garanties financières de type cautions, les frais de publicité autre que légal. Pour bosser, misez à fond sur de la communication pour vous lancer : Le site internet référencé, ça coûte, les cartes de visites en revanche, c’est assez léger mais vous les intégrerez aussi. Les frais inhérents à certains clubs d’entreprises peuvent aussi être à prendre en compte.

Que faire du plan de financement établi ?

En évaluant les besoins et les ressources au départ, vous êtes en mesure à partir du compte de résultat prévisionnel découlant d’un chiffre d’affaires estimé et de votre capacité d’autofinancement, d’étudier les possibilités d’évolution de votre trésorerie sur les années qui suivent. Ce plan de financement initial se complète donc de 3 colonnes supplémentaires (la première année, l’année suivant et la troisième).

Avec cet élément particulièrement observé par les financeurs et organismes de garantie, vous pourrez juger de votre capacité de remboursement et d’évolution de votre future entreprise. Certaines entreprises et parfois certains de vos futurs clients vous paieront plus tard que prévu (fin de mois, parfois à 60 jours), ces éléments sont à prévoir initialement dans le BFR et nous vous invitons sur ce point à avoir une vision plutôt pessimiste.

Vous disposez d’une solide formation de secrétaire, avez de l’expérience que ce soit comme secrétaire de direction ou à un poste administratif reconnu ? Vous avez envie de vous lancer et de vous mettre à votre compte comme freelance ? Lisez bien cet article et les conseils liés pour essayer de mettre toutes les chances de votre côté. Pour commencer, c’est quoi créer son entreprise ?

• Secrétaire freelance, c’est quoi comme métier ?
• Ce qui permet de se lancer dans la création comme freelance
• L’innovation technologique au cœur du projet
• L’idée de s’installer freelance, penser aux tarifs
• Exploiter une franchise, un brevet dans le secrétariat
• Les moyens pour débuter une petite permanence téléphonique
• Faire un bilan personnel avant de se lancer comme secrétaire freelance

Qu’est-ce que créer son entreprise de secrétaire freelance ou de télésecrétariat ?

Entreprendre comme secrétaire freelance à partir d’une idée d’activité économique, c’est le fondement de la création d’entreprise. Comme secrétaire indépendante freelance ou comme dans toute autre activité amorcée, il faut remarquer ici deux points particulièrement :

• Il n’y a pas de bonne idée en soi, seulement celles qui peuvent être opportunément développées par les personnes. Les autres idées ne sont qu’un amoncellement de conjectures que tout à chacun a chaque jour en se levant ou en se rasant le matin. En d’autres termes, si l’opportunité est là, c’est plutôt le signe d’une bonne idée ;
• Il faut que l’idée soit en corrélation avec la remarque d’un besoin existant. En l’occurrence, et dès le fondement même de la création d’une entreprise, pensez besoin et « réponse au besoin ». Si vous avez simplement un savoir-faire à offrir sans prendre en compte cette dimension, vous n’incluez pas tout un champ utile à la création de votre activité de secrétaire : sa capacité innovatrice. Pas d’inquiétude, l’innovation, l’originalité ou la nouveauté ne sont pas une nécessité pour créer une entreprise mais ne pas trouver un angle de positionnement n’est pas bon en soi. Nous y revenons plus loin.

Ce qui vous a amené vers la création d’une entreprise de secrétariat

Revenons un peu plus sur l’idée ou plutôt les idées de création d’entreprise. Elles sont toutes très distinguables en fonction des porteurs de projets. Aucun type d’idée n’est supérieur à un autre ; l’idée technologique novatrice relayée comme géniale d’une start-up, assurément révolutionnaire et médiatisée à outrance n’a fondamentalement pas plus de forces au départ que la saisie d’une opportunité commerciale comme le fait d’avoir déjà quelques clients au démarrage de sa société ou de son entreprise personnelle.

L’innovation technologique dans le secrétariat, même comme freelance !

C’est vrai que dans le domaine, on a parfois l’impression de redondance technologique mais…Vous avez développé un système d’agenda brillant, novateur et intuitif ? Vous remplacer la gestion des appels traditionnels par un process technique original ? Vous avez développé une structure ou un logiciel permettant de simplifier et fluidifier, automatiser même toutes les tâches administratives d’une entreprise lambda ? Ok, vous faites du télésecrétariat de manière innovante d’un point de vue technique. Le conseil le plus évident dan ce cas est de faire breveter le concept. Notez toutefois que, comme dans de nombreux secteurs d’activité, la naissance d’une innovation technique est très vite reprise, rachetée souvent même par les gros du secteur. D’une certaine manière, le cycle entrepreneurial est souvent réduit au regard des autres .

Protéger son projet par le brevet est possible. Mais l’innovation technique, c’est quelque chose de bien encadré et soumis à plusieurs critères (Rendez-vous auprès de l’INPI) :

• Ce doit être une invention nouvelle,
• Ce doit être une invention réelle,
• Et caractère très propre à l’innovation, elle doit être susceptible d’application industrielle.

Bon, pour nous l’innovation c’est le sel de l’entrepreneuriat parce que vous avez besoin de vous renouveler. Rappelons que selon Schumpeter, l’innovation est au cœur de la dynamique capitaliste. Ces innovations n’ont pas forcément besoin d’être techniques au sens strict du terme. Innovez commercialement, innovez du point de vue de la communication, du marketing, de la gestion, du management ou du point de vue du produit mais… innovez et fixez-vous d’ailleurs des objectifs en la matière.

L’idée de s’installer comme secrétaire freelance parce que c’est une activité connue, les tarifs

C’est rassurant d’entreprendre à partir d’une idée que vous maîtrisez bien parce que cela correspond au métier que vous avez exercé pendant longtemps. Clairement, c’est un avantage de se lancer sur un marché que vous connaissez parce que vous l’avez pratiqué, vous connaissez les règles du jeu. Du point de vue des compétences produit/service, pas de problème. Seulement vous aurez d’autres aspects à prendre en compte qu’une secrétaire de direction ne connaît pas : Les joies du stress d’une trésorerie pas forcément au beau fixe, les besoins de rentabilité et de rémunération du freelance, le besoin de vous vendre alors que vous n’avez jamais vraiment eu à le faire. Être chef d’entreprise, c’est :

• Savoir gérer son temps et celui des autres,
• Avoir des compétences commerciales,
• Avoir des compétences métier (ou pas d’ailleurs),
• Avoir des compétences en management,
• Avoir des compétences en gestion,
• Prendre des décisions quoi qu’il arrive,
• Savoir concilier vie de famille et vie professionnelle bien plus que lorsque l’on est salarié(e).

Vous avez toujours envie ? Alors mettez toutes les chances de votre côté notamment en vous faisant accompagner sur les points vus plus hauts que vous maîtrisez mois ; faites une ou des formations au besoin et envisagez des tests d’activité avant lancement via les couveuses d’entreprises, les incubateurs, etc. L’auto-entreprise en activité principale d’emblée ne semble pas une idée probante : Ok vous avez créé et vous faites quoi après ?

Vous réfléchissez bien aux tarifs que vous allez pratiquer car s’il peut être tentant e réduire ses prix horaires ou à l’appel, il est très difficile ensuite pour une secrétaire freelance d’augmenter ses tarifs.

L’idée des autres au travers de partenariat, brevet ou de la franchise en télésecrétariat

Pas inspiré(e) par le marché sur lequel vous vous situez,  vous souhaitez toutefois gagner en autonomie. 3 solutions : la recherche de partenaires, l’achat de brevet ou de licence ou la franchise. Il existe des franchises en télésecrétariat que nous n’avons pas testées (Vous pouvez nous contacter pour échanger si vous l’avez fait). Cela dit, ce dernier point permet d’exploiter un produit et ici un service conformément à un modèle prédéfini par l’entreprise qui l’a créé. L’avantage se situe donc dans les process rodés de commercialisation, voire la notoriété de la franchise. Quelques points pour vérifier la qualité d’une franchise :

• Tout ce qui est trop accrocheur ou solution miracle ne va pas vous aider dans la démarche entrepreneuriale (En gros, de toute manière il faut se préparer à souffrir un peu en entreprenant), on ne se lance pas la fleur au fusil parce qu’à la moindre accroche, on ne sait plus agir,
• Réfléchissez à tous les avantages de la franchise ; Pouvez-vous les mettre ne place vous-même et qualitativement de la même manière ?
• Pensez aux éventuels inconvénients comme la fourniture de matériel plus cher que sur le marché (Cela arrive parfois) ; Pensez par exemple aux autocommutateurs pour les permanences téléphoniques,
• Allez voir ce qu’il en est du franchiseur auprès de la Fédération Française de la Franchise.

L’opportunité de moyens, notamment pour le cas des permanences téléphoniques et call-center

Lorsque le marché vient à vous dans les opportunités commerciales, posez-vous simplement la question de savoir si vous saurez pratiquer le métier. Oui, c’est un peu comme les effets d’aubaine liés au référencement naturel sur Google ou à la communication de haute volée sur les réseaux sociaux : les opportunités naissent de votre notoriété. Si vous avez des accointances avec la gestion administrative, vous aurez peut-être plus de mal à vous lancer dans le traitement et la gestion d’appels, voire à la création de scenari de vente pour  de la prospection commerciale. Si vous préférez la réception d’appels téléphoniques, c’est aussi une autre culture que de faire de l’appel sortant. Vous comprenez ici que la création du fait de l’opportunité de moyens commerciaux n’est pas toujours simple non plus à gérer.

Vérifiez toujours aussi que les clients arrivant sont le fait d’une tendance lourde du marché.

Vous avez la possibilité d’acheter un matériel de type autocom, standard ou tout pensivement de racheter une entreprise ? Vous êtes encore dans l’opportunité de moyens. Vérifiez dans ce cas l’état du matériel, son potentiel en cas d’innovations futures, les compétences des ressources humaines si l’entreprise comprend des salariés.

Ce que chaque entrepreneur dans le secrétariat doit faire avant de se lancer

S’armer de volonté parce que le marché est mûr, cela reste un préalable. Que ce soit pour les secrétaires indépendantes freelances, les permanences téléphoniques ou encore les télésecrétariat médicaux, d’anciens acteurs et de nouveaux arrivent sur le marché ou le quittent chaque année. Ce constat  implique également que l’on ne crée pas une entreprise « par défaut ». Ne pas trouver de travail n’est pas forcément la meilleure raison pour créer sa propre entreprise, ou alors quoiqu’il en soit, faites-vous accompagner par un organisme. Il est très compliqué dans la démarche entrepreneuriale de se motiver sur un secteur que l’on n’apprécie pas. Voyons les conseils que l’on peut prendre quoiqu’il en soit :

• Se faire accompagner pour la création, même en freelance : Cela fait près de 10 ans que le statut d’auto-entrepreneur existe mais l’on constate de nombreuses auto-entreprises « vides » ou sur-exploitées par d’autres à bas prix. En vous faisant aider (et les aides sont encore nombreuses depuis la loi Dutreil de 2004), vous pourrez envisager de développer une activité principale pérenne. Consultez les consulaires, les BGE et parfois les sociétés de portage salarial pour lancer votre activité ! Il existe aussi des indépendants pour vous aider. Faites toujours des formations pour être chef d’entreprise (personne ne l’est naturellement) et si possible sollicitez un accompagnement sur plusieurs mois, quitte à payer.
• Miser sur le réseau physique seul, c’est toujours insuffisant. Une entreprise ne grandit que si elle dispose de stratégie en marketing et communication. Pensez également que les donneurs d’ordre dans le métier se tournent aujourd’hui beaucoup sur le web pour rechercher l’information. Google pour la réponse au search, les réseaux sociaux pour la suggestion (notamment Linkedin)... Let’s go on digital ;
• S’organiser pour mieux aider à l’organisation des clients. Vous devez être de ce point de vue irréprochable car la gestion du temps est votre métier. Offrir ce service est donc lié à la condition que vous savez vous prendre en main pour orchestrer votre temps et celui des autres ;
• Sollicitez des aides financières pour boucler votre business plan. Celles-ci sont beaucoup plus facilement accessibles à la création (en fait avant la création). Nous aurons l’occasion de revenir sur ces aides qui peuvent être également sociales ou fiscales. Que se passerait-il si vous n’aviez pas ces aides ? Posez-vous cette question…

Nous sommes conscients que le pourquoi appartient à chacun. Et vous, qu’est-ce qui vous motive dans l’entrepreneuriat ?

Le télétravail a longtemps été un parent pauvre de la législation en matière de travail. Bien avant l’ère d’Internet, cette forme assez novatrice du management et des ressources humaines faisait l’émule de quelques sociétés et entreprises en France et dans le monde. Toutefois, en France, des règles et surtout l’article Article L1222-9 du code du travail issu de la loi du 22 mars 2012 ont permis de définir un vrai cadre juridique à cette manière de travailler. Découvrons ici une petite définition de ce pas si nouveau mode de vie qu’est le télé-travail.

Définition du télétravail, c’est quoi ? Quel cadre légal ?

Le télétravail représente « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci »*. Indépendamment du cadre salarial, le télétravail est considéré aussi parfois à tord aujourd’hui comme une forme de sous-traitance auprès des entreprises. C’est notamment le cas de nombre de télésecrétaires qui ont choisi de devenir secrétaire indépendante pour le compte de plusieurs structures. Le principe de la loi est donc de protéger le télétravailleur contre les abus potentiels d’employeurs. Ainsi :

Le refus d’accepter un poste de télétravailleur n’est pas un motif de rupture du contrat de travail.

Le contrat de travail ou son avenant précise les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail.

A défaut d’accord collectif applicable, le contrat de travail ou son avenant précise les modalités de contrôle du temps de travail.

Nous avons donc ici un cadre légal très clair qui oblige une contractualisation par contrat de travail. Les conséquences sont donc nombreuses et soumises sinon à la convention collective, aux principes généraux de l’embauche d’un salarié pour lequel il peut exister par exemple une période d’essai. La loi El Khomri d’août 2016 est venue précisé certains points comme la possibilité d’user d’accords collectifs ou de chartes pour l’encadrement du télétravail.

Historiquement, le télétravail s’est développé avec l’émergence de grands centres urbains où la circulation congestionnée se révèle être une entrave à la circulation des salariés sur leur lieu de travail, aux développement d’outils technologiques personnels comme le téléphone portable ou encore l’ordinateur personnel mais aussi des outils de gestion du temps dématérialisés.

Peut-on envisager le télétravail dans le télésecrétariat ?

Si l’on part du principe que le ou la secrétaire est détaché(e) et bénéficie de mesures adéquates matériellement, légalement, conventionnellement accepté par les deux parties, oui. Le télésecrétariat permet ainsi pour un ou une freelance d’être au service d’une entreprise en particulier. A charge ensuite de vérifier que la multiplication de contrats n’entache pas la durée légale du travail par exemple.

L’article L-122-10 donne plus d’éclaircissements sur les obligations de droit commun des salariés en situation de télé-travail ; L’employeur est ainsi tenu :

1. De prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci ;
2. D’informer le salarié de toute restriction à l’usage d’équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions ;
3. De lui donner priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles et de porter à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature ;
4. D’organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail ;
5. De fixer, en concertation avec lui, les plages horaires durant lesquelles il peut habituellement le contacter.

L’impact du RGDP pour le télétravail

Le RGPD ou Règlement Européen sur la Protection des données nécessite une traçabilité et une transparence des communications accrues, notamment sur le plan de la sous-traitance. Le télétravail dont la nature même du fonctionnement nécessite l’échange de données qui peuvent avoir un caractère personnel est donc particulièrement impacté par cette loi qui entre en vigueur le 25 mai 2018. Prouver la conformité de la gestion des données devient ainsi un impératif pour tous les freelances et bien entendu tous les salariés détachés dans le cadre du télétravail. Il appartient ainsi de réfléchir à l’usage d’accords collectifs ou de chartes (Loi d’Août 2016) permettant d’assurer la conformité au regard de la RGPD du télétravail.

Un besoin donc de conformité qu’il est bon de prendre en compte si vous souhaitez garder vos marchés.

* Sources : Legifrance – Lenetexpert.fr

Les télésecrétariats existent depuis les années 80 particulièrement, à l’époque où l’externalisation des tâches administratives est apparue. Généralement employés par des entreprises pour leur propre compte, le télésecrétariat est une forme de sous-traitance directe au profit du client donneur d’ordre. Petit retour sur la définition du métier, souvent soumise à interprétations.

Définition du télésecrétariat

Un télésecrétariat ou télé-secrétariat est généralement une entité autonome ou semi-autonome dépendante d’une entreprise ou non dont la fonction est de traiter un ensemble de tâches administratives , commerciales et téléphoniques à distance. Participant du concept de télétravail, le télésecrétariat peut disposer de spécificités en fonction de la formation des télé-secrétaires comme la gestion d’une permanence téléphonique, la spécialisation dans le télésecrétariat médical ou encore dans la prospection commerciale sous forme de call-center.

Quelles sont les fonctions des télésecrétaires ?

Autonomes et rigoux(se)s, les télé-secrétaires ont pour but de répondre aux besoins de différentes entreprises en réalisant différentes tâches dont les critères sont :

• L’externalisation pour réduire les coûts et remplacer par exemple une secrétaire « in house » souffrante,
• La dématérialisation des actions réalisées et notamment la dématérialisation et l’archivage de documents,
• La flexibilité ; Que ce soit dans le cadre de permanence téléphonique, de démarchage commercial ou de traitement documentaire, les heures de travail snt le plus souvent décallées ou aheurées. On pense ainsi aux télésecrétaires médicales réceptionnistes d’appels téléphoniques d’astreinte le lundi matin.

Les fonctions exercées dans un cadre entrepreneurial où le télésecrétariat composée d’1 à quelques salariés nécessitent une grande écoute et des astreintes horaires particulièrement souples pour répondre aux besoins des entreprises et professions libérales clientes. Dans tous les cas, une solide expérience et une formation adéquate en secrétariat sont nécessaires.

Le télésecrétariat comme call-center

Particulièrement apprécié pour le démarchage commercial des entreprises, les call-centers s’opposent dans la tradition aux permanences téléphoniques proposant de la réception d’appels. Il s’agit ici de promouvoir une offre ou une action commerciale d’un tiers en appelant des abonnés ou une liste de prospects laissés par celui-ci. La traçabilité des informations fournies nécessite outre une confidentialité qui peut être écrite sous forme de charte ou de contrat, un suivi particulièrement assidu des règles et lois en matière d’informatique et liberté. Les télésecrétariats et call-center particulièrement sont parfaitement concernés par le règlement européen sur la protection des données (RGDP). Par ailleurs, il est ici possible d’obtenir des conseils précieux en termes de marketing de la part des professionnels qui préparent les scénari d’appels.

le télésecrétariat détaché comme pôle administratif

Très largement répandu et souvent le fruit de secrétaires expérimentées désireuses de s’installer à leur compte, les télésecrétariats à caractère administratif n’échappent pas aux règles de confidentialité ni à la RGDP. En revanche, le métier consiste cette fois-ci à être plus en mesure d’accompagner les entreprises vers la frappe de document, l’archivage, voir la réception plus sporadique d’appels téléphonique. Homme ou femme à tout faire, le télésecrétariat est ici l’occasion pour l’artisan, la profession libérale, la TPE de faire des économies en matière de gestion administrative. En aucun cas le ou la télésecrétaire ne peut se substituer à un comptable et un expert-comptable. La profession est donc réglementée par défaut.

La permanence téléphonique, l’autre nom du télésecrétariat pour la réception d’appel

Il existe enfin des pools de télé-secrétaires dont la fonction est de répondre au téléphone. Nous ne sommes plus ici dans e traitement d’appels téléphoniques sortants mais dans l’accueil téléphonique. Ces plateformes téléphoniques externalisées sont reconnues pour embaucher à l’étranger, dans des pays francophones mais nombre d’entre elles sont présentes sur le territoire. Toutes sont équipées de matériel informatique assez développé pour la gestion des appels mais aussi pour la gestion des agendas. L’acquisition la plus importante et donc l’investissement à prévoir pour ce type de service est très généralement l’autocommutateur téléphonique (appelé dans le métier « autocom »).

Ce dernier est un type de standard permettant de gérer les communications internes et externes d’un ensemble de postes. En pratique, il est alors possible de faire des conférences téléphoniques, de renvoyer des appels, de transférer des appels, de gérer des fils d’attentes y compris en créant un système de pré-décrochage (musique d’attente et message personnalisé en fonction de l’appel entrant), réception de SM, MMS, de textes. La précision du client appelé est ainsi un must-have pour les télésecrétaires de permanences téléphoniques.