Nous avons déjà évoqué la nécessité de travailler sa visibilité sur Internet et vous n’êtes peut-être pas sans savoir que nous proposons un service d’annuaire gratuit en ligne pour les métiers de télésecrétariat et de permanence téléphonique. Il vous suffit de vous rendre dans la bonne rubrique de ce site pour vous inscrire si c’est votre métier que de faire du secrétariat. Mais au-delà, l’annuaire a toujours eu une histoire intime avec le Web, du classement des sites Internet au début à l’aide qu’ils représentent pour le référencement naturel encore aujourd’hui, ce système proposant l’agrégation de fiches métiers donne un supplément de visibilité à chaque profession et surtout à chaque entreprise. Aujourd’hui, noyer le web de fiches métiers n’a peut-être pas trop de sens mais bénéficier de liens de qualité vers son site Internet, oui. Alors que penser des annuaires ?

• Un annuaire web,c’est quoi ?
• Les annuaires de qualité
• Exemple de l’annuaire pour photographes
• Le point de vue des SEO

Qu’est-ce qu’un annuaire Web ?

Un annuaire n’est pas forcément le bottin ou son homologue très célèbre que vous retrouvez sur Internet. Un annuaire est avant tout un site Internet où l’on retrouve catégorisées des fiches métiers, le plus souvent accompagnées d’un lien vers le site Internet de la personne qui inscrit son entreprise. Il existe des annuaires réputés gratuits et des annuaires où s’inscrire représente un coût. Il peut être intéressant parfois de payer des prestataires pour être mis en avant. Et certains métiers sont particulièrement démunis en matière de communication digitale. Parfois, un annuaire de qualité vaut mieux qu’un site fabriqué trop rapidement sur l’une des plateformes que vous avez déjà pu voir à la télé ou sur les réseaux sociaux.

Existe-t-il des annuaires de qualité sur Internet ?

D’abord, il faut se demander ce que c’est que la qualité. Et pour observer celle-ci, il faut se poser la question de l’objectif. Pourquoi aurai-je intérêt à placer ma fiche entreprise dans tel annuaire ? A cela, il y a plusieurs réponses possibles comme le fait de disposer d’un lien de qualité vers son site Internet ou bien encore de bénéficier d’un trafic issu de celui-ci, ou encore d’avoir des avis de consommateurs pour les aider dans le choix de vos prestations de services ou biens de consommation. En d’autres termes, il faut tirer un bénéfice de la publication de la fiche auprès de l’annuairiste (c’est le nom donné à celui ou celle qui tient l’annuaire).

Prenons l’exemple d’un annuaire pour photographes

Si vous inscrivez votre site web dans un annuaire avec de belles métriques dans la catégorie photographe, vous bénéficierez d’un lien d’une catégorie qui parle de photographies. Si vous inscrivez votre site Internet dans un annuaire dédié aux photographes, vous aurez une fiche parmi d’autres traitant de photographie et du métier, c’est déjà mieux. Par contre, si vous inscrivez votre site et que vous construisez une fiche très complète de manière à réaliser un mini-site dans une catégorie d’un site Internet aux fortes métriques et au volume de pages conséquent (avec blog, etc.), vous améliorez le potentiel de visibilité et de diffusion du jus web. = Un photographe culinaire aura une fiche différente d’un spécialiste des mariages ou de la mode. La région et la localisation sont également un sujet à traiter car pour un tel métier de service, on fait appel le plus souvent aux prestataires locaux ou proches.

La qualité d’une fiche métier du point de vue SEO

Le SEO c’est le Search Engine Optimization, un ensemble de techniques dites de référencement pour faire en sorte d’avoir les pages de son site Internet sur des recherches d’Internautes dans Google et dans les autres moteurs de recherche.

Les référenceurs pourront en témoigner, plus vous mettez de contenu sur votre fiche Internet à publier dans un annuaire, plus vous augmentez vos chances de visibilité. Pour présenter votre activité, les photographe en sont conscients, rien de tel que de présenter les services mais aussi les réalisations. Toutefois, sur les annuaires en particulier, si vous souhaitez rendre efficace l’outil, il vous faudra compléter grandement la fiche qui vous est proposée. Un volume de 350 mots par page si c’est possible est un très bon moyen d’augmenter vos chances d’êtres vu dans Google par exemple. Pour ce qui concerne telesecretariat.fr, nous exigeons avant toute publication sur notre annuaire de secrétaires que la fiche soit correctement remplie pour assurer la qualité de l’ensemble. Nous ne pourrions être premier autrement sur un tas de sujets dans Google sans un minimum de qualité de votre part. Dans la rédaction, essayez de partir d’éléments généraux et de préciser dans des paragraphes dédiées et séparés quand cela est possible par des sous-titres les différents points précis que vous souhaitez aborder. N’oubliez pas que les prospects les plus chauds vous lisent en entier !

De plus, il est tout à fait possible que l’annuairiste ne valide pas votre fiche si celle-ci a été réalisée sur un autre annuaire ou si elle est trop pauvre en contenu. C’est à sa discrétion !

Un secrétariat téléphonique médical est en fait un standard téléphonique comprenant une ou plusieurs télésecrétaires médicales. L’autre nom le plus employé pour ce type d’activité est le télésecrétariat médical mais on parle également de permanence téléphonique médicale. Cette spécificité se traduit par un accueil au téléphone différent des autres secrétariats. Les personnes qui répondent au téléphone sont le plus souvent formées à apporter des réponses plus précises pour la prise de rendez-vous, la compréhension des besoins d’urgence aussi dans le milieu médical.

• Comment fonctionne un secrétariat téléphonique médical et son accueil ?
• Les tarifs proposés
• Critères de choix pour les médecins et professionnels de santé

Comment fonctionne un secrétariat téléphonique médical ? L’accueil téléphonique ?

Pour le compte de clients issus des professions libérales médicales et para-médicales, un secrétariat téléphonique médical réceptionne les appels aux heures les plus importantes dans l’activité du professionnel. Par exemple, les médecins généralistes préfèrent généralement déléguer la gestion de leurs appels et de leur agenda lors des pics téléphoniques de pointe, à savoir le matin et principalement le lundi matin. C’est un bon moyen pour eux de bien assurer leurs consultations, de se déplacer pour les visites médicales, lors des permanences de soins. Ce fonctionnement de délégation de la réception du téléphone se fait par le biais d’un transfert de la ligne téléphonique.Un autocom est utilisé par les professionnels du secteur.

En respectant ensuite les consignes du professionnel de santé, les télésecrétaires médicales peuvent répondre aux appels sans trop tarder (les délais avant décrochage doivent être plus courts que pour d’autres permanences), inscrire les rendez-vous dans ce qui est le plus souvent un agenda en ligne, le tut via une réponse personnalisée dès le décrochage.  En général, un secrétariat téléphonique médical est employé pour les pics d’activité, ou également pour remplacer une secrétaire médicale en congé, le tout durant une amplitude horaire forcément plus importante que le secrétariat téléphonique médical est grand. Les plus belles permanences ont de nombreuses télésecrétaires qui répondent toutes selon un process d’accueil téléphonique millimétré.

Secrétariat téléphonique et tarifications possibles pour les professionnels de santé

Nous l’avons vu précédemment, cette activité est très spécifique. Elle prend en compte des budgets d’installation comme l’autocom, les standards de réception d’appels, des outils informatiques et des logiciels. Mais l’amplitude horaire tout à fait en adéquation avec les professionnels de la santé et médecins fait que les télé-secrétaires sont souvent nombreuses par plateforme téléphonique. Il en ressort que la tarification peut fortement évoluer en fonction de ces critères. Mais moins de secrétaires médicales par exemple suppose un rallongement du pré-décrochage téléphonique et donc le risque d’une perte d’appel. En conséquence de quoi, certaines plateformes de secrétariats téléphoniques proposent des forfaits à la journée, à la semaine voire au mois alors que d’autres partiront plus volontiers sur le coût au décrochage téléphonique. Enfin d’autres travaillent au rendez-vous enregistré. Les locations logicielles peuvent également parfois faire l’objet d’une facturation. Vous le comprenez aisément ce sont potentiellement des questions à poser sur le mode de fonctionnement du secrétariat téléphonique médical afin d’avoir une idée précise de la qualité/prix.

L’amplitude horaire, les consignes et autres critère importants pour les professionnels de santé

Outre une réponse rapide aux appels comme vu plus haut, les médecins généralistes, les spécialistes, les diététiciens, les kinésithérapeutes, les ostéopathes, les pédicures-podologues et les autres professions para-médicales ont besoin de travailler en horaires décalés. L’amplitude horaire d’ouverture du secrétariat téléphonique médical est donc primordial pour ces activités de professions libérales d’autant que les appels peuvent affluer à certaines heures. La réponse suivant les consignes est également essentielle d’un point de vue légal. Pas question que dans un télésecrétariat médical une secrétaire fasse de la prescription médicale, même pour une aspirine ! Les managers de télésecrétaires y sont très attentifs. Veiller donc à l’expérience des professionnels qui réceptionnent les appels est important. Ceci doit immanquablement entrer dans la balance de décision pour faire un choix auprès des différents professionnels.

Par définition, un secrétariat libéral est une entité qui peut être privée et qui s’apparente au télé-secrétriat. Dans les faits, c’est une personne ou une équipe qui gère de manière autonome, pour l’essentiel en sous-traitance, les tâches administratives, les appels et l’accueil téléphonique, parfois la partie commerciale (surtout dans le démarchage) des entreprises donneuses d’ordre.

• Sous-traitance de tâches en étant secrétaire libérale
• Comment lancer un secrétariat libéral ?
• Obligations en libéral : Responsabilité Civile et ouverture de compte professionnel
• Formation pour débuter dans le métier ?

Sous-traiter des tâches et micro-tâches à un secrétariat libéral

Lorsque une société (TPE, PME pour l’essentiel) est en surcharge d’activité ou lorsqu’une secrétaire n’est pas disponible pour de multiples raisons (congés maladie, maternité ou congés tout court), l’entreprise peut vite se retrouver avec une surcharge d’activité, créant parfois même des déséquilibres dans la productivité des équipes de l’entité.

Solutionner par de la sous-traitance s’impose le plus souvent, à défaut de recruter et d’embaucher du personnel (même en CDD pour lequel une surcote de charge existe en cas de contrat court, ou même en interim qui peut également coûter un peu plus cher en dépit de la flexibilité appréciable). Dans ces cas qui peuvent donc être stressants pour les entreprises concernées, le secrétariat libéral apparaît le plus souvent comme une bonne réponse.

La sous-traitance implique de la rigueur, une discipline sur soi et potentiellement des horaires décalés. En effet, la flexibilité est l’une des grandes caractéristiques du télétravail et de la sous-traitance en général.

Comment se lancer dans le secrétariat libéral et devenir secrétaire indépendante ?

On parle de secrétaire libérale d’abord parce que certaines tâches relèvent des URSSAF. Nous sommes dans ce cas dans une activité de profession libérale non réglementée.  Mais s’inscire aux URSSAF ou dans n’importe quel autre CFE d’ailleurs implique de se préparer à être chef d’entreprise. Il existe bien entendu des dispositifs plus souples pour démarrer comme la couveuse d’entreprise ou le micro-entrepreneuriat mais il n’en reste pas moins qu’en travaillant en sous-traitance pour d’autres professionnels, le secrétariat libéral doit répondre de quelques obligations.

La Responsabilité Civile et le compte professionnel pari les multiples obligations

Même en micro-entreprise, une secrétaire libérale doit être équipée d’une RC Pro auprès d’une assurance ne serait-ce que pour justifier du traitement des données, pour obtenir des marchés, pour répondre aux normes. De la même manière, la nouvelle réglementation RGPD impacte aussi l’activité d’un secrétariat libéral qui travaille en sous-traitance. Renseignez-vous sur ce sujet qui pourra possiblement faire l’objet d’une prestation auprès des entreprises.

Un professionnel se doit d’être équipé d’un compte professionnel auprès d’une banque. Parfois, les assurances proposent également des solutions d’ouvertures de compte et l’activité est exercée également sur Internet (en ligne), de quoi ouvrir un peu le marché parce que les frais de compte professionnels sont plus élevés que pour un particulier, incontestablement.

Parcourez notre blog pour trouver quelques astuces afin de bien démarrer !

Si vous souhaitez vous lancer, nous vous invitons également à suivre ces quelques conseils pour se lancer comme secrétaire indépendante freelance.

Le savoir-être dans le métier de secrétaire libéral, au sein d’un secrétariat

La flexibilité est ce qui le plus recherché dans ce métier. Que ce soit pour être embauché(e) comme secrétaire libérale ou pour pour travailler « in house », par exemple au sein d’une clinique, d’un cabinet médical ou d’une profession libérale, il faut que la personne puisse être souriante, accueillante, à l’écoute des problématiques rencontrées, parfois des malades en situation de détresse. Si l’écoute active est une vraie qualité, la ponctualité et l’initiative peuvent être aussi un grand bonus pour l’employeur et le client. Si le ou la professionnel dans un secrétariat libéral travaille à la communication, ou en lien avec un service marketing, une dose de créativité sera également souhaitable. Ce qui est intéressant dans tous les cas, c’est qu’il est possible de bien se spécialiser à l’instar des assistante secrétaire indépendante.

L’accueil est primordial mais la discrétion l’est autant. N’oublions pas ici que nous sommes dans un métier de service. A ce titre, l’accompagnement est plus la norme au point que certain(e)s secrétaire(s) s’essayent même au coaching. Vous l’avez compris, votre savoir-être détermine en grande partie la réussite du projet professionnel.

Les formations pour devenir secrétaire libérale

Si vous êtes sur le point de rechercher une formation adéquate pour ce métier, il est possible de passer des DUT, des BTS secrétariat (entre autres) qui peuvent être complétés éventuellement par une formation secrétaire médicale dans certains cas.Cette formation permet en effet de savoir traiter avec plus d’à-propos l’accueil au téléphone  en vue de travailler en permanence téléphonique ou même au sein d’un cabinet médical (y compris avec une spécialité). C’est en poursuivant sur une expérience significative qu’il est ensuite possible d’envisager de se mettre à son compte, accompagné(e) à la création bien entendu.

Nous avons déjà abordé à plusieurs reprises les difficultés de certaines entreprises, notamment les TPE et petites PME concernant leur organisation. Elles peinent parfois à s’organiser lorsqu’une assistante n’est pas là pour une raison ou une autre (congés ou maladie en particulier). En outre, recruter une secrétaire rapidement n’est en général pas facile en dépit du fait que les services rendus sont un besoin au quotidien. L’absence d’une telle personne dans une équipe peut donc entacher l’efficacité et la productivité de l’ensemble du groupe. Mais quel est ce métier d’assistante indépendante ?

1. Définition du métier
2. Formation assistante indépendante
3. Rémunération, commbien gagne-t-on ?

Définition du métier d’assistante indépendante

Par définition, un assistant ou une assistante administratif(ve) réalise dans une entreprise ou à distance des travaux administratifs, du classement ainsi que des actions commerciales pour le compte d’un client qui le/la rémunère comme prestataire de service. Pour être indépendant(e), l’assistant(e) (métier très féminisé mais où certains hommes tirent leur épingle du jeu) doit avoir une grande expérience « in house » et une formation adéquate.

Son intervention dans l’entreprise ou la société peut se faire en raison de l’absence (comme évoqué plus haut) de l’assistant(e) attiré(e), parce que l’entreprise a une montée en charge d dossiers à traiter, parce que l’assistant(e) in house n’a pas la possibilité de gérer plus de dossiers et que ce n’est pas intéressant d’embaucher une personne supplémentaire. C’est en quelque sorte un synonyme du métier de secrétaire indépendante (Mais son intervention peut être plus large et moins spécifique aux tâches administratives).

Quelle formation pour une assistante indépendante ?

Pour partir dans la création d’une activité indépendante comme assistante ou secrétaire indépendante, nous vous conseillons quoiqu’il en soit de vous faire accompagné(e) par des professionnels. En général, les personnes qui se lancent ont au moins une expérience significative et des diplômes en poche à la manière d’une secrétaire de direction. Voici quelques formations qui mènent à ce métier comme d’autres permettent d’envisager de se former comme secrétaire médicale :

Un Bac PRO Gestion-Administration ou un BAC STMG (Sciences et technologies du management et de la gestion) paraissent une base. Souvent, ces Bacs sont accompagnés de formations BAc+2 à BAC+3. Les BTS pour devenir en premier lieu secrétaire de direction sont tout à fait envisageables : Le BTS AG (Assistant de gestion PME/PMI) ou Assistant Manager (AM) qu’il est possible de faire dans de nombreux lycées techniques peut tout à fait convenir.

L’université, notamment les IUT peuvent s’envisager également. Le DUT GEA (Gestion des entreprises et Administrations) qui peut avoir une option comptabilité est une voie royale mais il existe aussi le DUT CJ (pour les carrières juridiques ; ce qui peut être un point fort sur le CV) ou encore le DUT GACO (Gestion administrative et commerciale, des sujets idoines pour l’assistante indépendante). Mais évidemment, de nombreux professionnels se lancent parce qu’ils ont avant out une expérience significative.

Au besoin, et si vous souhaitez le faire vous-même, rendez-vous auprès des consulaires, professionnels de la création d’entreprise, portage salarial ou couveuses d’entreprise !

Combien gagne un(e) assistant(e) indépendant(e) ?

Les gains, revenus et chiffres d’affaires sont variables. Il faut considérer toutefois que de nombreux professionnels peinent à améliorer la rentabilité de leur établissement parce que plusieurs facteurs entrent en jeu :

• La concurrence est présente,
• Les entreprises, si elles ne recrutent pas, essaient également de réduire les charges et la consommation intermédiaire,
• La communication réalisée est insuffisante.

Pour palier à cela, il est important de préciser des champs de compétence spécifiques, de travailler sur la communication de savoirs-faire plus spécifiques. Être une aide dans la communication de l’entreprise cliente ou proposer une assistance à caractère juridique (attention toutefois à l’exercice d’activités illégales) peut permettre de se différencier et même d’augmenter ses tarifs en vue d’avoir des gains de rentabilité. Rares sont les entrepreneurs assistants indépendants qui se lancent aujourd’hui et gagnent pou débuter plus du SMIC.

Vous êtes chef d’entreprise ou souhaitez créer votre entreprise et vous vous posez cette question légitime : Dois-je plus me fier au calcul du chiffre d’affaires ou à celui bénéfice ? En réalité, le chiffre d’affaires prévisionnel va conditionner pour une grande part (mais une part seulement) le bénéfice que vous obtiendrez. Nous avons déjà évoqué à maintes reprises dans ce blog les subtilités des charges, des coûts variables, etc. Mais comme indicateur, dois-je plus me fier au chiffre d’affaires ou aux bénéfices ? En réalité, cela dépend de l’usage, de la prévision ou de la réalité observée de l’entreprise. Explications.

L’indication de la rentabilité par les bénéfices est-elle meilleure ?

Vous êtes un gestionnaire, un admirateur de la comptabilité voire de la fiscalité. Vous avez raison de vous inquiéter des bénéfices. de toute manière, aucun chef d’entreprise ou actionnaire d’une entreprise ne travaille ou finance une activité pour la gloire. Il faut que ce soit rentable. Et ce, pour plusieurs raisons. La première et la plus légitime concerne la rémunération des dirigeants. Si vous êtes un Travailleur non salarié ou si vous avez opté pour des revenus sur les bénéfices générés par votre business, nul doute que cet indicateur de bénéfices est essentiel. D’abord parce que l’on a besoin de vivre, ensuite parce que l’on souhaite se conforter à l’idée que ce que l’on entreprend vous apporte des fruits, enfin parce que si vus souhaitez vendre un jour, il vous faudra proposer des bilans attractifs dans une très grande majorité de cas.

Si la rentabilité n’est pas directement liée à la trésorerie, des résultats déficitaires sur plusieurs années conduisent à une diminution des ressources au bilan et possiblement à la nécessité d’apporter en compte courant ou via d’autres ressources permanentes comme le crédit bancaire.

En quoi le chiffre d’affaires nous donne-t-il une estimation de la bonne santé de l’entreprise ?

Dans de nombreux cas, les observateurs se réfèrent au chiffre d’affaires réalisé plutôt qu’aux prévisions. Toutefois, c’est bien le chef d’entreprise qui doit s’intéresser à ces dernières car elles garantissent en partie des mouvements de flux touchant la rentabilité mais aussi la trésorerie de l’entreprise. Plus de chiffre d’affaires, c’est souvent plus de BFR (voir à ce propos notre article sur le calcul du BFR), mais aussi plus souvent l’opportunité d’espérer de la trésorerie supplémentaire. Dans la négociation d’un prêt avec une banque, le chiffre d ‘affaires est intégré, de même que pour la cession dans de nombreux cas; C’est en effet une part de marché et en soi une donnée économique très attendue.

Deux chefs d’entreprises se jaugent par leur activité, leurs capitaux peut-être mais souvent par leur chiffre d’affaires exprimé hors taxe. Voici donc en plus de son utilité légitime pour le bon fonctionnement de l’entreprise, une donnée que l’on peut qualifier aussi parfois de vanity metric.

Il faut indépendamment analyser chiffre d’affaires et bénéfice

La meilleure opportunité pour un analyste est de faire un rapport entre le chiffre d’affaires et le bénéfice au regard du secteur d’activité. Mais au-delà de cette question, si l’on prend par exemple les besoins de cession ou de reprise d’une entreprise, chiffre d’affaires et bénéfices participeront différemment aux négociations. L’analyse d’un bénéfice peut être la cible de criques autant que le volume des ventes.

Vous êtes sur le point de vous lancer dans la création de votre entreprise, vous êtes peut-être passé(e) en couveuse d’entreprise à l’essai ou vous vous dirigez vers la micro-entreprise ? Il n’en reste pas moins que vous avez intérêt à bien estimer votre plan de financement sur la première mais aussi sur les deux années suivantes au minimum. En effet, l’un des points cruciaux d’une entreprise au démarrage est de nature financière : la trésorerie et surtout la capacité d’auto-financement. Cette dernière est en effet nécessaire pour en quelque sorte réinjecter du kérosène dans le moteur de votre entreprise. Pour assurer la chose, outre le fait de générer du chiffre d’affaires et un minimum de rentabilité, il va vous falloir développer vos apports sonnants et trébuchants mais aussi souvent solliciter d’autres ressources financières (des ressources permanentes inscrites à votre bilan) issues d’organismes financiers comme les banques.

Le béaba de la négociation de votre crédit avec les banques

Ne pas venir avec les mains vides. Alors il est vrai que si vous disposez de nombreuses liquidités, d’assurances vie notamment, vous pourriez vous retrouver dans des situations où le banquier vous accorde des prêts avec des garanties associées très favorables, voire des prêts in fine. Après tout, nous sommes sur ce point sur le secteur libre du marché bancaire. Mais lorsque votre projet monte en investissements et qu’il faut donner des garanties plus spécifiques pour le lancement de son activité car vos liquidités personnelles ne sont pas là pour les couvrir, la négociation commence.

En 2018, vous avez intérêt à négocier un emprunt si l’on considère les taux extrêmement bas

Et pour négocier, vous aurez besoin soit de faire appel à un courtier pour le montage financier et la négociation auprès des différentes banques, soit de monter vous même le dossier en prenant soin d’être réaliste dans les prévisions et surtout le prévisionnel sur trois ans que vous présenterez (il doit notamment disposer des documents suivants: Le plan de financement avec le montant emprunté, un compte de résultat prévisionnel, un plan de trésorerie, une méthode de détermination du chiffre d’affaires, le calcul du seuil de rentabilité, l’analyse du marché, le projet e bail non signé (attendez les accords avant de signer !)  s’il y en a un,  les factures des investissements, les pièces justificatives personnelles pour l’ouverture du compte, les pièces,liées à la création de la société au besoin (projets de statuts notamment) à l’exception de l’inscription réelle (il vous faudra avoir tous les accords pour lancer officiellement votre entreprise).

Solliciter des prêt à taux zéro pour négocier avec les banques

Comme dans le cas de prêt immobilier, il existe des prêts à taux zéro pour les créateurs d’entreprise ; Ce sont surtout des prêts d’honneur accordés par les plateformes d’Initiative Locale (Les PFIL) par exemple. Ces prêts ç taux zéro viennent généralement gonfler le montant de l’apport du chef d’entreprise ou des associés qui le composent, créant ainsi une sorte d’effet de levier qu’il est bon de stipuler également dans le plan de financement.

A partir de ce business plan constitué, faites quelques tests d’entretien avec des banques éloignées de vos intentions. C’est important de tester sa capacité à convaincre des fianceurs et finalement, c’est bien la banque qui a intérêt à faire une ouverture de compte avec vous. Soyez fort(e) et convainquant dans vos intentions et montrez que vous allez générer suffisamment de flux de trésorerie pour les intéresser. Par ailleurs, sollicitez des entretiens avec des conseillers professionnels auprès de votre banque personnelle mais ailleurs aussi. Ne pas mettre ses œufs dans le même panier a pas mal d’avantages à la longue. N’oubliez pas non plus qu’une banque a intérêt à vous placer autant de produits que possible. Et le premier d’entre eux, le plus important dans leurs chiffres mensuels, c’est la création de comptes bancaires.

Les points chauds dans l’emprunt bancaire pour création d’entreprise à étudier dans la négociation

Si vous avez des offres, qui normalement arrivent assez vite (Si ce n’est pas le cas, allez voir ailleurs), ne vous contentez pas d’étudier le taux d’intérêt. De toute manière, il est déjà extrêmement bas ces temps-ci. Assurez-vous des garanties demandées avant tout. Les garanties caution personnelle sont monnaie courante ; Si c’est une caution simple, ça va encore ; Si c’est une caution solidaire, c’est au contraire très ennuyeux en cas d’échec de votre entreprise. N’oubliez pas de solliciter des garanties d’État et celles offertes par d’autres tiers comme la Garantie FGIF, le PCE (via la BDPME), etc.

L’assurance emprunteur est le sujet sur lequel les banques tentent de gagner de l’argent actuellement du fait des taux bas. Si votre taux d’intérêt (fixe de préférence) est faible, le montant de l’assurance à payer chaque mois peut représenter une forte somme. Savez-vous que vous pouvez renégocier chaque année celui-ci ? Par ailleurs, si la banque n’est pas obligée de vous accorder le prêt si vous ne souhaitez pas souscrire l’assurance chez elle, vous avez un moyen de pression auprès du conseiller professionnel du fait que vous n’ouvrez pas de compte non plus. L’un dans l’autre, ne vous précipitez pas sur l’accord de prêt sans avoir étudié cette question.

Par définition, les besoins constatés d’une entreprise naissent du décalage dans le temps entre les paiements et les encaissements à effectuer au sein des entités. Afin d’assurer le développement et le fonctionnement quotidien d’une société ou d’une entreprise quelconque, il s’agit pour cette dernière d’engager des frais qu’elle doit le plus souvent payer avant d’avoir encaissé les recettes générées par l’élément concerné qui peut être l’achat de matériel, l’achat de matières premières ou des besoins de sous-traitance, etc. Pour mieux comprendre le phénomène des besoins de l’entreprise, on évoque avant tout la notion de cycles de l’activité mais il faut également évoquer les différents types de besoins de financement.

1. Les principaux cycles de l’entreprise ou de la société
2. Exemple de bilan fonctionnel
3. Exemple de bilan comptable
4. Tableau représentant un bilan fonctionnel
5. Types de besoins de financement
6. Liés à l’investissement
7. Liés à l’exploitation
8. Le BFRE ou BFR qui en découle

Quels sont les principaux cycles de l’activité d’une entreprise ?

En réalité, on parle essentiellement de trois types de cycles d’activité. En touts les cas, comptables et gestionnaires surtout s’accordent sur ces points :

1. Le cycle d’investissement représente ainsi l’ensemble des opérations liées à l’acquisition de biens durables (et nécessaires) à la création d’entreprise, à son développement ou même à sa survie. Il se réfère ainsi comptablement aux éléments d’actifs du bilan que sont les immobilisations corporelles, incorporelles et financières. Notez que ces éléments peuvent se trouver aisément aussi sur le plan de financement de l’entreprise.
2. Le cycle d’exploitation typique du compte de résultat est lui un ensemble d’opérations courantes d’approvisionnement, de commercialisation, de fabrication des biens et services dont la durée varie avec l’activité évolutive de l’entreprise. En d’autres termes, le Chiffe d’affaires impacte pour partie ce cycle.
3. Le cycle de financement marque l’ensemble des opérations liées au cycle d’investissement (également appelé ressources stables), aux cycle d’exploitation (Les ressources d’exploitations qui sont comme nous le voyons plus loin des dettes en réalité).

Pour bien synthétiser ces différents cycles d’activité de l’entreprise, on utilise le plus souvent le bilan comptable pour établir un bilan fonctionnel pour l’entreprise.

Exemple de bilan fonctionnel tiré d’un bilan comptable normalisé

Dans les deux tableaux suivants, notez les différences. Le premier concerne l’un des états que vous pourriez voir annuellement dans une entreprise, le second évoque une image ponctuelle des cycles exploitables par un gestionnaire par exemple. L’idée est de dégager dans le bilan fonctionnel des éléments permettant d’anticiper des besoins, comme le Besoin en Fonds de roulement que nous avons déjà en partie évoqué.

Exemple de Bilan comptable

Exemple de bilan fonctionnel à utiliser pour les besoins de financement

Pour avoir une image ponctuelle du déroulement des cycles, on préférera pour l’analyse des besoins de financements ce type de tableau :

Quels sont les types de besoins de financement ?

Plaçons nous à l’image d’un bilan sur deux axes : Les besoins de financement de l’investissement et les besoins de financement de l’exploitation. Mais mieux comprendre ces notions consiste à les définir.

Quels sont les besoins de financement liés à l’investissement ?

L’investissement dans une entreprise est une immobilisation de nature incorporelle, corporelle ou financière. Comment les distinguer ?

Une immobilisation incorporelle évoque la notion d’immatériel : La recherche et la formation, les logiciels ou les brevets par exemple. La nature corporelle des immobilisations sera valable pour tout ce qui est matériel : Terrain, construction, ordinateurs (avec un amortissement variable en fonction du fisc, etc.). Les immobilisations financières, quant à elles sont d’une autre nature : Dépôt de garantie, titres de participations, etc.

Ce qu’il est important de comprendre en matière de cycles d’activité d’une entreprise, c’est que ces immobilisations répondent à des objectifs d’investieesements qui peuvent être de nature différente. Par exemple pour une permanence téléphonique :

• Remplacer un matériel usé,
• Améliorer la productivité en investissant dans un autocom plus performant pour une télé-secrétaire médicale ;),
• Accroître la capacité de production en achetant un poste téléphonique supplémentaire,
• Accroître le prestige de l’entreprise, améliorer la sécurité (achats d’équipements d’alarme), pour des questions réglementaires et de mise au norme, etc.

Quels sont les besoins de financement de l’exploitation d’une entreprise ?

A considérer différemment, les besoins de financement de l’exploitation d’une entreprise vont s’analyser comme un cycle :

• Celui des achats de matières par exemple,
• Celui de la transformation de celles-ci,
•  La vente de produits finis.

Si l’on effectue une première analyse, on se rend compte que le besoin de financement de l’exploitation résulte de la différence entre les besoins nés des éléments en circulation dans le cycle (la fameuse addition pour les actifs circulants : stocks + clients) et les ressources procurées par le crédit des fournisseurs (les dettes d’exploitation de la société ainsi nommées).

Le BFRE ou BFR qui en découle

Le décalage constaté à court terme entre les charges et les produits, en termes de règlements correspondants, s’appelle ici le BFRE. Pour une définition complète du BFR, lisez cet article détaillé et étayé d’exemples de calculs.

Mais voici la formule du besoin en fonds de roulement d’exploitation (BFRE) :

BFRE = stocks + Créances clients – dettes d’exploitation

Notez que si les conditions d’exploitations sont stables (la vitesse de rotation des stocks, la durée des crédits, etc), le BFRE évolue lui en fonction du chiffre d’affaires (mais pas de manière complètement constante). Plus de CA, plus de besoins !

Trouver un emploi salarié en temps de crise, dans le secrétariat ou le télésecrétariat de plus, est loin d’être évident. Beaucoup de personnes se découvrent ainsi l’âme d’entrepreneur pour monter une entreprise et le choix le plus associé à ces créations où l’on démarre seul est la micro-entreprise. Mais si certains voient dans la période de chômage une opportunité pour créer leurs propres jobs, d’autres utilisent ce régime pour des raisons diverses, parfois par dépit. Il faut savoir que le chiffre d’affaires cumulé des auto-entrepreneurs est souvent évalué comme très réduit. Mais ceci est tout à fait logique si l’on prend l’essence du projet initial qui consistait à favoriser la création d’entreprise en complément d’une activité salariée.

Cela dit, démarrer en auto-entreprise peut consister un bon moyen de rebondir dans la mesure où le demandeur d’emploi recommence à faire des démarches, qu’il n’est pas non plus trop surchargé de contraintes administratives bien qu’il ne faut pas oublier qu’une autoentreprise reste une entreprise, avec un SIRET, des démarches déclaratives, des règles sociales et fiscales. Hum, toujours motivé(e) ? Allons voir en détail.

Les bases d’une auto-entreprise pour un demandeur d’emploi ou non

Quel que soit votre régime social au moment de la déclaration d’activité, en créant votre auto-entreprise, vous n’avez pas besoin de capital. Pas besoin de capital comme dans le cadre d’une société implique toutefois d’avoir des besoins de trésorerie tout de même. Nous vous invitons à découvrir ici comment calculer le BFR d’une entreprise. Et si la notion d’investissement n’est pas applicable dans la mesure où on ne crée pas une société ou entreprise individuelle, des besoins matériels peuvent être importants à budgéter au risque de se retrouver le bec dans l’eau aux premières prestations. L’avantage indéniable pour un micro entrepreneur est qu’il ne paye des charges qu’au prorata du chiffre qu’il déclare et qu’il ne déclare pas de TVA.

Mais fondamentalement, cette différence avec l’entreprise individuelle s’arrête là d’autant que certaines Entreprises Individuelles ou même sociétés aussi peuvent bénéficier d’une franchise de TVA, cela dépend de l’activité. Notez que certains recruteurs, en fonction du métier n’apprécieront que modérément ce type d’initiative (bon ça c’est affaire culturelle), ensuite si vous faites vraiment du chiffre, vous devez le faire en respectant les règles d’engagement et de contractualisation classiques. En d’autres termes, droit des sociétés, droit de la consommation, etc. s’appliquent aux entreprises et donc aux auto-entreprise. De même, gérer un portefeuille de clients est une pratique que vous ne maîtrisez peut-être pas de manière innée. Enfin, tester en microentreprise, c’est se couper potentiellement d’un montage financier plus ambitieux et profitable si c’est tout à fait réalisable. Les aides sont de moins en moins reconductibles pour les entrepreneurs qui se développent !

Le vrai bon conseil pour se lancer seul ou en société est toujours : Je peux m’emparer d’un marché rentable, j’investis et suis prêt à solliciter des financements et je prépare mon plan de financement pour atteindre mes objectifs.

Démarches préalables vis-à-vis du pôle emploi pour entreprendre en micro-entreprise

Vous avez un projet de création d’entreprise, dans le télésecrétariat ou toute autre activité et vous êtes demandeur d’emploi ? Tournez-vous vers le Pôle Emploi référent pour comprendre les aides auxquelles vous pouvez prétendre mais aussi parce que c’est obligatoire. En effet, toute reprise d’activité doit être précisée et ici, mieux vaut le faire avant toute déclaration. C’est l’article L-5411-2 du code du travail qui l’exprime :

Les demandeurs d’emploi renouvellent périodiquement leur inscription selon des modalités fixées par arrêté du ministre chargé de l’emploi et la catégorie dans laquelle ils ont été inscrits.

Ils portent également à la connaissance de l’institution mentionnée à l’article L. 5312-1 les changements affectant leur situation susceptibles d’avoir une incidence sur leur inscription comme demandeurs d’emploi.

source : LégiFrance

Les changements de situations impactent notamment vos indemnités et votre situation de demandeur d’emploi. Si vous êtes indemnisé(e); l’ARCE pourra potentiellement être activable, de même parfois qu’un maintien partiel des allocations (C’est le cas également pour les bénéficiaires du RSA). Songez également impérativement à solliciter l’ACCRE avant de vous inscrire, en tous cas, après c’est dans les 45 jours maximum. L’ACCRE pour Aide pour les chômeurs créateurs ou repreneurs d’entreprise est une vieille aide toujours en vigueur qui vous permet d’obtenir une exonération partielle des charges. Notez qu’elle est parfois nécessaire aussi pour obtenir d’autres aides.

L’ACCRE est possible pour :

• les demandeurs indemnisés, bénéficiaires de l’ARE, ou susceptibles de l’être,
• Les bénéficiaires de l’ASS, du RSA (ou de leur conjoint), et de l’allocation temporaire d’Attente (ATA),
• les demandeurs d’emploi non indemnisés mais ayant été inscrits à Pôle Emploi six mois sur les dix-huit derniers mois,
• à d’autres catégories de personnes selon l’article L6312-1 du code du travail.

Ce n’est pas une diminution des charges dont vous bénéficiez en micro-entreprise, mais d’un différemment de celles-ci.

Pensez à vérifier selon votre statut social, matrimonial et patrimonial les autres aides possibles. Pensons également au cas de handicaps qui donnent la possibilité d’avoir des aides complémentaires.

Où s’inscrire après avoir averti le Pôle Emploi ?

Dans le CFE (Centre de formalité des entreprises) compétent.

Nous vous invitions toutefois à ne pas créer seul(e) et à solliciter les conseils de professionnels de la création d’entreprise, l’article présent ne vous dévoile pas toutes les ficelles pour solliciter aides et maintiens d’allocations par exemple.

Les alternatives pour entreprendre sereinement

C’est à étudier pour chaque cas mais un demandeur d’emploi peut aussi envisager de créer sa propre activité en portage salarial ou en couveuse d’entreprise par exemple. Le CAPE de la couveuse est notamment parfaitement adapté aux situations sociales variables. Consultez des professionnels au moins pour faire un choix entre les statuts. En portage salarial, vous devenez à nouveau salarié, ce qui nécessite là encore le fait d’avertir le Pôle Emploi ; En couveuse, le lien est fait également avec le professionnel qui vous accompagne mais vous devriez pouvoir par exemple garder le maintien de vos indemnités. Dans tous les cas, contactez votre Pôle Emploi.

Très clairement, le développement du concept de « contrôle de qualité » au sein de l’entreprise correspond à l’organisation scientifique du travail (OST) et au développement de la production de masse. Il a connu un essor formidable avec les Trente Glorieuses mais c’est bien plus tôt, avant-guerre en 1926 que fut créée en France l’Association Française de Normalisation (AFNOR), un organisme encore aujourd’hui indispensable chargé de mission du contrôle de qualité et des normes. De nos jours L’AFNOR reste le garant des normes et sa sollicitation est très fréquente dans les process que ce soit d’un point de vue technique, industriel ou logiciel par exemple ou pour des prestations, des services.

Petite histoire de l’inspection de qualité au contrôle de qualité

La qualité est une notion qui fait référence à d’autres modèles aujourd’hui. En d’autres termes, on peut considérer qu’un produit est de qualité si on est en mesure de l’étalonner avec des références ou d’autres produits. De même, une pièce de mécanique ne pourra être rendue volontairement unique au regard de l’ensemble d’un moteur parce que c’est la condition de l’assemblage dudit moteur. Mais le problème de qualité émerge d’autant plus que la quantité s’intensifie. Lorsque les véhicules sortis des usines Ford au début du siècle dernier devenaient nombreux, il a fallu passer à des standards, à une normalisation. C’est bien l’OST évoquée dans l’incipit de ce présent article, et particulièrement le taylorisme puis le fordisme par la suite qui ont permis de créer une évaluation de la qualité dans un contexte de quantité avec la normalisation, le chronométrage , des salaires aux pièces, etc.

La productivité est donc à l’honneur dans les premiers bureaux d’études qui mettent en place les ateliers de référence. L’inspection garantit elle l’efficacité de l’outil de production et si elle n’est pas motrice des objectifs de l’entreprise, elle donne les données nécessaires à la mise en place de stratégies affinées. Et fondamentalement, au début, la voix du client n’a pas tant sa place car il achète en homo oeconomicus dompté. Ce n’est plus le cas de nos jours.

Avec la parcellisation des tâches liées à l’apparition du taylorisme, les objets soumis à l’inspection par l’ensemble de ces micro-tâches nécessitent plus d’inspections. La supervision développée est liée à la multiplication et la parcellisation des tâches. Le phénomène d’analyse, de supervision et de contrôle de qualité naissants se sont développés beaucoup également lors de la Seconde Guerre Mondiale. Les standards de qualité rigoureux ainsi évalués par l’armée américaine utilisaient la notion par la suite sur-exploitée de « Niveau de qualité acceptable » ou « NQA ». Les pays industriels s’intéressèrent vite au sujet avec la naissance de l’American Society for Quality Control (ASQC) en 1949 et l’Association française pour le contrôle industriel (AFCIQ) en 1957.

Plan d’échantillonnage et questions de base dans le contrôle de qualité

Observer les résultats obtenus d’une activité, d’un ensemble d’activités ou même d’un ensemble de micro-tâches d’activités (très remarquables dans les domaines du numérique) et les comparer à des standards visés en vue de déterminer s’il existe un écart entre les deux constitue à proprement parler le contrôle de qualité. Le plus généralement, les caractéristiques à observer et les valeurs requises sont définies à partir de spécifications établies en bureau d’étude lors de la planification de qualité, le tout en répondant à chaque fois à ces questions :

• Quoi contrôler ?
• Où contrôler ?
• Comment contrôler ?
• Quand contrôler ?
• Qui contrôle ?
• Et combien ?

S’il s’agit de contrôler la qualité de lots à l’entrée et à la sortie d’une entreprise, on utilise le plus souvent ce que l’on appelle un plan d’échantillonnage qui permet d’apprécier si l’on va accepter ou refuser un lot à partir d’un échantillon de taille n en minimisant les risques d’erreur. Dans ce cas typique de l’industrie, le risque de refuser un bon lot est appelé « risque du producteur », celui d’accepter le mauvais lot « risque de l’acheteur ». Acheteur et producteur s’entendent volontairement pour déterminer ensemble le niveau de qualité acceptable. (évoqué plus haut et né des techniques de contrôle de l’armée américaine). Réduire le coût de tels tests représente également un enjeu pour les entreprises soumises à de fortes concurrence, parfois en cherchant une meilleure entente entre producteur et client. La statistique peut également rentrer beaucoup plus en jeu pour fluidifier les process de contrôles.

Vous souhaitez développer une activité, lancer votre entreprise ou tout simplement préparer la sortie d’un tout nouveau produit pour votre entreprise ? Votre devoir est avant tout de réfléchir en termes d’objectifs. Et lorsque vous solliciterez des investisseurs ou des organismes financiers, vous aurez besoin dans ce cas d’un plan de financement valide mais au-delà d’un business plan. Explications.

Qu’est-ce qu’un business plan et pourquoi le faire ?

Un business plan permet de présenter à des auditeurs ou des experts analystes un projet étayé et argumenté pour solliciter des financements ou présenter une stratégie. Il se compose de différentes analyses comme l’analyse de l’environnement économique, les principaux objectifs éventuellement complétés par des objectifs secondaires, les ressources de l’entreprise, de la filiale ou de l’unité en charge du projet, de la stratégie produit/marché, de l’organisation et du personnel, des investissements et besoins en capitaux, des états financiers actuels mais aussi estimés et planifiés. Il est nécessaire de le réaliser pour se fixer une feuille de route et corroborer ou non les objectifs établis.

Ce que l’on retrouve dans un business plan en détails et comment ça s’organise

en définitive, votre business plan pourrait êtres composé d’un sommaire reprenant les 7 étapes précisées plus haut :

1. Analyse de l’environnement économique

En reprenant la conjoncture économique dans les principaux domaines d’activités de l’entreprise, on se fait une idée plus précise. L’évolution technologique les incitations des pouvoirs publics, les produits sont ainsi pertinents à ce stade. Pour les connaisseurs, une sorte de petite matrice SWOT serait ici bienvenue.

2. Les principaux objectifs

A partir de l’analyse de l’environnement,il est possible de se fixer 3 ou 4 objectifs d’un point de vue :

• finance et structure financière, rentabilité,
• produit/marché,
• Recherche et développement, etc.

3. Les ressources de l’entreprise

Quels moyens accordés à la réalisation des objectifs ? Et ce d’un point de vue savoir-faire et/ou expertise technique, compétence et organisation en marketing, ressources financières, etc.

4. Stratégie produit/marché

Cette étape est capitale car il faudra décrire les produits/services et donner des prévisions en fonction du prix, de la concurrence, etc.

5. Organisation et personnel

Qui fait quoi ? Un organigramme du personnel peut être ici envisageable en mentionnant les changements possibles. Comme pour l’ensemble du dossier de business plan, une certaine flexibilité est légitime. Quels seront les programmes de formation ?

6. Investissements et besoins en capitaux

Pensez à programmer les investissements en immeubles, équipements, ressources humaines. Pour les prévisions de financement, les ressources internes, emprunts et augmentations de capitaux sont à détailler pour plus de clarté.

7. Les Etats financiers ou plans de financement prévisionnels.

On part ici de l’existant pour établir une rentabilité des investissements, une évolution du chiffre d’affaires (Compte de résultat prévisionnel), un détail des postes de dépenses avec une trésorerie adaptée et cohérente, des emplois et ressources stables.