Une secrétaire médicale à domicile est une prestataire de services qui exécute des travaux de secrétariat pour le compte de professionnels de santé. Elle intervient à distance, généralement depuis son domicile. Travaillant pour son propre compte, elle doit disposer de solides compétences organisationnelles et d’une bonne aisance commerciale afin de constituer sa clientèle. Elle doit également maîtriser le vocabulaire médical. Découvrez les spécificités de ce métier.

• Qui sont les clients ?
• Ses missions
• Son métier, son travail
• Les services
• Ce que gagne une secrétaire médicale à domicile

Secrétaire médicale à domicile : qui sont ses clients ?

Les secrétaires médicales à domicile sont susceptibles d’intervenir auprès de tous les professionnels du secteur médical et paramédical : médecins, dentistes, chirurgiens, sages-femmes, masseurs-kinésithérapeutes, psychomotriciens, diététiciens, ophtalmologistes…

Généralement débordés, ces professionnels ont besoin de déléguer leurs tâches à faible valeur ajoutée pour se recentrer sur leur cœur de métier : soigner les patients.

Qu’ils soient fraîchement installés ou confirmés, ils apprécient généralement les formules de télésecrétariat médical à la carte, qui leur offrent une grande souplesse et une parfaite maîtrise de leur budget.

Pour se constituer une clientèle, les candidates au secrétariat médical à domicile peuvent démarcher les cabinets médicaux, les cabinets dentaires, les professions paramédicales, les centres de radiologie ou encore les laboratoires d’analyse.

Secrétaire médicale à domicile : quelles missions lui confier ?

Les principales missions d’une secrétaire médicale à domicile sont les suivantes :

• prise de rendez-vous médicaux,
• permanence téléphonique,
• gestion d’agenda,
• frappe de comptes rendus médicaux,
• saisie de courriers,
• mise en page de documents,
• suivi des dossiers des patients.

De fait, les prestations varient selon les pratiques de chacune. Certaines secrétaires médicales freelance proposent uniquement des services de permanence téléphonique quand d’autres se consacrent à la transcription de comptes rendus médicaux. D’autres encore proposent des prestations sur site.

Secrétaire médicale à domicile : comment travaille-t-elle ?

Comment rédiger un compte rendu médical depuis son domicile, me demanderez-vous ? C’est très simple. Le professionnel médical enregistre à l’aide d’un dictaphone le contenu des comptes rendus et des courriers qu’il souhaite voir rédiger. Il transmet les enregistrements audio à la télésecrétaire médicale, qui les retranscrit depuis son domicile. Facile, non ?

De ce fait, la secrétaire médicale qui travaille depuis son domicile doit utiliser certains outils spécifiques. En premier lieu, elle doit disposer d’un poste de travail dédié à l’exercice de ses missions. Celui-ci doit se trouver dans un endroit calme et propice à la concentration.

Pour ses activités de transcription audio, la secrétaire médicale indépendante doit disposer d’un ordinateur, d’une connexion internet, d’un logiciel de traitement de texte, d’un casque audio et d’une pédale de transcription. Notez que saisir des comptes rendus et des rapports médicaux nécessite d’être à l’aise avec la terminologie médicale.

Celles qui assurent des prestations de permanence téléphonique et de prise de rendez-vous devront disposer d’un système d’agenda partagé et d’une solution téléphonique adaptée.

Certaines sociétés spécialisées proposent des écosystèmes complets, particulièrement adaptés au télésecrétariat médical. Certains outils offrent ainsi des services de téléphonie ainsi que des fonctionnalités de prise de rendez-vous et de messagerie. Les appels des patients sont directement transférés sur la ligne téléphonique de la télé-secrétaire médicale, qui a la faculté d’administrer depuis son poste de travail les plannings des professionnels de santé qu’elle assiste.

Secrétaire médicale indépendante : quand faire appel à ses services ?

Une secrétaire médicale à domicile peut intervenir de façon ponctuelle, pour pallier l’absence d’une secrétaire médicale salariée. Elle peut également intervenir toute l’année, pour administrer le planning des rendez-vous médicaux et gérer les appels téléphoniques.

Au global, un service de secrétariat médical externalisé peut compléter judicieusement un secrétariat interne, de manière ponctuelle ou de façon récurrente. Par exemple, en cas de surcharge de travail, la secrétaire médicale à domicile peut traiter les appels téléphoniques, permettant à la secrétaire salariée de se concentrer sur l’accueil des patients et le traitement les dossiers médicaux.

Secrétaires médicales à domicile : combien gagnent-elles ?

Généralement, les secrétaires médicales à domicile pratiquent un taux horaire compris entre 25 et 35 euros. Les secrétaires médicales spécialisées en transcription audio peuvent également appliquer des tarifs à la minute enregistrée.

A savoir : dans la fonction publique hospitalière, une secrétaire médicale perçoit en début de carrière un salaire mensuel de 1 450 euros. Dans le privé, le salaire d’une secrétaire médicale débutante atteint généralement 1 550 euros.

Vous souhaitez vous lancer dans le secrétariat médical à domicile ? Restez avec nous et apprenez comment devenir télésecrétaire médicale, on vous dit tout !

En règle générale, une hôtesse d’accueil se doit d’être polyvalente, s’exprimer dans un vocabulaire correct et être souriante Ces critères sont d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit d’une hôtesse qui évolue en entreprise. Ce poste souvent négligé est au cœur de l’image d’une entreprise.

Un poste clé

C’est sans doute l’un des postes les plus recherchés : l’hôtesse d’accueil en entreprise. Elle a un positionnement central dans une société puisqu’elle se trouve généralement à l’accueil, dans le hall ou à l’entrée. C’est donc le premier visage qu’un client ou un collaborateur voit lorsqu’il entre dans une entreprise.

Elle doit donc avoir une tenue, un comportement et un vocabulaire irréprochable. L’hôtesse en entreprise est polyvalente pour pourvoir effectuer les différentes tâches qui lui seront attribuées. Peu importe le secteur d’activité, voici quelques missions qu’une hôtesse devra réaliser en entreprise :

• Tenir une feuille d’émargement des visiteurs : souvent négligée, la feuille d’émargement est cependant très utile en cas de danger ou de situations à risque dans une société. Elle permet de tracer les entrées et sorties inhabituelles dans le bâtiment.
• Gérer le courrier : c’est un travail fastidieux surtout si vous travaillez dans une grande entreprise. Pourtant il est important de le faire plusieurs fois par jour pour s’assurer que tous les collaborateurs reçoivent et puissent envoyer leur courrier. Certaines entreprises dépendent beaucoup de ce service.
• Commander des fournitures : l’hôtesse d’accueil doit avoir le réflexe de vérifier les stocks de fournitures régulièrement pour pouvoir en recommander à temps.
• Répondre aux appels et les rediriger vers les collaborateurs : les coups de fil vont surement rythmer vos journées. Il faudra toujours répondre, même si vous faites déjà une autre tâche. Le métier d’hôtesse d’accueil en entreprise nécessite d’être polyvalente et réactive.
• Faire du traitement de textes sur ordinateur
• Réserver pour les collaborateurs des taxis, des hôtels ou des billets d’avion
• Faire des photocopies
• Prendre des messages et des rendez-vous
• Gérer un organigramme

Les qualités d’une hôtesse d’accueil en entreprise

Une hôtesse d’accueil doit avoir certaines qualités pour pouvoir exercer ce métier en entreprise. Il n’existe pas de réelle formation pour devenir hôtesse d’accueil donc tout repose principalement sur les soft skills, c’est-à-dire les qualités innées. Voici les 4 grandes qualités en priorité recherchées, et qui feront toute la différence :

• Être polie et respectueuse : vous représentez votre société auprès des clients, vous devez donc les accueillir avec professionnalisme. Votre attitude doit être irréprochable. En toutes circonstances, vous devez garder votre calme. Si un interlocuteur est irrespectueux ou menaçant envers vous, référez-vous à un supérieur, mais ne cédez pas à la provocation.
• Être dynamique et disponible : en tant qu’hôtesse d’accueil, vos supérieurs doivent pouvoir compter sur vous. Vous devez donc être dynamique et avenante dans les tâches que vous pouvez réaliser en plus de celles qui vous sont attribuées. Cependant, veillez à toujours aller au terme d’une tâche avant d’en débuter une autre. Vous devez être disciplinée et pas dispersée.
• Être rigoureuse et organisée : Votre bureau reflète votre façon de travailler. Veillez ainsi, à ne pas laisser traîner vos affaires personnelles à la vue du personnel. Il est préférable également d’éteindre son téléphone pendant les heures de poste pour éviter de le regarder toutes les 5 minutes. Utilisez votre ordinateur de bureau uniquement pour les tâches professionnelles. Il est très mal vu de checker ses mails personnels, de faire des achats sur des sites de shopping ou regarder les réseaux sociaux pendant que vous êtes en poste. On peut vous le reprocher et même vous renvoyer pour cette faute.

Nombre de professionnels, conseillers, experts-comptables et autres consultants proposent des diagnostics d’entreprises. Ces derniers répondent à des objectifs que nous allons aborder dans cet article. Evidemment, il existe de nombreuses méthodes plus ou moins opérationnelles et utiles de comprendre pour mener à bien un diagnostic complet d’une entreprise, d’une société ou d’une petite structure (même pour une télésecrétaire en microentreprise).

• Définition du diagnostic d’entreprise
• Processus global
• Étapes d’un diagnostic
• Différence entre le diagnostic stratégique et le diagnostic fonctionnel
• Conclusion générale

Le diagnostic d’une entreprise, c’est quoi ?

L’étymologie même du mot diagnostic est importante. Cela nous vient du grec « connaissance » et le terme fut utilisé à l’origine dans le domaine médical. On parle de diagnostic pour identifier les maladies par les symptômes mais en entreprise, son sens varie pour devenir l’une des étapes les plus importantes du processus de formulation de la stratégie.

C’est grâce au diagnostic d’entreprise qu’il est ainsi possible de définir en comité de direction les grandes orientations. C’est en soi un instrument de direction dans la mesure où il facilite la compréhension temporelle de l’entreprise : Que s’est-il passé, que se passe-t-il ? Quelles sont les possibles actions immédiates et celles du futur ?

Processus global des diagnostics de sociétés

L’objectif du diagnostic d’entreprise est de mettre en avant les points forts et les points faibles de cette dernière ainsi que les opportunités et les menaces qui peuvent influer sur son évolution. De nombreux acteurs utilisent à ce titre la matrice SWOT. Evidemment, l’objectif d’une entreprise est un point crucial à étudier.

Le diagnostic peut porter sur l’organisation de l’entreprise, sur sa stratégie et bien entendu sur la question cruciale de la situation financière. Cette dernière est souvent étudiée par les professionnels de tous poils, les investisseurs et les banques, les concurrents !

Le diagnostic organisationnel a pour mission de s’attacher à la description la plus exhaustive possible d’une ou plusieurs fonctions de l’entreprise afin de chercher un quelconque dysfonctionnement.

Un diagnostic stratégique examine enfin l’ensemble de la stratégie globale de l’entreprise, parfois certains aspects seulement, dans le but de souligner et mettre en avant les forces et faiblesses et d’analyser les facteurs externes les plus visibles et déterminants.

Quelles ont les principales étapes d’un diagnostic entreprise ?

Le potentiel interne est à étudier en priorité ; il comprend l’étude des politiques et stratégies, l’évaluation des moyens ainsi que l’évaluation de l’organisation. Cette analyse pourra faire l’objet de développements assez longs en fonction de la taille de la structure évidemment :

• L’étude des politiques et stratégies doit être explicable à l’aide d’un questionnaire d’enquête. Le consultant diagnostiqueur pourra à bon escient rencontrer les responsables commerciaux, les responsables de productions, les gestionnaires de paie, etc.
• Pas de jugement dans le diagnostic : on constate l’absence de politique par exemple si c »est le cas, c’est tout,
• Recouper les informations peut s’avérer utile,
• L’évolution des moyens se déclinera en évaluant différemment les moyens humains et matériels,
• Distinguer les fonctions du personnel en plusieurs grandes catégories sera également appréciable pour le diagnostic entreprise,
• On établie une évolution des moyens matériels, des technologies employées,
• On évalue l’organisation en étudiant également la direction, le style de management, etc.
• La performance découle en grande part de la direction qui sera donc particulièrement analysée et décomposée en découpant les structures de pouvoirs, les compétences, les méthodes de planification, etc.

Dans ces différentes étapes partant de la base et remontant vers la direction, plusieurs indicateurs peuvent être pris en compte ; Ces KPI ou indicateurs de performance peuvent être la rentabilité d’exploitation, la rentabilité économique, la rentabilité financière, la valeur même de l’entreprise. Cas plus rare, les calculs sont plus simples lorsque l’entreprise est cotée en Bourse.

L’analyse de l’environnement pourrait constituer dans le diagnostic une seconde étape. On s’intéresse ici aux menaces et opportunités qu’il va falloir étudier par le prisme du découpage de notion en sous-ensembles. Voyons ainsi l’environnement économique et commercial. Le virage digital des entreprise est par exemple pris très au sérieux d’un point de vue commercial. Il arrive aussi de voir l’environnement local l’environnent technologique, l’environnement administratif et financier et bien entendu l’environnement politique.

Toutes ces étapes sont à prendre assez globalement et méritent une connaissance approfondie des marchés.

Une autre étape consiste à étudier les résultats de ces études préalables pour en tirer un diagnostic. En rappelant les objectifs, mesurer et analyser l’écart entre les compétences nécessaire et les capacités réelles de la société permet enfin de formuler ce que l’on nomme des recommandations. Que ce soit pour un diagnostic ou pour un audit quelconque, les recommandations sont particulièrement appréciées des décideurs y compris pour déterminer les stratégies de croissance externes et internes.

Différences entre le diagnostic fonctionnel et le diagnostic stratégique

Le bilan fonctionnel, c’est une étape importante qui permet de recenser les points caractéristiques d’une fonction, par exemple la fonction commerciale avec la méthode des 4P ; Produits, prix, circuits de distribution, etc. La fonction de production se voit étudiée sous l’angle de la productivité et de la qualité.

Le diagnostic stratégique est décomposable en deux temps différents ; l’analyse externe et l’analyse interne;

1. L’analyse interne permet premièrement d’examiner la demande, le type de clientèle, les besoins satisfaits et le volume de cette dernière par segments. En second lieu, elle permet l’analyse des différents facteurs de succès des segments en question (nouveauté, qualité des produits, SAV, ressources humaine,s avance technologique, etc.) Il s’agit d’une compréhension des différents facteurs de succès par fonction, un benchmark s’imposant le plus souvent pour analyser l’ensemble de l’offre du marché. De là peut s’envisager les menaces et opportunités, l’évolution de l’environnement si nécessaire pour les dirigeants. On se penche sérieusement dans ce cas sur le DAS (domaine d’activité stratégique).
2. L’analyse interne comment par l’analyse du métier de la société auditée. La finalité de l’entreprise est rappelée et on utilise les résultats du diagnostic fonctionnel pour mesurer l’évolution du degré de maîtrise des facteurs de succès. Positionnements et besoins futurs sont ici envisagés.

Conclusion sur le diagnostic entreprise

Comme pour tout projet, toute action, la toile de fond reste le ou les objectifs. Y compris pour un diagnostic d’entreprise, il n’est pas interdit de se fixer des objectifs prioritaires et secondaires. Les recommandations finales permettent d’établir de nouvelles hiérarchies des priorités le plus souvent.

Vous souhaitez lancer une activité de secrétaire indépendant(e) Comme pour de nombreux projets, il convient de se poser quelques questions préalables pour vérifier que vous êtes prêt(e) à vous lancer effectivement. Généralement, le régime de la microentreprise est le plus choisi mais nous avions déjà remarqué ensemble sur d’autres sujets l’intérêt de passer en couveuse, voire de tester aussi une activité complémentaire en portage salarial. Quoiqu’il en soit, la France a considérablement simplifié les démarches pour l’installation. Créer une entreprise, du point de vue administratif, rien de plus simple. C’est plutôt ensuite que cela peut se compliquer… Faisons donc un petit bilan personnel.

• • La motivation nécessaire et pourtant à étudier

• • La confiance en soi

• • Les compétences pour être à son compte

• • Les finances et le business plan pour démarrer

• Quelle assurance pour démarrer ?

Je dois être Motivé(e) pour me lancer comme secrétaire indépendant(e)

N’y allons pas par quatre chemins, lancer une activité n’est pas simple dans la mesure où la concurrence sur le secteur du télésecrétariat est importante. Il faut être motivé mais cela paraît tellement évident de le dire. Sinon pourquoi être secrétaire freelance ?

La motivation, finalement, ce n’est pas toujours simple à accumuler lorsque l’on a plus de supérieur hiérarchique, que l’on doit faire face à des responsabilités, à des clients, des fournisseurs, à l‘Etat ou à l’URSSAF… Trouvez les vraies motivations en vous : au-delà de l’argent à gagner, que souhaitez-vous réellement faire ? Quels sont vos vrais objectifs personnels ?

Nous vous conseillons de décliner en deux parties sur une feuilles les avantages personnels auxquels vous aspirez et les contraintes légitimes à la réalisation de vos projets, juste pour voir 🙂

La confiance en soi se travaille idéalement avec un coach

On peut considérer que changer d’environnement lié au nouveau métier de chef d’entreprise, tant d’un point de vue psychologique que d’un point de vue physique (il est compliqué d’avoir parfois une alimentation saine sur la durée), mérite l’attention de professionnels , de pairs, de coach. Il semble judicieux dans ce sens de faire appel à d’autres professionnels, y compris d’autres secrétaires indépendante(e)s pour vous aider à trouver les ressources en vous.  Pour être convaincant, il faut déjà être convaincu soi-même par exemple. Faites le point avec des tiers sur ces sujets et sollicitez pourquoi pas l’accompagnement en couveuse.

Testez sur vos proches votre confiance en vous avant de prendre rendez-vous avec votre banquier notamment !

Vérifiez votre compétence pour être secrétaire freelance

Nul doute que vous ne pourrez faire long feu sans un minimum de compétences dans votre activité. Cela dit, maîtriser le secrétariat, la gestion d’appels téléphoniques ou encore les besoins administratifs des entreprises ne fait pas de vous quelqu’un d’automatiquement compétent(e) ! Oui, la compétence du chef d’entreprise, c’est aussi d’un point de vue commercial, marketing, de gestion du temps, de management, de réseautage, etc. Bref, les heures s’enchaînent au début, soyez créatif pour rationaliser même ces activités qui vous sortent de l’environnement salarial.

Notre conseil : testez-vous pour évaluer les points où vous avez des lacunes. La formation sera probablement nécessaire mais personne n’est un super héros d’office, on le devient plutôt 😉

Ai-je bien étudié mes besoins financiers pour démarrer ?

Vous avez besoin d’investissement et de trésorerie. Si vous pensez le contraire, vous avez tort. Toute activité génère un BFR. Si vous souhaitez en savoir plus, découvrez notre définition du besoin en fonds de roulement. Préparez votre plan de financement avec des professionnels, ou faites au moins valider votre business plan avant même de prendre contact non pas avec votre banque, mais avec différentes banques. Nous considérons même qu’il est plus intéressant dans la mesure du possible d’avoir une banque pour la partie professionnelle et une autre pour la partie personnelle. Ce point est d’ailleurs souvent crucial dans les négociations, réfléchissez-y.

Etes-vous assuré(e) pour votre activité ?

On parle ici d’assurance Responsabilité Civile professionnelle; Vous souhaitez savoir ce que c’est ?  La question de la RC pro peut être résolue pour l’essentiel par votre banque pour professionnels (Qui traite ne réalité la question avec des assurances pour vous proposer une offre). Cela dit, définissez bien et déclarez l’ensemble des risques professionnels à votre assureur. Songez égal ment à la mise ne conformité avec la RGPD puisque vous serez pour l’essentiel sous-traitant.

L’assurance, c’est obligatoire, y compris d’un point de vue commercial pour dénicher certains marchés. Cela rassure par ailleurs bon nombre e clients qui vous confieront des tâches particulières, des données de clients privées, etc.

Enfin pour conclure, nous vous souhaitons la plus grande réussite dans votre projet. pensez à communiquer en utilisant également notre annuaire des secrétaires.

Il suffit paraît-il de traverser la rue pour trouver un job. Beaucoup ont essayé mais tous n’ont pas réussi. Cela dit, pour reprendre cette formule et dans un même esprit : 100% des gagnants ont tenté leur chance. Si trouver ou retrouver un emploi aujourd’hui dans le télésecrétariat n’est pas ce qu’il y a de plus évident, il reste encore des marges de manœuvre. Essayons sereinement de faire le tour de ces besoins dans ce présent article.

• • Comprendre prix et tarifs des missions

• • Micro-tâche, temps effectif productif et scalabilité

• • Choisir son job de télésecrétaire

• Méthode pur trouver une mission

Comprendre les prix et tarifs des missions que l’on trouve sur le marché

Embaucher doit toujours être considéré comme un investissement ; C’est beaucoup plus que l’achat d’un travail ou d’une prestation, c’est l’intégration d’un collaborateur sur un projet commun mais nous n’évoquerons pas ce point ici dans la mesure où il existe actuellement un déséquilibre flagrant sur le marché de l’emploi ; Volontairement, partons sur l’angle économique et comptable.

Comptablement, les emplois représentent la valeur ajoutée dans un compte de résultat. Or, c’est bien cette valeur ajoutée qui définit pour beaucoup les choix tarifaires, en dehors des éléments liés au marché bien évidemment. Ceci signifie que si vous souhaitez vous investir dans une entreprise d’un domaine d’activité quelconque et vous propulser sur un marché de l’emploi ciblé, le fait de connaître les tarifs pratiqués par les entreprises permet d’envisager plus logiquement le montant de votre rémunération.

En d’autres termes, si vous facturez une prestation à l’heure de 50 euros, n’envisagez pas une rémunération effective équivalente au tiers de ce montant lorsque vous êtes prestataire (coûts de structures, charges externes et fournisseurs, investissements, etc.). Vous imaginez donc dans ce cas le tarif envisageable si vous êtes prestataire ou employé… Le SMIC, c’est parfois déjà un maximum pour certains recruteurs.

Micro-tâches, temps effectif travaillé et scalabilité dans les services

Les « modèles » start-ups évoquent souvent la scalabilité. En d’autres termes, il s’agit ici d’être en mesure de générer de la croissance d’activité sans entamer la rentabilité. Or, l’un des éléments comptables les plus liés à la rentabilité en mode croissance, ce sont les charges variables. Nous vous invitons sur ce ce point à étudier à nouveau notre article sur la définition du BFR. Les entreprises sont aujourd’hui friandes de ce modèle de rentabilité.

Dans certaines activités de prestation de service, comme par exemple la permanence téléphonique, les salaires des productifs comme les télé-secrétaires sont partiellement liés à l’augmentation du chiffre d’affaires. Plus vous avez d’appels entrants par exemple, plus vous aurez besoin de personnel pour décrocher le téléphone. Cette réalité est souvent combattue directement par un pré-décrochage, une musique d’attente avant et parfois pendant le traitement de l’appel, etc.

Durant ces périodes de traitement, une télé secrétaire pourra effectuer un ensemble de micro-tâches. Il est très fréquent de voir des entités sous-traiter ces micro-tâches d’abord parce que la valeur ajoutée n’est pas considérée par l’entreprise, ensuite parce que sous-traiter revient à diminuer le coût imputable dans le tarif final. Un bot, un logiciel ou une fonctionnalité de celui-ci peut assister la personne dans son travail à défaut de petites mains dédiées. Ces coûts intermédiaires sont scrutés très largement dans ce cas pour maximiser le temps effectif travaillé au traitement des appels eux-mêmes (pour ce qui concerne notre exemple). L’entreprise envisage ainsi d’investir dans des procédures d’automatisation des tâches à défaut parfois de l’embauche de personnel, voire même de sous-traitance dans certains cas.

Ne pas trouver mais choisir sa mission de télétravail

Si vous avez suivi ce qui précède, vous comprenez que du point de vue du salarié, le positionnement dans la chaîne de production d’un bien ou d’un service a intérêt à se faire là où il y a valeur ajoutée. Pour être plus clair, si la prestation la plus valorisée est la prise d’appels, elle est probablement plus liée à la croissance du chiffre d’affaires, elle se révèle ainsi plus indispensable et non automatisable. Les possibilités de négociations en découlent évidemment aussi.

Mais au-delà de cette réflexion à avoir et qui constitue pour vous qui recherchez un travail un « argument de vente », c’est un état d’esprit qui peut vous permettre de vous aider dans votre quête de job. Le langage populaire, la vision du marché de l’emploi aujourd’hui nous suggère d’en trouver. Mais pourquoi ne pas envisager l’inverse ? Question d’approche au-delà des réalités économiques…

Méthodes pour avoir des opportunités de job

Les méthodes classiques pour trouver du travail fonctionne encore aujourd’hui. Mais il faut avoir une démarche « inbound » (en plus) qui consiste à faire venir à soi les recruteurs.  Les opportunités d’emploi se génèrent par l’activation non pas simplement de votre réseau proche, mais aussi par les contacts de personnes plus éloignées. Et pour cause, une information circule d’autant mieux qu’elle n’a pas été livrée par ailleurs. On pense ici à l’usage de Linkedin (Ne perdez pas votre temps sur Facebook sauf à proposer des contenus adaptés ou à fréquenter des groupes de votre métier afin de faire étalage de votre expertise).

Informez-vous toujours un maximum sur l’entreprise et le dirigeant le recruteur. Chacun laisse toujours des traces sur le Web.

Les opportunités de missions sont également accessibles par votre recherche experte sur Google et certaines plateformes d’emplois reconnues.  De toute manière, c’est en sollicitant que vous trouverez les opportunités. Mails , téléphone, mails relance, relance téléphone, etc. Ne lâchez pas lorsque vous avez trouvé une opportunité. Il faut sortir vos atours commerciaux pour l’occasion : Le bourrinage est accepté et si on vous dit d’arrêter, et bien ce n’est pas grave, vous aurez épuisé les options.

Fixez-vous une deadline. Si vus n’avez pas de touches à une date précise, c’est  possiblement que vous ne vous y prenez pas correctement. Dans ce cas, sollicitez (et c’est de toute manière vivement conseillé) l’appui et l’accompagnement de professionnels, pourquoi pas un coach.

On le sait mais on ne le fait pas forcément de manière systématique, réseauter physiquement dans les clubs d’entreprises a un réel intérêt pour faire croître son activité, son business. Quelle que soit la région où vous vous situez, vous aurez besoin de trouver outre des clients, des partenaires avec qui converser et échanger sur vos sujets professionnels. Toutefois, il existe différents types de clubs d’entreprise et chacun a probablement sa propre expérience, ses propres intérêts, sa manière de concevoir l’échange d’ailleurs. Un club d’entreprise peut être un vrai booster pour votre activité si vous démarrez votre entreprise mais cela peut aussi s’avérer très chronophage si vous êtes seul aux manettes pour promouvoir et produire par exemple.

• Définition : Un club d’entreprise, c’est quoi ?
• Quels critères pour choisir un club d’entreprise ?
• Spécificités des clubs de même secteur
• Réseauter pour mieux communiquer ?

Qu’est-ce qu’un club d’entreprise ?

Un club d’entreprise est généralement constitué d’un ou plusieurs réseaux d’entreprises. Il est ainsi possible de découvrir différentes strates d’entreprises dans un club donné. Géographiquement localisé, un club peut également avoir une démarche plus élargie en proposant la mise en réseau d’entreprises provenant du même secteur ou de secteurs différents dans des villes, des régions ou pourquoi pas des pays  différents. Dans beaucoup de cas, un membre communiquant de l’entreprise faisant partie du club, pas nécessairement le dirigeant lui-même, a pour fonction de fréquenter le réseau et créer des liens. Les opportunités de business naissent en effet de la rencontre de différents acteurs en utilisant ce que l’on appelle la force des liens faibles.

Un sociologue, Mark Granovetter, avait théorisé dans les années 1970 les opportunités de trouver un job pour des cadres dans la région de Boston : Diffuser une information dans un réseau plus élargi permet d’augmenter significativement les chances de reprendre un travail ; Il en est de même d’un point de vue professionnel. Le titre de son article paru dans la revue Américaine de sociologie s’appelait The Strength of Weak Ties*. A lire, c’est passionnant.

Quels critères pour choisir un club d’entreprise ?

Ce n’est pas évident de trouver le club d’entreprise qu’il vous faut. Il existe  dans votre réseau des personnes avec lesquelles vous aurez plus de proximité. Toutefois, rappelez-vous l’étude de Mark Granovetter: Ce sont bien les liens faibles les plus générateurs d’opportunités ! Il s’agira donc de hiérarchiser ce qui vous semble indispensable comme critère et de les classer par ordre de priorité. En voici six pour lesquels nous vous laissons prendre la mesure 🙂  :

1. Le prix peut varier très fortement en fonction du club, de son côté select et géographique par exemple,
2. Existe-t-il des programmes de formations ?
3. Quelle fréquence des rencontres ?
4. Le potentiel des partenaires, le ciblage,
5. Quel degré d’engagement, de bénévolat vais-je mettre à profit pour le club ?
6. Accepte-t-on toutes formes d’entrepreneuriat ? Rappelons ici qu’un chef d’entreprise a le plus souvent la possibilité de s’inscrire, mais pas forcément un cadre dirigeant.

A étudier donc en termes de coût/avantage. Le coût/avantage peut s’appliquer sur le prix, les tarifs, mais aussi sur la question du temps disponible car votre temps à allouer est finalement ce qu’il y a de plus précieux !

La spécificité des clubs d’entreprise dans une même branche d’activité

Il existe outre les clubs fermés et limités au fait que vous ne rencontrerez pas de concurrent (Un grand réseau sur le territoire français d’inspiration anglo-saxonne l’évoque souvent), des clubs au contraire formés entre entreprises d’un même secteur. Il ne s’agit pas forcément de syndicat professionnel (c’est un autre statut) mais potentiellement toutefois d’un groupe un peu lobbyiste sur les sujets. A ce titre, on pourra songer aux clubs mis en avant par les chambres de Commerce et les clubs plus informels de patrons d’une même branche d’activité qui s’unissent pour évoquer des difficultés sectorielles communes.

Pour intégrer ce type de club, une certaine opacité sur le contenu des discussions est de rigueur. De même, il est important de ne pas voir en un concurrent un simple concurrent. Les opportunités de business existent aussi entre entreprises d’un même secteur, potentiellement capables de se positionner sur un même appel à projet par ailleurs.

De même, il faut y voir dans ces clubs un opportunité de sortir de sa zone de confort. Sortez de votre zone de confort 🙂 !!

Réseauter pour mieux communiquer ?

Quelle proportion de votre temps devez-vous accorder à la communication dans les réseaux d’entreprises ? C’est difficile à dire et cela dépend de votre activité, de votre temps disponible aussi. De nombreux clubs nécessitent par exemple l’usage de temps très tôt le matin ou très tard le soir. Il est ainsi parfois difficile de concilier les vies de familles et les vies professionnelles (Notez que c’est ici le lot quotidien de nombreux(ses) chef(e)s d’entreprise ! Vous aurez toutefois besoin d’y accorder du temps et c’est l’un des conseils que nous vous donnons pour trouver de nouveaux clients.

C’est la raison pour laquelle, à défaut d’avoir de nouveaux clients, tirez-en un bénéfice qui peut se traduire au début simplement par l’expression de votre activité dans des formats plus ou moins courts. Testez pour progresser !

Source : Mark Granovetter,  The Strength of Weak Ties, Science Direct.

Qu’il s’agisse d’une entreprise en difficulté ou non, que les négociations aient pu être courtes ou longues, l’entreprise reprise par un repreneur connaît presque immanquablement une petite ou plus longue période dite de flottement. Durant cette petite période de négociation et suite à celles-ci et la conclusion de la cession, il s’est trouvé une petite période de carence effective de direction, de vacance de pouvoir en quelque sorte. Quelle place a dès lors le repreneur dans sa nouvelle entreprise et comment peut-il marquer son arrivée en rassurant les tiers ? Quelques éléments de réponses vous sont exposés ci-dessous concernant ce sujet épineux de la reprise d’entreprise au travers de son check-up.

• Rassurer prioritairement les salarié(e)s
• Rassurer les partenaires de l’entreprise
• Avoir une attitude positive et impliquer les acteurs

Rassurer l’intérieur comme une priorité

Il ne faut pas oublier que le repreneur a pu, lors des événements passés investiguer, évaluer et faire des tractations. Il en ressort souvent que les femmes et hommes de l’entreprise en soient quelque peu perturbés, notamment sur :

• Qu’en est-il de l’avenir de l’entreprise ? Va-t-elle être restructurée par exemple ?
• Quel est l’avenir du personnel et des nouvelles conditions de travail ?
• L’encadrement va-t-il changer et dans quelles proportions ?

L’incertitude peut donc régner pendant un certain temps et pour surmonter ces difficultés, qui n’affectent d’ailleurs pas forcément le cycle économique directement de l’entreprise, le repreneur devra essayer de rassurer en essayant d’adopter un style propre à celui qu’il souhaite imprimer à l’entreprise. Le contact avec le personnel doit être optimisé par des phases d’analyses comme les entretiens directs, la compréhension de la manière dont a été vécue par les salariés le départ de l’ancienne équipe dirigeante (que ce soit en bien ou en mal).

Suite à cette phase nécessaire d’analyse, préparer un message clair et en toute connaissance de cause permet d’éviter tout ce qui peut relever de la communication froide, laquelle n’est pas conseillée dans ce genre de situation.

Comment rassurer les partenaires ?

Il s’agit ici de l’environnement direct de l’entreprise comme les clients bien sûr (avec lesquels un premier contact aura pu être établi grâce au maintien du rôle du cédant), mais aussi les fournisseurs (avec lesquels ce sera plus difficile si cela fait suite à des difficultés financières), les banques et organismes de crédit enfin. Le repreneur aura donc tout intérêt à traiter l’ensemble de ces partenaires rapidement, de les rencontrer pour assurer une continuité de l’entreprise.

Pour faciliter la relation client, et en fonction de l’importance dans le chiffre d’affaires de ceux-ci, pourra être envisagé plusieurs actions de communication allant de la visite personnalisée évoquée plus haut à l’invitation au cocktail de lancement. Les échanges mails et les contacts téléphoniques devront eux aussi être préservés.

Avoir une attitude positive et impliquer les acteurs dans les prises de décision

Il ne s’agit pas forcément de créer une démocratie participative, bien au contraire parfois. Non, il s’agit pour le dirigeant ou la dirigeante de mettre en avant son leadership et d’exprimer des idées, une ligne, un chemin inspirant pour l’ensemble des équipes, des cades aux productifs en passant par les secrétaires. Un discours clair et des lignes directrices impliquant le talent des collaborateurs constituent une bonne attitude, souvent espérée d’ailleurs en raison du laisser-aller qu’à pu produire l’ancien dirigeant avant de quitter ses fonctions.

Attention aux attitudes ressemblant à ce que l’on appelle parfois le « Ubu-Roi » en référence au personnage ubuesque de Alfred Jarry

Avec les technologies modernes, les services de télétravail se sont considérablement développés. Parmi ceux-ci, le télésecrétariat fut l’un des précurseurs, se déclinant évidemment dans des spécialités comme la gestion des appels entrants, la création de campagnes marketing d’appels sortants, la spécialisation vers l’accueil médical, les travaux administratifs ou de nature pré-comptables/pré-juridiques, l’archivage, la création de devis, parfois même la traduction de documents techniques, etc. Toutes ces activités, dont certaines peuvent être considérées comme des micro-tâches fleurissent sur Internet. On retrouve des secrétaires indépendantes comme de plus grosses entreprisses très spécialisées sur leur secteur. Mais comment juger de la qualité d’un secrétariat indépendant sans l’avoir test ? That is the Quesion.

1. Comment donner confiance dans le secrétariat à distance ?
2. Obtenir des recommandations (étoiles et avis)
3. Quelle collaboration avec le client ?
4. Intérêt du secrétariat externalisé pour le client

Travailler avec un professionnel à distance : La question de la confiance réciproque sur Internet

Plusieurs indicateurs entrent en jeu dans la confiance entre le client et le professionnel. L’un des premiers sujets qu’il faut traiter ici est l’expertise. Ce terme est très largement galvaudé parce qu’on l’utiliser à toutes les sauces. En réalité, être expert d’un sujet est particulièrement délicat, voire de facto impossible. Mais le besoin se fait toujours sentir du fait d’un manque. Et lorsque vous travaillez avec un professionnel sur un secteur donné, si celui-ci dispose d’une plus grande expérience que vous, vous pouvez le sentir. De même que si vous ne savez pas gérer votre emploi du temps et que vous constatez qu’une autre personne saura mieux le faire que vous, vous vous sentez en besoin vis-à-vis d’elle.

Montrer de l’expertise à défaut d’en déclarer conforte la confiance client

Cette sensation est particulièrement appréciable dans la négociation client. Si votre prospect sent chez vous ce degré d’expertise nécessaire à l’atteinte de ses objectifs, vous le convainquez au-delà d’autres barrières comme le prix, les délais parfois ou… la distance. Le prix est d’ailleurs le dernier des remparts en soi. Un prospect vous demandant vos tarifs est en soi déjà conquis.Nous sommes ici au bout de la négociation commerciale classique. Nous vous invitons à reprendre au besoin la lecture de notre articles sur le traitement des objections client.

La recommandation professionnelle pour un secrétariat à distance

Il n’est pas de sujet plus évident que la recommandation. En règle générale, assurer la réussite d’une conversion se fait au biais de non pas une mais deux recommandations. Pour cela, il faut réseauter. Réseauter via des outils de social media comme Linkedin peut être une solution. Ce réseau social est également un très bon outil pour faire de la collecte massive de mails mais c’est un autre sujet. On peut également utiliser dans le cadre des métiers de secrétariat les réseaux physiques comme les clubs d’entreprise déjà évoqués dans notre sujet sur la manière de trouver des clients. Mais vous avez la possibilité également de créer de l’engagement avec d’autres formes de recommandations lorsque vous êtes sur Internet. La plus belle de toutes est sans contestation Google. Vous êtes premier(e) sur un besoin, vous marquez des points.

Solliciter des avis clients sur vos fiches Google My Business et sur les différentes plateformes

C’est tout à fait amusant quand on sait que les dés sont toujours pipés (il peut s’agir d’annonces payantes ou d’annonces naturelles poussées par les travaux d’un référenceur dans les deux cas). Mais cette approche est importante car la visibilité engendrée est aussi marquée par une meilleure réponse aux besoins. On ne peut être premier sur Google si l’on ne répond pas un minimum aux besoins. En soi, c’est déjà rassurant. Couplez cette recommandation avec de la réassurance comme le fait de montrer les professionnels avec lesquels vous travaillez et vous êtes dans le vrai.

L’avis, sur Internet, c’est la réassurance. Le succès des E-commerces repose en grande partie là-dessus et Amazon ne serait pas le géant que l’on connaît pour de multitples raisons liées aux commentaires déposées sur les fiches produits (Cela ne concerne pas que l’acheteur en réalité un commentaire).

Comment un client doit-il vous tester et collaborer avec un secrétariat à distance ?

Deux choses sont à voir et il n’est parfois pas facile de le faire. Si vous n’avez pas de visibilité, un client pourra quelle que soit votre degré d’expérience (ou d’expertise 🙂 ) vous demander un test. Par exemple, la retranscription d’un document, la manière de le mettre en forme, etc. Si vous avez une visibilité accrue, il est tout à fait possible que cette demande initiale et test ne soit pas une étape avant la contractualisation. Mais évidemment, les tarifs que l’on propose au début sont rarement ceux que l’on souhaite pratiquer en étant plus visible. Et pour cause : Lorsque l’on débute, on est généralement seul, en micro-entreprise par exemple, et prêt à décrocher assez chichement les premiers contrats. Pour éviter de se retrouver dans un système de sous-traitance collaborative avec un donneur d’ordre unique (et avoir dans les fais non pas une activité d’indépendant mais une activité salariée), il convient de multiplier les clients.

Pour être bien testé(e), communiquez prioritairement sur un sujet caractérise !

Si votre communication est maîtrisée, que vous avez de une bonne capacité d’acquisition comme secrétariat à distance, vos efforts doivent se porter sur des services en particulier. Nous avons vu au début de l’article et au travers des différents sujets abordés dans ce blog que le télésecrétariat ou toute forme de secrétariat ou standard externalisé peut avoir un sujet phare, de prédilection. Par exemple, l’accueil téléphonique pour les professionnels de santé, les médecins, les infirmiers, les diététiciens, ettc. Cette typologie de clientèle communique grandement entre elle et permet à l’occasion de créer un réseau de recommandations. Vous l’avez compris, la lisibilité de l’activité et la spécialisation sont des clés d’entrées plus faciles sur un marché. A charge pour vos de déterminer ensuite quand diversifier votre activité.

Externaliser pour un client, c’est simplifier sa démarche et ses processus de détermination tarifaire

Peut-être que je paie à la tâche un peu plus cher en externalisant, peut-être que les personnes sont à mobiliser prioritairement en amont dans mon workflow. Ok. Cela dit, les tarifs sont le plus souvent clairs, établis sur devis et nécessitent une réalisation et une livraison pour espérer un retour financier en échange. L’externalisation d’un service de secrétariat n’échappe pas à la règle. Et dans ce cas, l’avantage le plus substantiel hors flexibilité reste la clarté des tarifs.

Les tarifs du secrétariat à distance externalisé doivent tenir dans un mail réponse !

Un coût clair et lisible permet de déterminer des budgets, ne l’oubliez pas.

Si vous proposez des tarifs à l’appel pour un secrétariat, c’est très clair pour une profession médicale. Un forfait l’est également mais songez à l’usage intensifié (Pensez que l’on use les forfaits). Rien n’empêche de négocier un forfait dans un climat de fidélisation, c’est bien plutôt qu’il faut songer à cela.  Déterminer les tarifs en partant sur une base de quelques centimes à plusieurs euros en fonction du traitement de l’appel téléphonique semble cohérent. Si vous avez une spécialité dans la réception d’appel avec une valeur ajoutée, que vous faites la hotline d’un service ou d’un produit, vous devez être en mesure de traiter des informations et dialoguer avec un objectif de résolution d’appel. Ce n’est pas toujours le cas lorsque votre mission traite plus de la prise de rendez-vous sur agenda dématérialisé (quoique).