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13
Avr, 2022
Numériser votre back office comporte une panoplie d'avantages, En voici quelques unes.

Rendre le back-office numérique

La transformation numérique est un processus incontournable dans une entreprise. Elle sert notamment à automatiser des tâches répétitives, vous permettant ainsi de gagner en efficacité. Numériser votre back-office vous offre plusieurs avantages. Découvrez lesquels.

Qu’est-ce que le back-office ?

Saviez-vous que le terme Back-office provenait de la disposition traditionnelle des bureaux ? Les travailleurs ayant un contact direct avec les clients se positionnaient à l’avant, tandis que ceux qui n’avaient pas d’interaction directe se plaçaient à l’arrière, d’où l’expression « Back-Office ».

Quel que soit son domaine d’activité, une entreprise dispose de services back-office et front-office. La composition du back-office diffère selon les secteurs. Toutefois, il comprend généralement du personnel administratif et de soutien.

Généralement, un agent Back-office effectue la saisie et l’analyse des données, le traitement des demandes, la comptabilité ou encore la rédaction. Le back-office est un donc un service essentiel pour assurer le succès des organisations.

Qu’est-ce que la transformation numérique ?

Face à l’essor du numérique, il est aujourd’hui essentiel, voire indispensable, d’entamer une transformation numérique au sein de son entreprise. La transformation numérique, ou transformation digitale vise à remplacer partiellement ou totalement les processus métier manuels par les dernières solutions numériques.

Grâce à la technologie numérique, les tâches humaines répétitives pourront être automatisées. Cela permet de rationaliser non seulement les processus, mais également la communication.

Quels sont les avantages de la numérisation ?

Devenue un incontournable dans l’organisation actuelle, la numérisation du back-office apporte plusieurs avantages.

Assurer la conformité des tâches

Bien qu’assez fastidieuses, les tâches en back-office sont essentielles dans l’organisation d’une entreprise. Une erreur peut coûter cher. Numériser votre back-office vous permet de limiter les erreurs, en réduisant, voire en supprimant, la saisie de données manuelle.

Améliorer le stockage et la sécurité des données

Une fois numérisées, les données sont plus faciles à stocker et à sécuriser. Vous pouvez ainsi regrouper les documents importants pour les retrouver plus rapidement quand vous en aurez besoin.

Accroître l’efficacité opérationnelle

Grâce à la numérisation, vous pouvez réduire vos coûts d’exploitation. Vous pourrez consolider vos processus et gagner du temps dans leur traitement. Votre équipe pourra alors se concentrer sur votre cœur de métier. En optant sur la numérisation du back-office, vous contribuez à rendre votre entreprise plus productive.

De plus, vous pouvez identifier et éliminer les goulets d’étranglement dans votre flux de travail grâce à ce système.

Quelles tâches numériser ?

Si la transformation numérique est un processus incontournable, il est cependant nécessaire de bien choisir les tâches à numériser. Pour ne pas se tromper dans son choix, il est important de connaître les meilleures conditions pour l’automatisation des tâches.

Il faut sélectionner des tâches :

· Répétitives

· À forte intensité de main d’œuvre

· Dont le processus est prévisible

· Qui apportent des retours sur investissement élevé.

Par exemple, la saisie de données répond parfaitement à ces conditions. En plus d’être une tâche très fréquente, la saisie de données appelle à une grande concentration pour réduire le risque de faire des erreurs.

Telesecretariat.fr vous propose de numériser votre back office

Nous sommes une société regroupant exclusivement des télésecrétaires. Donc pour réduire votre workflow, nous vous suggérons de digitaliser vos opérations de facturation, ce qui conduira à une valeur ajoutée. En effet, vous serez plus rapides. L’automatisation permettra ainsi d’accroître l’expérience client. De ce fait, si vous souhaitez opter pour la numérisation, nous vous aiderons dans l’installation. Contacter nous sur le 07 70 71 83 00 ou écrivez nous via notre formulaire en ligne.

8
Mar, 2022
Voici les consignes que vous devez prendre en compte pour la prise d'appels et surtout ce que vous devez éviter de dire.

Que faut-il éviter de dire lors d’un appel ?

La communication client est un élément capital dans le monde du marketing et contribue à son développement. Elle permet soit de gagner des clients ou de fidéliser ceux qui sont déjà là. Il est important que son management soit le plus solide possible pour la réussite du processus.

 Le rôle du call center

Le centre d’appels reçoit au quotidien des questions de différent ordre notamment la quête de renseignements sur un produit ou service, un besoin d’assistance sur un procédé, une réclamation ou une plainte plutôt délicate. Pour chacun des cas, il est important de trouver les mots justes pour gagner la confiance du client, le fidéliser ou encore le rassurer. Certains éléments sont à proscrire lors d’une conversation téléphonique avec les clients. Nous notons, entre autres, les propos qui renvoient à l’incertitude ou au manque de compétences, à la responsabilité du client et à l’excès d’engagement (superlatifs, mots trop engageants).

Les propos d’incertitude ou d’insuffisance de compétences

« Je présume », « je pense », « je n’en ai aucune idée » sont des expressions qui ne rassurent pas le client pourtant il vous appelle pour obtenir des réponses claires ou de la bonne information. Le rassurer et lui donner l’information juste est le minimum à faire. De même, les expressions telles que « je ne suis pas la personne indiquée », « ce sera long », « nous ne sommes pas capables de vous aider », « c’est risqué » sont les réponses qui ne rassurent point et qui peuvent alimenter la frustration du client face à une urgence ou une difficulté au point de se désabonner. Il est important de préciser que « des solutions sont envisageables » et des « experts se penchent sur le cas » pour qu’il se sente considéré et au bon endroit. Il faut éviter des expressions qui affecteront négativement l’image de la société.

Renvoyer la responsabilité de l’erreur au client et débattre

« C’est faux ! », « vous n’avez pas raison » et « vous ne comprenez pas » sont de tels propos qui enveniment et rendent la situation conflictuelle. Celui qui appelle doit se sentir en sécurité. Le télé agent doit rester à l’écoute et ensuite trouver des moyens de persuasion dans le respect de son intégrité. Une écoute parfaite, une attitude positive et beaucoup de patience sont requises pour une conversation paisible et fluide.

L’excès d’engagement et l’utilisation de superlatifs en appel

« Une offre exceptionnelle », « un produit exclusif », « nous vous proposons une bonne affaire » sont à proscrire, car ces expressions frôlent la fabulation et n’inspirent pas confiance. Ces expressions peuvent être interprétées comme des mensonges issus d’une arnaque organisée. Il est alors important de choisir les mots adéquats pour ne pas en faire trop tout en concevant l’idée que votre solution est la bonne. Les termes comme « contrat » et « coût » sont trop officiels, administratifs et doivent être remplacés par « accord », « investissement » pour ne pas effrayer l’interlocuteur, lui donner un sentiment de confiance, de contrôle de la situation.

Le plus important à retenir dans la gestion des appels du service client pour chaque télé agent, c’est d’avoir le sens de l’écoute et de la compréhension. Celui qui appelle à toujours raison, veut être écouté, privilégié et rassuré pour une communication fluide gage d’une bonne relation client. Oubliez les mots négatifs, n’apportez que des idées et des ondes positives. Faites vivre une belle expérience à votre interlocuteur et il reviendra sans aucun doute.

Télésecrétairiat.fr vous guide vers une prise d’appels efficace.

Notre équipe de conseillers veut que vous réussissiez et pour cela nous avons déployé à votre disposition des experts. Ces derniers sont là pour répondre à vos questions et vous guider dans vos recherches que ce soit externalisation ou autre. Pour bénéficier des bons conseils de nos agents, veuillez nous appeler sur le 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous via notre formulaire de contact.

23
Fév, 2022
La communication téléphonique est le premier contact qu’a le client avec l’entreprise. De ce fait, la télésecrétaire doit donner une première bonne impression.

Des astuces pour avoir une communication téléphonique fluide et dynamique

Dans le milieu professionnel, le relationnel mérite une attention particulière, car il maintient de bonnes relations avec les clients, les collaborateurs et les partenaires d’affaires, mais il permet également à l’entreprise d’exceller et d’améliorer son image de marque. Par contre, si le service téléphonique ou le télésecrétariat d’une entreprise se retrouve dépassé par le flux élevé des appels entrants, son incapacité à gérer les clients dégrade la relation. Solliciter une aide extérieure de communication téléphonique fluide et dynamique s’avère une solution efficace pour améliorer le relationnel d’une entreprise.

La mise en place d’un service de communication multicanale

La mise en place d’un service de communication multicanale pour assurer la gestion des appels sortants et entrants dans une entreprise permet d’adopter une parfaite stratégie organisationnelle. Pour la réussite de votre activité, le choix des télé agents dotés d’une bonne formation est la meilleure solution. En fonction de vos besoins et des exigences de votre entreprise, vous pouvez solliciter les services d’un call center professionnel. Cela a un avantage non négligeable en termes de temps et de coût financier. Externaliser son service téléphonique permet de réduire les dépenses liées au recrutement et d’avoir un service d’appel fonctionnel en permanence.

L’intervention d’une agence professionnelle

Pour garantir une communication téléphonique fluide et dynamique, la gestion des appels entrants et sortants doit être de qualité. Il convient alors de privilégier un call center professionnel. Seul un standard téléphonique externalisé peut vous aider à fidéliser vos clients. Les agents des call center sont formés pour les missions de télévente et de téléprospection, la gestion de la relation client, la négociation et les réseaux sociaux. Ils maîtrisent les techniques d’accueil, gèrent les clients difficiles ou en attente et les réclamations. Ils ont aussi la capacité de gérer des appels simultanés aux heures de pointe, ce qui permet à votre entreprise de se concentrer sur son activité principale.

La disponibilité du service téléphonique

Répondre aux appels en temps et en heure garantit la satisfaction client, permet d’avoir une image professionnelle et une meilleure expérience avec les interlocuteurs. Très souvent, les entreprises ont des difficultés à répondre aux appels téléphoniques pendant les réunions, les conférences, les consultations ou aux heures de fermeture. En confiant la gestion du service téléphonique à un call center extérieur, vous restez joignable et disponible à tout moment. Les clients de votre entreprise ne tombent plus sur votre messagerie vocale et votre image de marque s’améliore.

L’utilisation d’outils performants et fonctionnels

Pour offrir à vos clients une expérience unique, les call center sont équipés de terminaux et logiciels adéquats. Il serait ennuyeux d’avoir à répéter un message au téléphone maintes fois avant de raccrocher sous prétexte de mal entendre. Des outils performants garantissent une communication fluide à vos clients. Grâce à leur capacité à contrôler différents canaux de communication, ils répondent à vos besoins et aux exigences de votre entreprise. En les combinant à l’expérience et aux savoir-faire des télé agents, votre service téléphonique va fonctionner de façon permanente.

Tous ces conseils que vous proposent Télésecrétaire.fr vous aide dans votre quotidien que ce soit prise d’appel entrants ou sortants. La personnalisation et l’organisation vont de pair.

Télésecrétariat.fr vous aide à maitriser la prise d’appels.

Ce n’est pas toujours évident de contrôler le flux d’appels. Surtout lorsqu’il ne s’arrête pas. Depuis longtemps nous avons fait face à cette tendance mais au fil des années nous avons développé de l’expertise et l’expérience nécessaire pour maitriser le flux d’appels. Si vous souhaitez connaitre davantage, appeler nous sur le 09 70 71 83 00ou écrivez-nous via notre formulaire en ligne.

7
Fév, 2022
Voici tout ce dont vous devez savoir à propos du télésecrétariat. Ce dossier vous consacre les missions et compétences d’une télésecrétaire.

Zoom sur le métier de télésecrétariat

Le télésecrétariat est un métier en plein essor. Il porte sur la gestion à distance du service de secrétariat d’une entreprise. De nombreuses responsabilités dépendent des compétences d’un tel professionnel. Pour exercer efficacement son travail, il a besoin d’une solide formation en rapport avec son emploi. Tour d’horizon sur le télésecrétariat.

En quoi consiste le métier de télésecrétaire ?

Le télésecrétariat couvre toutes les fonctions relatives aux travaux de secrétariat classique, quel que soit le secteur d’activités concerné. Mais contrairement à une secrétaire interne, la télésecrétaire exerce les attributions à distance. Elle peut également s’occuper d’autres prestations additionnelles. Une secrétaire à distance prend souvent en charge des tâches administratives liées à plusieurs personnes dans un même cabinet.

Une télésecrétaire peut s’installer à son compte ou évoluer sous le statut de salariée au sein d’une entreprise d’externalisation. Elle peut travailler dans un centre d’appels téléphoniques qui s’occupe entre autres du secrétariat à distance. Dans tous les cas, elle exerce toujours son activité sous l’autorité d’un employeur ou d’un client.

Les missions et les tâches du télésécrétaire

Une télésécrétaire a pour mission d’effectuer la gestion de l’administration d’une entreprise ou d’une personne indépendante, à distance. Tout comme une standardiste, elle assure la gestion de l’accueil téléphonique, de la prise de rendez-vous et de l’organisation de l’agenda. Une secrétaire à distance est aussi amenée à s’occuper de l’accueil commercial et de diverses tâches administratives. On peut citer entre autres, la saisie des données, la transcription audio des documents, la rédaction de devis, l’information de la clientèle et le classement des documents professionnels. Une télésécretaire polyvalente peut être chargée de répondre aux requêtes des consommateurs. Elle peut également être appelée à assurer un service après-vente.

Formation, qualité et compétences requises

Pour mener à bien ses missions, une secrétaire à distance doit avoir suivi une formation en télésecrétariat et posséder une excellente maîtrise des outils informatiques. En effet, ce professionnel est amené à utiliser divers logiciels informatiques et des outils de gestion de planning pour l’administration, au quotidien.

La maîtrise de certaines langues étrangères représente un atout très recherché. D’autres qualités indispensables, comme un bon sens de la rigueur et de l’organisation, par exemple s’ajoutent à cela. La télésecrétaire doit avoir une grande aisance relationnelle, de la courtoisie et une excellente expression orale, pour avoir un contact facile. Par ailleurs, elle doit toujours rester calme pour bien gérer efficacement les pics d’appels, sans délaisser ses autres tâches. C’est la raison pour laquelle, une télésecrétaire doit avoir une bonne maîtrise des techniques d’accueil téléphonique.

Une télésecrétaire juridique ou médicale a besoin, quant à elle, d’une formation spécifique dans ce secteur dans le but d’offrir un accueil approprié et personnalisé.

Les évolutions professionnelles possibles

Travaillant souvent au sein d’une entreprise offshore, les télésecrétaires peuvent gravir les échelons pour devenir régulatrices ou superviseuses. Après avoir acquis une certaine expérience, elle peut proposer ses prestations dans un secteur particulier, mais toujours en tant que secrétaire à distance. Elle peut se spécialiser, dans le domaine juridique, médical ou commercial, par exemple.

Télésecrétaire.fr acteur dans le développement de votre entreprise

Depuis des années, nous nous dévouons dans la prise en charge des charges chronophages de nos collaborateurs que ce soit prise de rendez-vous et autres tâches administratives. En choisissant de collaborer avec nous, vous mettez en avant la qualité et la modernité. Etant à la pointe de la technologie, nous vous proposons nos meilleures prestations. Contacter nous sur le   09 70 71 83 00  ou laisser nous vos demandes via notre formulaire en ligne.

7
Fév, 2022
Télésecrétariat vous propose de découvrir comment vous pouvez rendre plus dynamique votre réception d’appels.

Des astuces pour assouplir la réception d’appels

Travailler comme téléconseiller dans un call center n’est pas toujours aisé. Converser et satisfaire le client au bout du fil nécessitent des compétences spécifiques. Il faut être conscient que les échanges peuvent facilement devenir confus et entraîner de mauvaises interprétations. Néanmoins, il est possible d’assouplir la réception d’appels et d’avoir une meilleure relation client grâce à quelques astuces.  Si vous êtes dans le domaine du télésecrétariat, cet article vous conviendra.

Un ton positif, vous aurez !

Le secret est d’être empathique. Montrez-vous enthousiaste, attentif et naturel au téléphone pour les appels entrants ou sortants. Le but est de mettre le client à l’aise durant la conversation.

Concrètement, les télésecrétaires doivent conserver une attitude positive pour instaurer un échange amical et productif. Elles doivent adopter un discours clair et maîtriser leur vitesse de parole. D’autant plus sur un ton naturel et courtois.

Un vocabulaire adapté, vous utiliserez !

Pour assouplir sa réception d’appel, il faut pouvoir comprendre ce que le client raconte au téléphone, et inversement. Pour cela, utilisez des mots en se servant de phrases simples. Évitez de recourir à un jargon technique et trop complexe, mais aussi à des termes argotiques et des mots de remplissage.

Être sincère, vous serez !

Le propre d’un service client est d’assister les clients d’une entreprise en appliquant la charte client. Il est essentiel de faire preuve de transparence et de sincérité au téléphone pour ne pas nuire à l’image de la marque.

Quand un téléconseiller décroche le combiné téléphonique, il doit fournir le nom de l’entreprise et le sien systématiquement. En cas de transfert d’appels, l’agent doit préciser son service pour que l’interlocuteur puisse savoir s’il s’adresse au bon interlocuteur. Cela permet d’améliorer la qualité de la conversation et de faciliter les échanges dans un but de fidélisation.

Durant la conversation, l’agent devra se contenter de fournir des informations véridiques et vérifiables.

Le nom de l’appelant, vous utiliserez !

Pour instaurer une certaine convivialité dans la conversation, vous pouvez vous servir du nom du client s’il l’a mentionné. Cela permet de personnaliser l’échange et de lui procurer une dimension plus humaine. Cependant, il faudra que vous en fassiez usage avec modération.

Le chatbot dans l’assouplissement de la réception d’appels

Le recours à un chatbot donne la possibilité d’instaurer un ton naturel et fluide à la conversation avec vos clients. C’est un robot conversationnel qui se sert d’une IA (intelligence artificielle), intégré à un standard téléphonique. Il fonctionne en continu pour assister les clients à n’importe quel moment. Il est capable de converser à la place d’un téléconseiller, en utilisant leurs noms. Il évalue leurs besoins et agit en conséquence ou transmet l’appel à un agent humain, s’il ne peut pas répondre à la requête.

Utiliser les dernières technologies des call centers, vous oserez !

Pour assurer la souplesse des échanges avec les clients, les entreprises peuvent se servir de différentes technologies d’optimisation de performance. On peut citer le gestionnaire des relations clients GRC ou CRM en anglais, et des outils TIC (technologies de l’information de la communication). En général, le service de télésecrétariat  utilise ces outils de téléprospection et de téléopération.

Télésecrétariat.fr votre partenaire de qualité

Dans le but de pérenniser votre avancement, il est plus que judicieux de faire valoir votre relation client. Comme dit le dicton, la première impression est souvent la bonne. En tant que télésecrétaire, vous devez être en mesure de satisfaire les demandes de votre client. De ce fait la réception d’appels y joue un très grand rôle. Si vous souhaitez avoir des détails approfondis au sujet du télésecrétariat et les services que nous proposons. Vous pouvez nous contacter sur le  09 70 71 83 00  ou laisser nous vos doléances sur notre formulaire de contact.

15
Nov, 2019
Retranscrire les comptes-rendus sont pourtant très chronophages. Heureusement, vous pouvez les externaliser avec Télésecrétariat.fr

L’Externalisation Des Comptes Rendus Avec Nos Télésecrétaires

Pour les dirigeants d’entreprise pris par les différents projets ainsi que les réunions avec leurs différentes équipes, l’externalisation des comptes rendus leur est une solution salutaire.

Nos prestations sont connues pour la rapidité de leur mise en place ainsi que leur simplicité d’utilisation. En recourant à notre équipe de télésecrétaires, vous n’aurez qu’à nous faire parvenir les tâches administratives à effectuer.

Non seulement vous aurez plus de temps à consacrer à vos projets mais en plus, vous obtiendrez vos comptes rendus à temps. Cela vous intéresse de savoir comment procéder? Vous êtes sur le site idéal pour recourir au télésecrétariat.

L’importance des comptes-rendus

En collaborant avec différents donneurs d’ordre de multiples secteurs d’activité, nous constatons qu’ils passent en moyenne 27 jours par an en réunion. Ce qui implique la transmission d’informations de la plus haute importance ainsi que des prises de décision.

C’est pourquoi nous recommandons de planifier au préalable chaque réunion en envoyant des convocations à chaque participant. Dans l’éventualité d’absences, il faut aussi prévoir des comptes-rendus pour informer les absents des décisions ainsi que des nouvelles informations. En déléguant cette préparation à nos professionnelles, vous pourrez gérer votre réunion sans avoir à vous soucier des détails.

Éclaircir les doutes pour rassurer vos collaborateurs

Lors des réunions, il peut survenir que des informations importantes demandent un certain temps d’assimilation pour aboutir à l’accord de tout un chacun. Sinon, cela pourrait mener à de la confusion ainsi que de la frustration.

Justement, nos télésecrétaires disposent des compétences pour retranscrire les idées et points abordés en documents que vous pourrez envoyer à vos délégués. Ce qui signifie plus de clarté pour ces derniers, favorisant ainsi leur soutien pour l’aboutissement des projets.

Conservez des traces écrites de vos réunions

Bien évidemment, l’archivage des bonnes informations est importante pour mieux retracer les prises de décision ainsi que l’amélioration de performance qui en résulte.

Mais encore, le suivi des réunions pour l’avancement des projets se fait plus fluidement. Vous n’aurez donc plus à vous soucier pour la transmission d’informations à travers d’autres supports (documents en format PDF, mails à titre récapitulatif,…) puisque nos télésecrétaires se chargent de les retranscrire et de les envoyer à vos équipes respectives.

Comment nos télésecrétaires peuvent vous soulager?

Nos télésecrétaires travaillent depuis nos centres d’appels et effectuent à distance la retranscription audio de vos comptes rendus de réunions et conférences. Nous prenons en charge la rédaction de vos comptes-rendus à partir de vos enregistrements de réunion. Comme mentionné plus haut, nous effectuons également l’archivage d’informations d’importance capitales pour votre entreprise.

Afin de garder votre département de secrétariat à jour, nous mettrons à votre disposition notre équipe de secrétaires pour pallier l’absence de votre secrétaire interne. Cela, ponctuellement si son emploi du temps est trop chargé ou régulièrement pour effectuer des tâches chronophages.

Il vous suffira simplement de nous faire parvenir les enregistrements audio de vos réunions et conférences. Vous obtiendrez un exemplaire du compte-rendu retranscrit dans les délais que vous déciderez. Selon votre accord, nous procéderons à l’envoi du compte-rendu à vos collaborateurs.

Faites appel à Télésecrétariat.fr, le spécialiste du secrétariat à distance

Afin de faciliter la rédaction de vos comptes-rendus, nous utilisons les meilleurs logiciels de retranscription audio. Grâce à ces technologies, nos télésecrétaires utilisent la saisie vocale pour retranscrire les fichiers audio en textes.

Vous aurez ainsi un document de qualité, sans fautes d’ortographes, faciles à comprendre pour vos collaborateurs. De plus, nous privilégions la structuration stratégique des textes en paragraphes pour faciliter la lisibilité de vos comptes-rendus.

Si vous enchaînez les réunions et la rédaction de comptes-rendus vous parait trop chronophage, nous sommes l’aide administrative qu’il vous faut. Nous vous fournirons les comptes-rendus au format requis sans manquer des détails importants.

Pour nous contacter

Si vous cherchez comment optimiser ces procédés, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire via notre formulaire de contact.

24
Sep, 2019
Pour éviter les appels de peu d’importance, les entreprises peuvent opter pour le filtrage des appels et ainsi se concentrer sur leurs tâches prioritaires.

Le Filtrage Des Appels : Comment Est-ce Utile Aux Entreprises ?

Le filtrage des appels est un processus de plus en plus important dans une entreprise. En effet, si elle souhaite mettre l’accent sur la relation client, elle doit se concentrer sur l’essentiel de ses activités. Or, c’est quasiment impossible si le directeur et ses effectifs chargés des stratégies sont dérangés à tout bout de champ. Ainsi, ils peuvent réceptionner des appels qui leur parviennent par erreur. À d’autres moments, on peut les contacter pour vendre des produits, par exemple.

C’est pour cette raison que le fait de filtrer les appels est d’une importance capitale pour la firme. C’est là que nous intervenons ! Spécialisés dans le tri parmi ces appels, nos centres de contacts peuvent aider les donneurs d’ordres. D’abord, découvrons un peu plus sur cette activité.

C’est quoi le filtrage des appels téléphoniques ?

Le filtrage des appels est une pratique que l’on retrouve grandement dans les centres d’appels. Il s’agit d’une fonctionnalité propre au standard téléphonique en interne et simple à mettre en place.

Pour commencer, une entreprise qui souhaite nous confier cette tâche, par exemple, va établir une liste de numéros. Dépendant des instructions reçues du directeur, nos call centers vont les rejeter ou accepter. Certains seront catégorisés comme étant importants et devront donc être traités en priorité. D’autres qui le sont moins pourront être relayés à divers départements.   

Ce processus simplifiera aussi le travail de la standardiste. Par exemple, elle sera beaucoup plus organisée et ne recevra que les appels importants. Ainsi, le processus du filtrage des appels est avantageux pour la firme. Cela lui évitera d’être dérangé par des appels intempestifs et indésirables. Conséquemment, elle pourra se concentrer sur ses activités principales sans devoir décrocher le téléphone à tout bout de champ.

Les situations où le filtrage des appels est utile


Comme susmentionnés, les appels entrants peuvent être intempestifs ou désagréables. Or, on note que cela peut se produire s’il y a un pic d’activité. Dans ces moments-là, la standardiste est débordée et recevoir ce genre d’appels peut la retarder dans ses activités. De ce fait, le filtrage des appels pourra optimiser la gestion du standard téléphonique.

Donc, nos téléagents vont faire le tri pour voir quels sont les appels indésirables à classer sur une liste noire. Par conséquent, cela va l’aider à se concentrer sur l’organisation de son emploi du temps.  

Filtrer les appels aidera aussi les directeurs ou chargés de stratégies si ces derniers sont indisponibles. Il y en a aussi qui n’ont simplement pas envie de parler à un appelant pour le moment. À travers le filtrage des appels téléphoniques, ils seront automatiquement redirigés vers d’autres départements qui pourront se charger de les guider.

Nos data centers vont donc faire une liste blanche et une autre noire. Cela leur permettra de gérer les appels entrants et les distribuer vers les sections de l’entreprise concernées. Notre équipe est donc efficace pour aider les firmes à se décharger des appels encombrants.

La relation client dépend aussi d’un bon filtrage des appels

Les appelants classés dans la liste prioritaire n’auront pas à faire face à des délais d’attente. Cela contribuera à la satisfaction client, puisqu’ils seront traités avec la plus haute importance.

Ainsi, notre équipe gèrera les appels non prioritaires, par exemple en prenant les messages. Par la suite, les personnes concernées pourront les consulter. En outre, dès que nous aurons ciblé le motif des appels, nous pourrons les acheminer vers le bon service. Non seulement les chefs d’entreprise n’auront plus à se soucier des appels parasites, mais les appelants seront bien assistés.

Le filtrage des appels optimise la productivité

Afin de ne garder que les sollicitations productives, le filtrage des appels est très important. En effet, les commandes, les requêtes clients ou encore les demandes de devis peuvent être priorisées. C’est ainsi que notre équipe pourra aider la firme à gagner en productivité. Le filtrage permettra, entre autres, de libérer les communications lourdes qui ont tendance à surcharger les lignes. Les directeurs d’entreprise qui font appel à notre centre d’appels sont assurés de recevoir des appels qui comptent vraiment.

C’est ainsi que notre permanence téléphonique sera efficace contre les appels intempestifs, voire  indésirables.

Nos téléopérateurs peuvent vous aider 

Ainsi, si vous avez de nombreuses sollicitations et que cela vous fait perdre du temps, faites appel à nous. Nous saurons nous charger de cette tâche efficacement, pour que vous puissiez vous centrer sur l’essentiel de votre business.

Nous saurons traiter tous vos appels de manière qualitative, quelles que soient les situations. Nos téléconseillers qualifiés répondront également en votre nom et selon vos demandes.

En catégorisant et priorisant les appels en fonction de leur importance, nous saurons optimiser votre l’expérience client. En parallèle, votre relation client sera optimisée. En somme, notre service collaborateur représentera l’image de marque de votre société et apportera une réponse adaptée à tous les appels. 


N’hésitez pas à nous contacter


Afin de bénéficier de notre expertise, vous pouvez contacter Telesecretariat.fr. Spécialisés dans les solutions d’externalisation de standard téléphonique, nous saurons gérer votre opération de filtrage. Appelez-nous au 09 70 71 83 00 pour plus d’informations ou écrivez-nous directement à partir de notre site web.

18
Sep, 2019
Savoir gérer les réclamations des clients est un atout à exploiter. On vous explique comment gérer les reclamations pour en faire une force.

Réclamations Des Clients : Comment Procéder De Façon Efficace ?

Toute entreprise a affaire à des clients. Cette relation implique de devoir faire face à des réclamations et des clients parfois mécontents. Il arrive aussi que la source de cette frustration ne provienne pas de votre entreprise. Toutefois, gérer cette situation est primordial pour assurer la pérennité de votre entreprise. Nous vous expliquons comment et surtout pourquoi il est important de savoir gérer ces situations.

Les réclamations clients : un avantage pour votre entreprise

Les réclamations clients ont une très mauvaise réputation auprès de toute entreprise. Si cela peut être compréhensible, il s’agit toutefois d’une idée fausse sur leur nature. En effet, il faut considérer les réclamations comme étant des occasions à saisir. Les réclamations sont des opportunités à transformer des situations négatives, en expériences agréables pour les clients. Vous transformerez ainsi un client en ambassadeur.

De plus, les réclamations permettent aussi de détecter les failles. Il peut s’agir d’erreurs de processus, de mauvaises manipulations ou simplement d’une mauvaise communication. Il n’empêche que ce contact avec votre clientèle est un excellent moyen d’avoir un retour à vif et de remédier à la situation.

Une fois cet état d’esprit mis en place, la transformation aura lieu. Vous aurez ainsi une gestion plus efficace des réclamations. Cette opération apportera par la même occasion des résultats  positifs pour vous.

Prendre connaissance des réclamations de vos clients

Il est important d’accueillir les réclamations de ses clients. Pour y arriver, il faut être joignable à travers les canaux utilisés par la clientèle. De nos jours, avec tous les canaux de communication existante, le nombre de plateformes a augmenté. Ainsi, on peut recueillir les réclamations à travers les réseaux sociaux et même le courrier. Cependant certaines méthodes ont toujours la cote. C’est le cas du téléphone ou des e-mails.

Une fois les modes de communication établis, il faut établir la disponibilité de ces canaux. Certaines entreprises préfèrent se limiter aux heures ouvrées. D’autres optent pour une permanence téléphonique afin d’être toujours disponibles pour leur clientèle.  Le but est d’avoir des méthodes de communications accessibles à sa clientèle.

Les points importants pour gérer les réclamations de ses clients :

Vous avez déterminé les canaux de communication et la fréquence. Maintenant, il faut prendre connaissance des points qui régissent les échanges avec les clients lors d’une réclamation. Pour chacun de ces points, il est important que les réclamations de vos clients soient prises en charge par des personnes compétentes.

Réactivité :

Lorsque vous utilisez des modes de communications en différé, comme les courriels, il est important de répondre dans les plus brefs délais. Il ne faut pas oublier que la gestion des réclamations passe impérativement par la réduction de la frustration de ses clients. Plus le temps de la résolution du problème est long, plus la frustration et le mécontentement augmentent.

Contrôle :

Il faut impérativement savoir garder son calme. Un client qui appelle pour une réclamation n’est pas un client heureux. Il n’est donc pas à exclure qu’il s’emporte. Notre chargé clientèle doit alors savoir gérer cette situation pour arriver à la désamorcer. Une fois la situation désamorcée, le client pourra être réception à votre message.

Priorité :

De plus, le client doit sentir qu’il est une priorité pour votre téléconseiller, et par conséquent, votre entreprise. Tenir le client informé du statut de sa demande est un excellent moyen pour lui communiquer ce sentiment. Ainsi, il faut l’informer des mesures prises pour régler les problèmes qu’il a rencontrés. De même, s’il s’agit d’une situation qui demandera du temps, il ne faut pas le lui cacher et l’avertir.

Communication :

Vous n’aurez pas toujours des réponses favorables pour vos clients. C’est le cas lorsque la garantie n’est plus valide par exemple. Dans ce cas, il faut savoir communiquer ces raisons au client.

Comment mettre fin à une conversation avec un client ?

Les échanges avec votre client sont importants du début à la fin. Tout ce qui est dit durant cet échange a pour but d’arriver à une conclusion positive pour vous. Cela passe évidemment par une résolution favorable pour votre client.

Pour clore la conversation avec un client, il est bon de prendre la température de sa satisfaction.

“Est-ce que cette solution vous convient” par exemple.

Il est tout aussi important de savoir s’il existe toujours des zones d’ombres sur les raisons du problème. Vous éviterez ainsi des échanges additionnels qui ne feront qu’ajouter à la frustration du client.

Toutefois, il est impératif que les réclamations de vos clients soient gérées par des agents avec des compétences relationnelles. Ceci, afin de savoir jauger les clients et leurs attentes. Nous formons nos agents dans le but de délivrer un meilleur contact avec vos clients. Certains clients sont plus directs que d’autres et veulent simplement une résolution. D’autres vont utiliser votre service de réclamation pour relâcher leur frustration. Savoir reconnaître et gérer les différents types de clients vous aidera grandement à atteindre votre objectif.

La satisfaction du client l’objectif inaliénable

L’objectif est donc que votre client reparte avec un sourire et qu’il soit satisfait. Si vous avez atteint cet objectif après sa réclamation, vous en sortez plus riche. Même dans le cas d’une réclamation agressive de la part d’un client, s’il repart satisfait, vous aurez un allié de votre côté. En plus de fidéliser le client, il recommandera de lui-même votre marque ou vos services à ses proches. Il fera aussi l’éloge de votre service client pour vous. Vous aurez ainsi acquis un atout puissant : un ambassadeur pour votre entreprise.

N’hésitez pas à nous contacter

Vous avez besoin d’un centre de contact pour gérer les réclamations de vos clients ? Ou peut-être que vous avez besoin d’un service ponctuel qui prendra la relève après vos agents à des horaires différents ? N’hésitez pas à nous contacter. Telesecretariat.fr peut être la solution à votre situation. Contactez-nous au 09 70 71 83 00 pour plus d’informations sur les services que nous proposons. Vous pouvez prendre contact avec nous directement à partir de notre site web.

16
Sep, 2019
L’agenda partagé transforme et améliore le télésecrétariat. Il permet de gagner en réactivité grâce à des performances qui n’étaient pas possibles jusqu’ici.

L’Agenda Partagé : Le Puissant Outil Du Télésecrétariat Médical

Comme beaucoup de profession et secteur d’activités, le domaine médical a beaucoup évolué avec les nouvelles technologies. Le domaine médical est un secteur où le mouvement, la réactivité et les informations sont capitaux. Dans certains cas, il s’agit de question de vie ou de mort. Heureusement, l’agenda partagé peut améliorer la réactivité dans le domaine médical, surtout s’il est associé au télésecrétariat.

Il est naturel que les avancées technologiques notamment en matière de communication aient de quoi aider la tâche des médecins. C’est le cas de l’agenda partagé, qui apporte des avantages considérables avec le télésecrétariat médical. Cet outil permet ainsi la mise à jour en temps réel de l’agenda. Cela le rend parfait pour les changements de rendez-vous, ou encore l’échange d’information sur les patients.

L’application incontournable pour le télésecrétariat médical

Une des tâches fondamentales d’une secrétaire est de gérer et d’organiser un agenda. Les télésecrétaires ne sont pas une exception. De plus, il est aujourd’hui encore plus facile de faire appel aux télésecrétaires puisque les nouvelles technologies ont permis l’essor d’outils de plus en plus performants. C’est d’ailleurs le cas de l’agenda qui a aussi eu droit à sa propre évolution avec l’agenda partagé.

Qu’est-ce que l’agenda partagé ? 

Comme son nom l’indique, l’agenda partagé est un agenda auquel plusieurs personnes ont accès. Cet accès multiple permet l’ajout d’une entrée par une personne, dans ce cas, une télésecrétaire par exemple. Une fois l’entrée effectuée, elle pourra être consultée par le médecin ayant lui aussi accès à cet agenda. Cela permet de gagner en réactivité, mais aussi de faciliter la communication entre le praticien et le service de télésecrétariat.

Comment est-ce que l’agenda partagé facilite et améliore le télésecrétariat médical ?

Concrètement, les avantages de cet outil sont dus principalement à cette synchronisation automatique et quasi-instantanée. Le médecin est assuré de toujours consulter la version à jour de son agenda. S’il a des questions, le praticien peut à n’importe quel moment contacter la télésecrétaire dédiée.

L’agenda partagé permet d’intégrer plusieurs tâches effectuées par nos télésecrétaires comme :

    • Les tâches administratives

    • La retranscription des messages, des conférences ou encore des entretiens

    • La rédaction des courriers du médecin

    • La prise de rendez-vous et les messages urgents

    • Les informations à transmettre lors du transfert de la permanence téléphonique

    • Les rappels de rendez-vous

L’avantage de l’agenda partagé pour le télésecrétariat médical

L’agenda partagé aide grandement le télésecrétariat médical. Il permet en outre de réduire considérablement la barrière géographique entre une secrétaire de bureau et l’externalisation.

Avec l’agenda partagé, nous arrivons chez Telesecretariat.fr à proposer une prestation de qualité. En fonction du contrat de prestation choisi par le médecin, il est possible de déterminer le nombre d’appels que la télésecrétaire prendra en charge. Nous arrivons ainsi à proposer un service performant qui garde une qualité appréciée par vos patients. De plus, cela nous permet d’éviter une surcharge d’appels.

Un outil toujours accessible

Il faut aussi savoir que cet outil est très accessible. Il est accessible à tout moment, et ce, depuis n’importe quel terminal. En effet, le médecin peut y avoir accès à partir d’un smartphone ou une tablette, mais aussi n’importe quel ordinateur pour peu que l’appareil ait un accès internet.

L’agenda partagé permet aussi la communication et le transfert d’information importante. Il est pratique notamment lorsque le médecin est en consultation ou tout simplement indisponible. La télésecrétaire peut ainsi l’utiliser pour véhiculer certaines informations importantes en plus des outils de communications existantes. L’accès à l’information étant une nécessité de nos jours.

Le télésecrétariat et l’agenda partagé : des atouts à ne pas négliger

L’agenda partagé mis au service du télésecrétariat médical est un outil puissant qui peut aider beaucoup de médecins, et par extension, leurs patients. Il s’agit d’un mode de communication bilatéral qui permet d’améliorer l’efficience et la réactivité du médecin.

Besoin de nous contacter ?

Vous souhaitez externaliser votre secrétariat ? Faites appel à Telesecretariat.fr. Si vous avez des questions sur la mise en place d’un service de télésecrétariat, ou sur nos prestations, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00, et pouvons être contactés directement sur notre site internet.

10
Sep, 2019
Standardistes : voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour travailler en tant que télésecrétaire, ou en embaucher une. N’hésitez pas à nous contacter !

Quand Les Standardistes Se Mêlent Aux Centres D’appels

Bien que chaque entreprise soit unique, la satisfaction client reste le facteur le plus important à considérer dans chacune d’elle. En effet, le client est toujours roi et chaque société se doit de se surpasser afin de toujours rester dans la compétition. Pour ce faire, il est indispensable de toujours mettre en place de nouvelles stratégies afin de fidéliser les clients. Ces derniers s’attendent à ce que vous les mettiez en valeur et souhaitent un accueil chaleureux et professionnel.

Cette tâche incombe souvent à nos standardistes. Celles-ci se doivent de répondre à chaque appel et de gérer les différentes requêtes du mieux possible. Ce n’est pas tout ! Ces réceptionnistes doivent être au meilleur de leurs capacités et concentrés à tout moment. C’est pourquoi, aujourd’hui, les standardistes ont pris beaucoup d’importance dans le domaine de la relation client. Voyons tout cela avec plus de détails !

Standardistes : à quoi servent-t-ils ?

Bien que le standardiste ait plusieurs tâches à accomplir, la plus importante reste bien évidemment la gestion du standard téléphonique. Ce dernier comporte plusieurs lignes téléphoniques qui, d’ailleurs, sont essentielles lorsqu’il s’agit de rediriger les appels. Aussi, le réceptionniste se doit de prendre les différents messages et les transmettre lorsque la personne demandée n’est pas en position de répondre lui-même.

Aussi, le standardiste se doit d’être à même d’aider ou renseigner les clients dans un premier temps. En effet, leur tâche consiste à canaliser les appels et accéder aux requêtes des abonnés en les redirigeant correctement. Ils donnent donc les renseignements les plus basiques à l’appelant et les dirigent vers les agents spécialisés pour les requêtes les plus complexes.

Désormais, nos centres d’appels mettent en avant leur impeccable accueil téléphonique et proposent aux entreprises d’en profiter. Tout cela est possible grâce à nos télésecrétaires qui prennent leur travail très au sérieux. Avec leur talent, ils donnent l’opportunité aux téléconseillers d’avoir plus de temps à consacrer au service client plutôt qu’à l’accueil téléphonique. Par ailleurs, nos centres d’appels ont mis en place un service de télésecrétariat en dehors des heures d’ouvertures des entreprises. Ainsi, les clients peuvent accéder aux standardistes à l’heure qui leur convient.

Le standardiste : que lui faut-il ?

Bien évidemment, en tant que représentant de l’entreprise auprès du client, le standardiste se doit d’avoir une parfaite maitrise au niveau relationnel. Il lui faut un savoir-faire inébranlable face à toutes épreuves. Il est essentielle pour lui de pouvoir s’adapter à toute situations et interlocuteurs. Ces derniers peuvent avoir des personnalités complexes ou être d’une humeur massacrante. Il faut au réceptionniste de pouvoir garder son sang-froid à tout moment.

Quant au savoir-faire technique, le télésecrétaire devra être formé et s’habituer aux différents outils téléphoniques et informatiques des différents centres d’appels. Bien sûr, nos collaborateurs ne manquent pas de dispenser ces dites formations à chacun de nos téléagent. Rajouté à cela, nos centres d’appels s’assurent que chaque réceptionniste ait une certaine maitrise des logiciels tels qu’Excel et Word.

Tout ce que vous souhaitez savoir en un clic !

D’autres qualités sont nécessaires afin de s’assurer qu’un employé est capable d’assurer le rôle de standardiste. En effet, il se doit d’être réactif, organisé, multitâches et bien d’autres choses. Afin d’en savoir plus, n’hésitez pas à vous renseigner sur le 09 70 71 83 00 ou via notre page internet de Télésecrétariat. Vous y trouverez toutes les réponses à vos questions mais aussi peut-être une télésecrétaire qui pourrait vous convenir. Nous formons nos agents afin qu’ils puissent travailler dans le domaine du télésecrétariat médical aussi bien que la permanence téléphonique.