Vous lancez votre projet de secrétaire indépendante et vous avez besoin de prévisions, d’un tableau de bord de trésorerie mais aussi d’analyse a minima de votre rentabilité. Ce qui est important, au début, c’est de vérifier l’équilibre entre exploitation et financement, vérifiez dans quelle mesure votre nouvelle entreprise sera rentable et si vous êtes en mesure de dégager assez de ressources pour assurer son développement ; Vous rémunérer en tant qu’apporteur de capitaux ou dirigeant TNS au même titre que vous aurez un œil sur votre trésorerie et votre BFR.
- Définition
- Règles d’or du calcul
- Comment le calculer ?
- Charges variables
- Charges fixes
- Calcul de la Marge sur Coûts variables
- Exemple de calcul
- Calcul du point mort avec saisonnalité
- Calcul pour une secrétaire freelance
Définition du point mort prévisionnel ou seuil de rentabilité
Le point mort ou autrement appelé « seuil de rentabilité » représente le point d’équilibre entre les charges et les produits de l’exercice. En d’autres termes, c’est le chiffre d’affaires prévisionnel minimum à atteindre pour ne pas faire de perte. Le point mort peut se calculer idéalement sur une date das l’année représentant le volume de chiffre d’affaires minimum pour avoir ensuite une part bénéficiaire. Certaines activité, pour ne pas dire toutes, sont soumises à une saisonnalité qu’il est bon de prendre en compte. De ce fait, si votre activité de télé-secrétaire par exemple, est plus réduite au mois de juillet et au mois d’août, vous pouvez supposer que votre date à laquelle vous devenez bénéficiaire sera supérieure à ces mois (Si c’est avant, bravo) voire l’année suivante si votre activité ne génère pas assez de rentabilité !
Les règles d’or de calcul du seuil de rentabilité
Penser en nombre de ventes ou de contrats obtenus semble une bonne première démarche. La réflexion se pousse donc sur la manière dont vous allez acquérir de nouveaux contrats et fidéliser votre clientèle, mettant en balance ici un point crucial qui est le réalisme de votre projet d’installation. Lancer une activité de télésecrétariat sur la base stricte e quelques clients réguliers n’est pas suffisant puisque vos besoins de rémunérations vont interférer, que le fait d’être à son compte (TNS ou travailleur non salarié par exemple) implique une montée progressive des charges dans le temps. Les appels à cotisation ne seront pas égaux sur la durée et il est fort probable que vous ayez des difficultés à renégocier les contrats e sous-traitance à la hausse de la même manière.
Comme évoqué plus haut, essayez de budgéter votre chiffre d’affaires prévisionnel et de le séquencer mois par mois pour ne pas avoir une vision trop lisse de votre activité nécessairement soumise à saisonnalité.
Comment calculer le point mort ou seuil de rentabilité ?
Il vous faut dans un premier temps reprendre le compte de résultat prévisionnel ou ceux de l’entreprise que vous reprenez et répartir l’ensemble des charges présentes dessus en deux catégories :
Les charges variables dans le calcul du point mort
Les charges variables par nature varient avec le chiffre d’affaires. Cette dénomination seule suffit à en déduire l’autre catégorie, les charges fixes ou dites structurelles. Parmi les charges variables, appelées également opérationnelles, vous trouverez tout ce qui relève des approvisionnements, de la sous-traitance, des frais de livraisons liés aux marchandises, des commissionnements si vous en avez. A noter qu’en poussant le détail, vous pourriez segmenter une facture de téléphone ou d’EDF en une partie fixe et une partie variable (liée à la consommation croissante du fait d’une activité plus intense) mais passons…
Les charges fixes dans le calcul du seuil de rentabilité
Laissons classiquement dans le calcul l’EDF comme une charge fixe au même titre que le téléphone mais ajoutons également à cette catégorie les assurances, les charges sociales (qui dans la réalité ne sont pas fixes mais tributaires de votre rentabilité le plus souvent), le loyer, les salaires (si vous avez des commerciaux, vous voyez que là aussi il est possible de faire un distinguo entre la partie fixe et variable), les agios de crédits, etc.
Calcul de la Marge sur charges variables et du taux de marge
A partir de ces éléments, calculez la marge sur charges variables (MSCV) en faisant la différence entre le chiffre d’affaires hors taxes et les charges que ce chiffre a généré. Calculez également le taux de marge sur charges variables correspondant à la division de la marge sur Charges variables (MSCV) par le chiffre d’affaires et enfin le point mort en divisant les charges fixes par le taux de marge sur charges variables :
(Marge sur charges variables / Charges variables) = Taux de Marge sur charges variables
(Charges fixes / Taux de marge sur charges variables) = Point mort
Si vous avez bien suivi, les charges variables sont cruciales au plus haut point car elles augmentent avec votre chiffre d’affaires. Les charges fixes quant à elles, si elles sont réduites, vous optimisez votre rentabilité !
Exemple de calcul de Point mort
Pour les besoins de la démonstration, prenons un commerce qui réalise ces chiffres annuels :
Ventes 200000 € HT
Prix d’achat des marchandises vendues : 120000 € HT
Autres charges variables : 10000 € HT
Le total des charges variables s’élève alors à 130000 € HT
La marge sur coût variable (MSCV) représente alors 70000 €HT (200000 – 130000)
Le taux de marge à en déduire est lui de (70000/200000) x 100 = 35 %
Les charges fixes représentent 60000 € HT
Le point mort est donc : ((60000 x 100)/ 35) = 171428 €
Exemple de calcul de point mort avec saisonnalité :
L’entreprise ou commerce en question ne vend pas de l a même manière chaque mois. Si l’on prend en compte un calendrier de 30 jours par mois tout au long de l’année, on s’aperçoit que le seuil de rentabilité est atteint assez tard. Pour cela, il suffit de calculer le chiffre d’affaires cumulé tout au long de l’année.
| Mois | Chiffre d’affaires mensuel | Chiffre d’affaires cumulé |
|---|---|---|
| Janvier | 15000 | 15000 |
| Février | 14000 | 29000 |
| Mars | 19000 | 48000 |
| Avril | 18000 | 66000 |
| Mai | 18000 | 84000 |
| Juin | 12000 | 96000 |
| Juillet | 10000 | 106000 |
| Août | 8000 | 114000 |
| Septembre | 18000 | 132000 |
| Octobre | 18000 | 150000 |
| Novembre | 20000 | 170000 |
| Décembre | 30000 | 200000 |
Si l’on reprend le calcul du seuil de rentabilité initial, on se rend vite compte que le commerce en question va commencer à être rentable à partir de décembre. Allons un peu plus précisément dans la date : Fin novembre, il aura réalisé 170000 €HT de chiffre d’affaires, il lui reste donc à vendre 1428 € au mois de décembre (ouf!). en décembre, il réalise finalement 1000 € par mois (30000/30), c’est donc près de midi le 2 décembre que la rentabilité démarre 😉
Exemple de calcul pour une secrétaire freelance
En tant que secrétaire freelance ou télé secrétaire, vous pourrez par exemple facturer des contrats de prestation mois par mois. Dans le cas présent, la détermination du chiffre d’affaires va se faire à partir de tarifications de 3 mois au prix de 300 € la journée (vous êtes bien sûr libre de fixer d’autres prix) :
| Mois | Chiffre d’affaires mensuel facturé | Chiffre d’affaires cumulé |
|---|---|---|
| Janvier | 5 jours à 300 soit 1500 | 1500 |
| Février | 8 jours à 300 soit 2400 | 3900 |
| Mars | 10 jours soit 30000 | 6900 |
| Avril | 15 jours soit 4500 | 11300 |
| Mai | 10 jours soit 3000 | 14300 |
| Juin | 10 jours soit 3000 | 17300 |
| Juillet | 3 jours soit 900 | 18100 |
| Août | – (pas terrible cette époque là…) | 18100 |
| Septembre | 10 jours soit 3000 | 21100 |
| Octobre | 10 jours soit 3000 | 24100 |
| Novembre | 15 jours soit 4500 | 28600 |
| Décembre | 10 jours soit 3000 | 31600 |
Les charges variables sont relativement faibles et on peut estimer un taux de marge sur coût variable de 80 % (à vous tout de même de vérifier sur papier). Pourtant les charges fixes se révèlent plus importantes en raison des charges sociales, du loyer, etc : 15000 €. Le point mort est ici de ((15000 x 100)/80) = 18750 €. Potentiellement, le revenu démarrerait donc vers le début du mois de septembre, dans la journée du 7 septembre. 18750-18100 = 650 € ; 3000/30 = 100 € par jour ; 650/100 = 6,5