Par définition, un secrétariat libéral est une entité qui peut être privée et qui s’apparente au télé-secrétriat. Dans les faits, c’est une personne ou une équipe qui gère de manière autonome, pour l’essentiel en sous-traitance, les tâches administratives, les appels et l’accueil téléphonique, parfois la partie commerciale (surtout dans le démarchage) des entreprises donneuses d’ordre.
Sous-traiter des tâches et micro-tâches à un secrétariat libéral
Lorsque une société (TPE, PME pour l’essentiel) est en surcharge d’activité ou lorsqu’une secrétaire n’est pas disponible pour de multiples raisons (congés maladie, maternité ou congés tout court), l’entreprise peut vite se retrouver avec une surcharge d’activité, créant parfois même des déséquilibres dans la productivité des équipes de l’entité.
Solutionner par de la sous-traitance s’impose le plus souvent, à défaut de recruter et d’embaucher du personnel (même en CDD pour lequel une surcote de charge existe en cas de contrat court, ou même en interim qui peut également coûter un peu plus cher en dépit de la flexibilité appréciable). Dans ces cas qui peuvent donc être stressants pour les entreprises concernées, le secrétariat libéral apparaît le plus souvent comme une bonne réponse.
La sous-traitance implique de la rigueur, une discipline sur soi et potentiellement des horaires décalés. En effet, la flexibilité est l’une des grandes caractéristiques du télétravail et de la sous-traitance en général.
Comment se lancer dans le secrétariat libéral et devenir secrétaire indépendante ?
On parle de secrétaire libérale d’abord parce que certaines tâches relèvent des URSSAF. Nous sommes dans ce cas dans une activité de profession libérale non réglementée. Mais s’inscire aux URSSAF ou dans n’importe quel autre CFE d’ailleurs implique de se préparer à être chef d’entreprise. Il existe bien entendu des dispositifs plus souples pour démarrer comme la couveuse d’entreprise ou le micro-entrepreneuriat mais il n’en reste pas moins qu’en travaillant en sous-traitance pour d’autres professionnels, le secrétariat libéral doit répondre de quelques obligations.
La Responsabilité Civile et le compte professionnel pari les multiples obligations
Même en micro-entreprise, une secrétaire libérale doit être équipée d’une RC Pro auprès d’une assurance ne serait-ce que pour justifier du traitement des données, pour obtenir des marchés, pour répondre aux normes. De la même manière, la nouvelle réglementation RGPD impacte aussi l’activité d’un secrétariat libéral qui travaille en sous-traitance. Renseignez-vous sur ce sujet qui pourra possiblement faire l’objet d’une prestation auprès des entreprises.
Un professionnel se doit d’être équipé d’un compte professionnel auprès d’une banque. Parfois, les assurances proposent également des solutions d’ouvertures de compte et l’activité est exercée également sur Internet (en ligne), de quoi ouvrir un peu le marché parce que les frais de compte professionnels sont plus élevés que pour un particulier, incontestablement.
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Si vous souhaitez vous lancer, nous vous invitons également à suivre ces quelques conseils pour se lancer comme secrétaire indépendante freelance.
Le savoir-être dans le métier de secrétaire libéral, au sein d’un secrétariat
La flexibilité est ce qui le plus recherché dans ce métier. Que ce soit pour être embauché(e) comme secrétaire libérale ou pour pour travailler « in house », par exemple au sein d’une clinique, d’un cabinet médical ou d’une profession libérale, il faut que la personne puisse être souriante, accueillante, à l’écoute des problématiques rencontrées, parfois des malades en situation de détresse. Si l’écoute active est une vraie qualité, la ponctualité et l’initiative peuvent être aussi un grand bonus pour l’employeur et le client. Si le ou la professionnel dans un secrétariat libéral travaille à la communication, ou en lien avec un service marketing, une dose de créativité sera également souhaitable. Ce qui est intéressant dans tous les cas, c’est qu’il est possible de bien se spécialiser à l’instar des assistante secrétaire indépendante.
L’accueil est primordial mais la discrétion l’est autant. N’oublions pas ici que nous sommes dans un métier de service. A ce titre, l’accompagnement est plus la norme au point que certain(e)s secrétaire(s) s’essayent même au coaching. Vous l’avez compris, votre savoir-être détermine en grande partie la réussite du projet professionnel.
Les formations pour devenir secrétaire libérale
Si vous êtes sur le point de rechercher une formation adéquate pour ce métier, il est possible de passer des DUT, des BTS secrétariat (entre autres) qui peuvent être complétés éventuellement par une formation secrétaire médicale dans certains cas.Cette formation permet en effet de savoir traiter avec plus d’à-propos l’accueil au téléphone en vue de travailler en permanence téléphonique ou même au sein d’un cabinet médical (y compris avec une spécialité). C’est en poursuivant sur une expérience significative qu’il est ensuite possible d’envisager de se mettre à son compte, accompagné(e) à la création bien entendu.
Secrétaire libérale & Secrétariat libéral : Qu’est-ce que c’est ? Explications dernierement modifie: 3 septembre 2018 par Télésecrétariat
