Une secrétaire indépendante est une personne professionnelle diplômée en secrétariat/assistance administrative, le plus généralement avec de nombreuses années d’expérience dans divers secteurs d’activités comme salariée. Sa position stratégique en fait un véritable bras droit pour le chef d’entreprise qui se repose sur ses compétences pour gérer de nombreuses situations quotidiennes. Le plus souvent, un entrepreneur, artisan, chef d’entreprise de petite entreprise ou médecin généraliste aura besoin de cet appui pour quelques missions journalières et au final quelques heures par semaine ou mois. Ce besoin varie fortement en fonction de l’activité du dirigeant, il se transforme parfois en spécialité comme pour le télésecrétariat médical.
-
- Une personne qualifiée
-
- Secrétaires spécialisées
-
- Types d’entreprises clientes
-
- Limites du métier
-
- Exercice illégal de la comptabilité
-
- Exercice illégal de la médecine
Une personne qualifiée dotée de solides bases en rédactionnel
La secrétaire indépendante est garante le plus souvent à distance de la transmission de pièces administratives, de rédaction et/ou de correction de courriers et mails. C’est dans le meilleur des cas quelqu’un maîtrisant parfaitement la langue française et au fait de la sémantique propre aux activités dont elle a la charge. Les technologies actuelles d’information comme les clouds, les partages de documents, les réseaux sociaux d’entreprise lui permettent d’être disponible à out moment de son service sans pour autant la distraire.
Les spécialisations de la secrétaire indépendante
Comme le métier est riche de domaines d’intervention, une secrétaire peut :
- Gérer l’administratif : par la saisie de documents, tableaux, diaporamas sur PowerPoint ou Prezi, rapports, notes de service,
- Traiter la gestion commerciale : par la saisie de devis ou la reformulation de ceux-ci, la création de factures à l’aide de logiciels CRM appropriés, rechercher des éléments sur une clientèle, aider à la prospection par la relance téléphonique par exemple.
- Faire de la téléprospection : à partir d’un fichier, le qualifier et l’affiner pour contacter les prospects selon un script préparé par ses soins ou en équipe.
- Faire de la transcription : prendre des notes en présence ou à distance lors de visioconférences, interviewer un partenaire, traiter le courrier, classer l’ordre des priorité pour le dirigeant,
- Être une permanence téléphonique : Parfois, ses missions se limitent à la gestion d’appels pour les entreprises et services médicaux. La prise de rendez-vous, de messages et la gestion d’agendas partagés se fait alors entièrement à distance.
- La forme de secrétariat médical : Plus spécialisée, la secrétaire indépendante gère les rendez-vous et agendas de professions médicales comme les médecins généralistes, les médecins spécialistes, ou les professions paramédicales (podologies, diététiciennes, nutritionnistes du sport).
Dans tous les cas, cette spécialisation est un critère de choix pour déterminer avec quel professionnel vous souhaitez travailler.
Quels types d’entreprises font appel à une secrétaire indépendante ?
Dans le tableau qui suit, on distingue de nombreux cas où son champ d’intervention est légitime :
| Type d’entreprises | Ce qu’elle peut réaliser |
|---|---|
| Les TPE |
C’est un champ très large dans ce cas : La gestion commerciale, la gestion administrative, des travaux de classement, du phoning et de la réception d’appels. Les dirigeants de TPE ont en effet le plus besoin d’externaliser certaines tâches. |
| Les artisans |
Très souvent sollicitée pour la gestion administrative, parfois le traitement des appels entrants et la rédaction de devis. |
| Les PME/PMI | En complément des activités de secrétaires intégrées dans l’entreprise, en période de congés (maladie, maternité, vacances), elle peut être un soutien de quelques heures supplémentaires pour l’entreprise, en sous-traitance. |
| Les professions médicales | Spécialisée cette fois dans le champ médical, il s’agit souvent de la gestion des appels entrants et de la prise de rendez-vous ; Souvent accompagnée d’un outil de collaboratif de partage d’agenda en ligne, elle doit être en mesure de gérer les urgences et les spécificités de durée des créneaux en fonction de pathologies également. |
| Les associations |
Les bénévoles d’une association ne sont pas toujours disponibles en raison de leurs activités professionnelles. Déléguer la partie gestion d’appel par un standard détaché a donc du sens, de même que l’aide à la réalisation de classements administratifs pour le trésorier. |
| Les personnalités, sportifs, artistes |
Avoir un appui détaché pour la gestion des agendas de personnalités, de sportifs, d’artistes les aide à se concentrer sur leur domaine d’activité créatrice et sportive. |
| Les institutions |
Bien que les mairies aient généralement un ou une secrétaire dédié(e), cela représente un coût qui peut être externalisé. De même, en période de vacances et congés, la gestion de l’agenda des personnalités locales et la prise de rendez-vous peut-être une solution de désengorgement téléphonique. |
Les limites du métier de secrétaire indépendante
Il existe plusieurs limites à la profession.
L’exercice illégal de la comptabilité
En aucun cas le ou la professionnel(le) ne doit dépasser le cadre de ses fonctions. Ainsi, il est tout à fait interdit d’effectuer des travaux de comptabilité, tout juste peut-elle participer de manière tolérée aux travaux préparatoires comme l’archivage. L’exercice illégal de la profession d’expert-comptable est en effet puni par la loi, il consiste à se substituer au client dans cette gestion comptable ou à son expert-comptable. Dans le cadre légal, seul le client est en mesure de tenir sa propre comptabilité de même que son expert-comptable. Les risques encourus sont importants : un an d’emprisonnement et 15000 € d’amende selon les articles 433-17 et 4433-25 du code pénal (source : Légifrance).
De même, elle n’est pas en mesure de réaliser des contrats de travail (droit social) ou le juridique de l’entreprise.
Le conseil médical, l’exercice illégal de la médecine
Dans le cadre de la gestion d’appels et de prises de rendez-vous médicaux, il est parfaitement illégal pour une secrétaire indépendante d’émettre un avis ou un conseil. Il s’agit dès lors de l’exercice illégal de la médecine.
Quelles sont les qualités recherchées d’une secrétaire indépendante ?
Avant tout, beaucoup de flexibilité. Il s’agit d’un métier de service et donc souvent d’astreinte. C’est le cas notamment sur les plages horaires des télé secrétaires médicales (avec un afflux d’appels important le matin de bonne heure, parfois même de nuit). C’est une personnes polyvalente en mesure d’être force de propositions quand à la gestion des tâches. Autonome, rigoureux, son savoir-faire et son expérience en font un pivot sur lequel s’appuyer pour le dirigeant. Sa démarche est simple pour être constructive. C’est enfin une personne ayant une remarquable qualité d’expression orale et qui maîtrise la rédaction.
Comme précisé un peu plus haut, sa fonction n’est pas de remplacer définitivement une embauche. Toutefois, les avantages sont nombreux à la sous-traitance car la société, l’entreprise ou le médecin n’a pas à se soucier des :
- frais de visite médicale liés à l’embauche,
- des charges sociales et de la mutuelle,
- Des frais de formation des salariés,
- De la réalisation des fiches de paie,
- des horaires imposées par la loi.