Le télésecrétariat est un métier en plein essor. Il porte sur la gestion à distance du service de secrétariat d’une entreprise. De nombreuses responsabilités dépendent des compétences d’un tel professionnel. Pour exercer efficacement son travail, il a besoin d’une solide formation en rapport avec son emploi. Tour d’horizon sur le télésecrétariat.
En quoi consiste le métier de télésecrétaire ?
Le télésecrétariat couvre toutes les fonctions relatives aux travaux de secrétariat classique, quel que soit le secteur d’activités concerné. Mais contrairement à une secrétaire interne, la télésecrétaire exerce les attributions à distance. Elle peut également s’occuper d’autres prestations additionnelles. Une secrétaire à distance prend souvent en charge des tâches administratives liées à plusieurs personnes dans un même cabinet.
Une télésecrétaire peut s’installer à son compte ou évoluer sous le statut de salariée au sein d’une entreprise d’externalisation. Elle peut travailler dans un centre d’appels téléphoniques qui s’occupe entre autres du secrétariat à distance. Dans tous les cas, elle exerce toujours son activité sous l’autorité d’un employeur ou d’un client.
Les missions et les tâches du télésécrétaire
Une télésécrétaire a pour mission d’effectuer la gestion de l’administration d’une entreprise ou d’une personne indépendante, à distance. Tout comme une standardiste, elle assure la gestion de l’accueil téléphonique, de la prise de rendez-vous et de l’organisation de l’agenda. Une secrétaire à distance est aussi amenée à s’occuper de l’accueil commercial et de diverses tâches administratives. On peut citer entre autres, la saisie des données, la transcription audio des documents, la rédaction de devis, l’information de la clientèle et le classement des documents professionnels. Une télésécretaire polyvalente peut être chargée de répondre aux requêtes des consommateurs. Elle peut également être appelée à assurer un service après-vente.
Formation, qualité et compétences requises
Pour mener à bien ses missions, une secrétaire à distance doit avoir suivi une formation en télésecrétariat et posséder une excellente maîtrise des outils informatiques. En effet, ce professionnel est amené à utiliser divers logiciels informatiques et des outils de gestion de planning pour l’administration, au quotidien.
La maîtrise de certaines langues étrangères représente un atout très recherché. D’autres qualités indispensables, comme un bon sens de la rigueur et de l’organisation, par exemple s’ajoutent à cela. La télésecrétaire doit avoir une grande aisance relationnelle, de la courtoisie et une excellente expression orale, pour avoir un contact facile. Par ailleurs, elle doit toujours rester calme pour bien gérer efficacement les pics d’appels, sans délaisser ses autres tâches. C’est la raison pour laquelle, une télésecrétaire doit avoir une bonne maîtrise des techniques d’accueil téléphonique.
Une télésecrétaire juridique ou médicale a besoin, quant à elle, d’une formation spécifique dans ce secteur dans le but d’offrir un accueil approprié et personnalisé.
Les évolutions professionnelles possibles
Travaillant souvent au sein d’une entreprise offshore, les télésecrétaires peuvent gravir les échelons pour devenir régulatrices ou superviseuses. Après avoir acquis une certaine expérience, elle peut proposer ses prestations dans un secteur particulier, mais toujours en tant que secrétaire à distance. Elle peut se spécialiser, dans le domaine juridique, médical ou commercial, par exemple.
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