Votre entreprise est encore à ses débuts et évolue plus vite que prévu? Vous avez besoin de recourir à une assistante pour faire face aux multiples tâches administratives? Vous envisagez de recourir aux compétences d’une télésecrétaire spécialisée afin de vous épauler? Nous sommes d’avis que recruter une secrétaire en interne est bien plus onéreux qu’en externe. De plus, si vous êtes une startup, l’idéal pour vous est de recourir à une agence comme Télésecrétariat.fr afin de minimiser vos coûts.
Désormais, de nombreuses entreprises de toutes tailles ont recours à nos prestations de télésecrétariat. Nos solutions ont permis de soulager des responsables de sociétés et leurs secrétaires de bureau. De plus, le secrétariat téléphonique est ce qu’il vous faut si vous souhaitez remplacer un salarié en congé.
Quelles tâches administratives confier à votre télésecrétaire de Télésecrétariat.fr?
Petit survol des multiples tâches administratives que vous pouvez confier à nos télésecrétaires.
La permanence téléphonique
Au sein de notre agence, nous formons nos télésecrétaires à assurer le service de permanence téléphonique pour les entreprises. Elles se relaient entre elles pour réceptionner les appels entrants.
Le classement des documents
Dans toute entreprise, il est primordial de rester organisé pour être plus productif et effectuer vos tâches facilement. Pour cela, nos télésecrétaires peuvent vous offrir la structure qu’il vous faut en organisant vos documents ainsi que vos dossiers concernant vos clients et vos fournisseurs.
Pour cela, nous mettons à votre disposition notre CRM, le VICIdial, pour stocker et organiser vos données en ligne. De cette façon, vous pourrez retrouver et mettre à jour vos dossiers en quelques clics seulement. Vous pourrez ainsi stocker toutes vos données de façon ergonomique.
La saisie des données
Pour rejoindre le point précédent, nos télésecrétaires peuvent effectuer la mise à jour de votre base de données à votre place. Cette tâche chronophage vous sera enlevée et vous pourrez enfin vous concentrer sur votre business core.
La gestion du courrier
Un autre aspect de l’organisation en entreprise est de gérer efficacement vos courriers. A savoir que certains courriers concernent des départements spécifiques comme la comptabilité ou encore les opérations. De plus, vous aurez donc à formuler des nouvelles directives pour ces départements.
Pour vous faciliter la vie, engager une ou plusieurs télésecrétaires pour le traitement de votre courrier vous sera d’une grande aide. Elles se chargeront de lire un à un chaque document et de vous faire un récapitulatif de leurs contenus. Elles peuvent également transmettre vos directives aux départements concernés.
Les démarches administratives
Nos services de télésecrétariat sont également destinés à vous aider de rester aux normes requises par rapport à vos démarches administratives. Notre équipe de secrétaires dispose de compétences dans le domaine juridique, de la comptabilité, du médical, entre autres.
De plus, nous les formons également à la préparation des factures pour les clients (B2C) et pour les entreprises (B2B). Elles sont également préparées à fournir des devis personnalisés adaptés aux besoins de vos prospects.
La gestion d’agenda / plannification des RDV, prise de RDV
En tant qu’entrepreneur, vous recevez sûrement des propositions de rendez-vous d’affaires de la part d’autres responsables d’entreprise. Pour vous permettre de gérer efficacement vos relations B2B avec vos partenaires potentiels, nos télésecrétaires peuvent gérer votre agenda à votre place. Elles se chargeront d’organiser les rencontres aux moments où vous êtes disponible.
La retranscription audio
Retranscrire les enregistrements de vos réunions ou de vos appels en conférence téléphonique peut vous sembler une tâche chronophage. Surtout si vous avez plusieurs réunions et appels à retranscrire. Pour cette raison, recourir au secrétariat à distance vous soulagera. Vous pourrez ainsi vous focaliser sur les prochaines réunions sans vous soucier de leurs retranscription.
Gestion du standard téléphonique : prise des msg, rediriger les appels, filtrage des appels
Et bien évidemment, le télésecrétariat aussi appelé secrétariat téléphonique est la solution idéale pour gérer les appels entrants et sortants d’une entreprise. Nos télésecrétaires sont spécialement formées pour prendre des messages en votre absence. De plus, elles se chargeront également de renseigner les appelants et de rediriger les appels vers les départements concernés. De plus, vous pourrez enfin avoir l’esprit tranquille car elles se chargeront de filtrer les appels pour vous. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur vos appels importants tout en évitant les appels indésirables.
Trouvez les télésecrétaires qu’il vous faut avec Télésecrétariat.fr
Comme vous pouvez le constater, nos télésecrétaires jouent un rôle majeur dans le fonctionnement d’une entreprise. Si vous cherchez comment optimiser ces activités, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire via notre formulaire de contact.